I. Nhiệm vụ chính
1. Công việc hàng ngày
- Hàng ngày kế toán tiến hành thu các loại phí từ cư dân căn cứ thông báo thu phí; Lập các phiếu thu/ chi thanh toán;
- Kiểm tra tiền phí quản lý, tiền điện, nước,... và thời hạn thanh toán của cư dân;
- Nộp tiền thu phí về công ty qua ngân hàng (hàng ngày) theo quy định nộp phí (hoặc tiền mặt);
- Cập nhật tiền đã thu vào phần mềm thu phí;
- Kiểm tra theo dõi công nợ hàng ngày để đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi nợ; Trả lời các thắc mắc của cư dân, khách hàng về các loại phí BQL phát hành;
- Kiểm tra tài khoản thông tin chuyển khoản của cư dân, lập phiếu thu;
- Hàng ngày, theo dõi hạn thanh toán tạm ứng và nhắc thanh toán khi đến hạn chi tiết theo từng đối tượng, bộ phận.
- Lập đề xuất với Chủ đầu tư/BQT đề nghị các phương án giải quyết các khoản phí mà cư dân kiến nghị không đồng ý thanh toán (phát sinh)
2. Công việc định kỳ hàng tháng
- Hàng tháng thống kê chỉ số điện, nước, phí quản lý... lập bảng kê các loại phí cần thu; Lập danh sách thông tin khách hàng nợ của các tháng trước;
- Sử dụng phần mềm thu phí chung cư : nhập liệu và phát hành thông báo thu phí đến cư dân bao gồm: phí của tháng hiện tại và các khoản công nợ cũ(nếu có) từ ngày 01-05 mỗi tháng;
- Phát hành thông báo nhắc nhở công nợ.
II. Chế độ báo cáo
- Hàng ngày báo cáo tình hình thu phí về bộ phận kế toán công ty;
- Lập báo cáo tuần cho Trưởng BQL;
- Hàng tuần nộp chứng từ về bộ phận kế toán công ty kiểm tra;
- Lập báo cáo tháng: bảng kê số phải thu trong tháng, báo cáo tài chính tháng, báo cáo tình hình sử dụng phiếu thu...nộp Chủ đầu tư/BQT.
III. Phối hợp và hỗ trợ
- Phối hợp với hành chánh trong việc theo dõi, ghi nhận sự việc cần thiết liên quan đến kế toán;
- Phối hợp với vệ sinh trong quá trình Chủ đầu tư/BQT và các công ty toà nhà than phiền về chất lượng dịch vụ vệ sinh tại thời điểm phát sinh các dơ bẩn thuộc khu vực chung trong toà nhà;
- Phối hợp với nhân viên tiếp tân trong việc liên lạc, gửi các thông báo, các văn bản đến Chủ đầu tư/BQT, công ty, nhà thầu làm việc tại toà nhà;
- Phối hợp kỹ thuật trong việc xử lý, theo dõi giải quyết các hạn mục tồn đọng bảo hành, sửa chữa trong toà nhà;
- Thường xuyên trao đổi thông tin với các phòng/ban công ty để thực hiện công việc được giao.
IV. Quyền hạn
- Nhắc nhở các bộ phận thực hiện đúng quy trình thanh toán
- Yêu cầu các bộ phận có liên quan hỗ trợ trong việc ra thông báo thu tiền khách hàng và đòi những khoản nợ khó đòi.