1. Quản lý công nợ khách hàng
• Theo dõi công nợ từng khách hàng theo hoá đơn và hạn thanh toán
• Gửi đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng đúng thời hạn quy định
• Thực hiện nhắc nợ khách hàng đến hạn
• Cảnh báo bằng email hoặc báo cáo khi công nợ quá hạn trên 30 ngày
• Theo dõi hợp đồng thuê máy: doanh thu thuê, tiền đặt cọc, thời hạn hợp đồng, xử lý hoàn cọc khi kết thúc
2. Hạch toán & Kiểm soát chứng từ
• Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh đúng quy định
• Kiểm tra đầy đủ hồ sơ trước khi thực hiện thanh toán (chuyển khoản VCB/TCB, hồ sơ LC cho nhà cung cấp nước ngoài)
• Không để tồn đọng chứng từ vào cuối tháng
• Thực hiện thanh toán đúng quy trình, đúng đối tượng
• Theo dõi khoản vay VCB: dư nợ, lịch trả gốc và lãi định kỳ
• Quản lý quỹ tiền mặt: thu chi hàng ngày, kiểm quỹ định kỳ, quản lý tạm ứng nhân viên
3. Đảm bảo độ chính xác số liệu
• Rà soát và phát hiện sai lệch số liệu trước khi thực hiện thanh toán
• Tập hợp hoá đơn đầu vào/đầu ra cuối tháng, đối chiếu khớp với sổ Phải thu/Phải trả
• Chuẩn bị số liệu
phục vụ báo cáo thuế GTGT
• Đảm bảo số liệu công nợ gửi đối tác chính xác trước khi gửi
4. Thái độ và phối hợp công việc
• Phối hợp với Sales khi phát sinh đơn hàng hoặc hợp đồng thuê mới
• Phối hợp với bộ phận Kho/Kỹ thuật khi có xuất nhập máy
• Phản hồi công việc kịp thời, không làm ảnh hưởng tiến độ chung
• Thực hiện đầy đủ chỉ đạo công việc được giao từ cấp quản lý
• Theo dõi công việc đến khi hoàn tất, không đùn đẩy trách nhiệm
5. Báo cáo công việc định kỳ
• Nộp báo cáo tuần đúng lịch cố định
• Nộp báo cáo tổng hợp tháng, bao gồm báo cáo công nợ gửi đối tác
• Đảm bảo nội dung báo cáo đầy đủ biểu mẫu, dữ liệu chính xác, không cần giải trình đính chính