Nhân Viên Lễ Tân Hành Chính

1. Trực tổng đài điện thoại
• Nhận và chuyển điện thoại đến thành viên trong Tổ Hợp
• Ghi nhận và chuyển tin nhắn đến thành viên đi vắng
• Thông báo ngay đến IT khi phát hiện lỗi hệ thống tổng đài
2. Đón tiếp và quản lý khách ra vào tòa nhà
• Liên hê với thành viên Tổ Hợp để đón tiếp khách giao dịch.
• Cấp và thu hồi thẻ khách.
• Cập nhật thông tin khách ra/ vào vào Sổ Quản Lý Khách.
• Đảm bảo mỹ quan khu vực tiền sảnh.
3. Quản lý thẻ taxi: thu hồi và cho mượn thẻ
• Cấp và thu hồi thẻ taxi khi cho thành viên mượn.
• Thu hồi đủ Biên nhận sử dụng taxi khi thành viên trả thẻ.
4. Quản lý hợp đồng và thanh toán các chi phí vận hành tòa nhà
• Đảm bảo các hợp đồng điện nước, nước uống, giấy, chi phí dịch vụ, chi phí thuê văn phòng, gửi xe nhân viên trong Tòa Nhà... được gia hạn kịp thời, không làm gián đoạn dịch vụ. Đảm bảo hoàn tất thanh lý hợp đồng đúng yêu cầu để không làm phát sinh chi phí.
• Chuyển hồ sơ thanh toán đến Kế Toán đúng hạn, đảm bảo đủ thời gian cho Kế Toán hoàn tât thanh toán cho NCC.
5. Công việc hành chính cho Ban Quản Lý Tòa Nhà
• Cấp thẻ xe cho thành viên mới.
• Cập nhật danh sách gởi xe hàng cho Bảo Vệ.
• Thu hồi các thẻ xe của nhân viên nghỉ việc
• Lập hồ sơ thanh toán các chi phí do Ban Quản Lý Tòa Nhà phụ trách
6. Nhận thư từ và báo chí
• Nhận thư từ đối tác và khách hàng gửi đến, phân loại và chuyển đến Thành viên Tổ Hợp có liên quan.
• Nhận báo chí, tạp chí gửi từ đối tác và supplier và chuyển đến Thành Viên Tổ Hợp liên quan.
• Thông báo đến supplier nếu số lượng báo, loại báo thiếu hoặc giao trễ hẹn.
• Thanh toán chi phí báo và tạp chí cho supplier.