1.Kiểm tra chứng từ thanh toán:
Ghi nhận, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời các khoản chi phí phát sinh, bảo đảm đúng theo quy định của Công ty và chế độ kế toán hiện hành của Cơ quan nhà nước.
Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ đối với từng khoản mục chi phí;
Kiểm tra giá mua hàng hóa dịch vụ so với giá trên thị trường nếu có giá mua bất thường
2.Hạch toán vào phần mềm kế toán
Hạch toán chi phí vào phần mềm kế toán đúng dimension theo qui định của Công ty.
Với các khoản chi phí liên quan đến nhiều bộ phận, phải phân bổ chi phí cho các bộ phận.
Với các khoản chi phí liên quan đến nhiều kỳ kế toán phải phân bổ vào chi phí của nhiều kỳ
3.Lập ủy nhiệm chi và kiểm tra tiền đã được thanh toán chưa
Lập lệnh thanh toán vào Internet Banking theo lịch thanh toán định kỳ 2 lần/tuần.
Đối chiếu sổ phụ ngân hàng với lệnh thanh toán trên internet banking.
4.Lập bảng dự chi
Hàng tuần tập hợp thông tin dự chi từ các bộ phận phụ trách.
Tổng hợp và gửi bảng dự chi để gửi
Kế toán trưởng xem xét.
5.Kiểm tra chi phí
Hàng ngày/tuần kiểm tra chi phí đã hạch toán có đúng chưa
Kiểm tra số dư công nợ và settle công nợ định kỳ hàng ngày/tuần.
Cung cấp số liệu cho việc kiểm tra, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch chi phí.
6.Cập nhật các qui định của pháp luật và công ty, đề xuất cải tiến qui trình
Thường xuyên cập nhập các quy định của cơ quan nhà nước, nội bộ Công ty... liên quan đến việc thanh toán chi phí.
Đề xuất cải tiến qui trình nếu có.