Chuyên Viên Tài Chính

Tên chức danh/ Job title: Chuyên viên Tài chính (Thanh toán & Tài trợ thương mại)/ Finance Executive (Payment & Trade Finance)
Bộ phận/ Department: Tài chính/ Finance Department
Báo cáo cho/ Reporting to: Trưởng phòng Tài Chính / Finance Manager
Địa điểm làm việc: TP. Hồ Chí Minh / Ho Chi Minh City
I. MỤC TIÊU VỊ TRÍ / JOB OJECTIVE
Chịu trách nhiệm toàn bộ việc kiểm soát, phê duyệt và thực hiện các giao dịch thanh toán trong nước và quốc tế. Trực tiếp làm việc với các ngân hàng để quản lý tài khoản, tối ưu biểu phí và thực hiện các nghiệp vụ tài trợ thương mại (L/C, bảo lãnh), đảm bảo tính an toàn, bảo mật và đúng hạn của dòng tiền.
Responsible for controlling, approving, and executing all domestic and international payment transactions. Work directly with banks to manage corporate accounts, optimize service fees, and handle trade finance operations (L/Cs, bank guarantees) to ensure accurate, secure, and timely cash flow.
II. CÁC NHIỆM VỤ CHÍNH / KEY ACCOUNTABILITIES
1. Kiểm soát & Sắp xếp Thanh toán
Approval & Payment Control
• Kiểm soát chứng từ: Rà soát và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hồ sơ thanh toán theo đúng quy định nội bộ và yêu cầu của ngân hàng.
Review & Verify Documents: Audit payment records and invoices to ensure validity and compliance with internal policies and bank regulations.
• Sắp xếp thứ tự ưu tiên: Lập kế hoạch phân bổ các khoản thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản, L/C, bảo lãnh, tiền vay) dựa trên dòng tiền thực tế và cam kết với nhà cung cấp.
Prioritize Payments: Plan and schedule payments (cash, transfers, L/Cs, guarantees, loans) based on actual cash flow and supplier commitments.
• Đảm bảo tiến độ thanh toán: Thực hiện thanh toán chính xác, đúng hạn qua ngân hàng hoặc các công cụ tài trợ thương mại; chuẩn hóa quy trình phối hợp minh bạch với bộ phận Kế toán.
Ensure Timely Execution: Guarantee accurate, on-time payments via transfers or trade finance tools, while building transparent internal workflows with the Accounting Department.
• Theo dõi giao dịch: Giám sát trạng thái lệnh chuyển tiền và chủ động phối hợp với ngân hàng để xử lý nhanh các sự cố, tra soát phát sinh.
Track Transactions: Monitor transaction statuses and coordinate directly with banks to resolve any arising issues or discrepancies.
2. Quản lý Giao dịch & Quan hệ Ngân hàng
Banking Management
• Quản lý tài khoản: Đầu mối thực hiện thủ tục mở, đóng, quản lý biến động số dư và tính bảo mật của tất cả các tài khoản, thẻ ngân hàng của công ty.
Manage Bank Accounts: Oversee the opening, closing, balance monitoring, and security of all corporate bank accounts and cards.
• Thương lượng dịch vụ: Chủ động đàm phán, thương lượng các điều khoản, biểu phí dịch vụ ngân hàng (phí chuyển tiền, phí Trade Finance) và tối ưu lãi suất tiền gửi/vay.
Negotiate Banking Services: Negotiate banking terms, service fees (remittance, trade finance), and optimize deposit or borrowing interest rates
• Thực hiện giao dịch: Trực tiếp thực hiện/giám sát các lệnh chuyển tiền, nhận tiền, đảm bảo tính chính xác, an toàn và bảo mật cao.
Execute Transactions: Process and monitor all inward and outward fund transfers to ensure high accuracy, safety, and confidentiality.
• Nghiệp vụ tiền mặt: Thực hiện rút/nộp tiền mặt tại ngân hàng phục vụ quỹ công ty khi có yêu cầu.
Handle Cash Operations: Perform cash withdrawals and deposits at banks to support the company's cash fund as required.
3. Thanh toán Quốc tế & Tài trợ Thương mại
International Payment & Trade Finance
• Quản lý thanh toán quốc tế: Thực hiện thanh toán qua các phương thức T/T, L/C, D/P, D/A... Kiểm tra, bổ sung chứng từ sau thanh toán hợp lệ theo yêu cầu của ngân hàng và quy định ngoại hối.
Manage International Payments: Execute payments via T/T, L/C, D/P, D/A, etc., and ensure post-payment documents comply with bank and FX regulations.
• Tuân thủ quy định ngoại hối: Quản lý hạn mức ngoại tệ, tối ưu chi phí chuyển đổi tỷ giá; thực hiện các thủ tục và báo cáo Ngân hàng Nhà nước (NHNN) khi có phát sinh.
Ensure FX Compliance: Manage FX limits, optimize exchange rate costs, and handle regulatory reporting to the State Bank of Vietnam (SBV).
• Tài trợ thương mại: Trực tiếp làm việc với ngân hàng để hoàn thiện hồ sơ phát hành/sửa đổi/thanh toán L/C thông thường, UPAS L/C và các loại bảo lãnh ngân hàng. Theo dõi thời hạn chứng từ, phí và ký quỹ liên quan.
Handle Trade Finance: Work with banks to issue, amend, and settle standard L/Cs, UPAS L/Cs, and bank guarantees; monitor deadlines, fees, and margins.
• Phối hợp nội bộ: Đầu mối làm việc với phòng xuất nhập khẩu để theo dõi tiến độ đơn hàng, chứng từ thanh toán. Tư vấn quy trình thanh toán quốc tế cho các phòng ban liên quan.
Coordinate Internally: Liaison with Overseas Purchasing/Logistics to track orders/documents and advise internal teams on trade finance processes.
4. Báo cáo và cải tiến quy trình
Reporting and Process Improvement
• Lập báo cáo: Thực hiện các báo cáo định kỳ về tình trạng thanh toán và tổng hợp các vấn đề phát sinh
Prepare Reports: Generate regular payment status reports and issue-tracking summaries for management review.
• Cải tiến quy trình: Đề xuất các giải pháp tối ưu nhằm nâng cao hiệu suất kiểm soát và tinh gọn quy trình thanh toán
Drive Process Improvements: Propose optimization strategies to enhance payment control efficiency and streamline workflows
• Thắt chặt kiểm soát nội bộ: Hỗ trợ Trưởng phòng Tài chính trong việc rà soát, cập nhật và hoàn thiện các quy chế kiểm soát nội bộ
Strengthen Internal Controls: Support the Finance Manager in reviewing, updating, and strengthening internal control procedures
• Thực hiện công việc phát sinh: Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến tài chính theo điều động của cấp trên.
Execute Ad-hoc Tasks: Perform other finance-related duties and assignments as requested by management.