Nhân Viên Lễ Tân - Hành Chính

Nhiệm vụ 1: Công tác lễ tân:
- Trực tổng đài điện thoại, nhận chuyển cuộc gọi đến các phòng, ghi nhận thông tin và chuyển cho phòng ban liên quan.
- Hướng dẫn khách đến liên lạc công tác: Tuỳ theo từng trường hợp công việc của khách cần hay có yêu cầu các phòng ban, sắp xếp khách làm việc ở phòng họp hay tại sảnh.
Nhiệm vụ 2: Công tác hành chính:
- Thực hiện liên lạc đặt vé máy bay, tàu hoả cho CBCNV khi có yêu cầu.
- Nhận kế hoạch công tác có sử dụng xe ôtô được phê duyệt, điều phối xe phù hợp tình hình thực tế.
- Tổ chức và thực hiện công tác hành chính văn thư lưu trữ của Công ty như:
+ Tiếp nhận công văn đến, gửi công văn đi, chuyển giao các văn bản, quyết định đến các đơn vị, cá nhân để triển khai thực hiện theo đúng quy định.
+ Đặt cấp phát các loại báo chí, tạp chí theo kế hoạch, nhận và chuyển giao thư từ.
- Hỗ trợ phối hợp với các đơn vị có liên quan chuẩn bị, tổ chức các ngày event, lễ hội của Công ty: Xây dựng chương trình, nội dung, hình thức, dự trù cơ sở vật chất; tổ chức phục vụ đón tiếp khách..
- Thực hiện công việc phục vụ.
Nhiệm vụ 3: Thực hiện và quản lý tài sản toàn Công ty
- Quản lý tài sản thuộc hệ thống văn phòng: máy điện thoại, máy phô tô, bàn ghế, phương tiện làm việc và các thiết bị văn phòng khác do Công ty trang bị.
- Theo dõi tình hình sử dụng điện, nước và các chi phí hành khác.
- Quản lý phòng họp, phòng khách của Công ty; chủ trì tổ chức các cuộc sinh hoạt, hội nghị của Công ty.
- Lưu trữ đầy đủ các số liệu về tài sản, công cụ, dụng cụ.
- Quản lý và giám sát việc sử dụng tài sản.
Nhiệm vụ 4: Thực hiện công tác mua sắm, sửa chữa
- Tiếp nhận và lập các đề xuất mua sắm, in ấn vật dụng, biểu mẫu, đồng phục, trang cấp thiết bị văn phòng và văn phòng phẩm phục vụ các hoạt động của Công ty.
- Hỗ trợ công tác kiểm kê tài sản, công cụ dụng cụ.
- Lập kế hoạch và theo dõi quản lý quá trình bảo dưỡng, nâng cấp, cải tạo và sửa chữa tài sản cố định và công cụ dụng cụ của Công ty.
Nhiệm vụ 5: Vệ sinh lao động tại VPĐH
- Điều hành công tác làm vệ sinh nơi ăn, làm việc, lối đi, nơi công cộng tại VPĐH.
- Giám sát việc chăm sóc cây cảnh, quản lý và vệ sinh các phòng làm việc, lối đi, ...
Nhiệm vụ 6: Công tác báo cáo
- Thực hiên các báo cáo tuần về tình hình sử dụng các vật dụng, công cụ, tài sản, các báo cáo về hoạt động hành chính, sự biến động tài sản, ...
- Báo cáo hằng tháng kết quả công việc được giao, thực hiện các báo cáo cho cơ quan chức năng khi có yêu cầu.
Thực hiện các công việc đột xuất do Trưởng phòng giao