1. CÔNG TÁC ĐÓN TIẾP KHÁCH HÀNG - ĐỐI TÁC
1.1. Tiếp đón khách đến làm việc
Đón tiếp khách hàng, đối tác đến Công ty
Hướng dẫn khách và thông báo cho bộ phận liên quan đúng phòng ban/người phụ trách
1.2. Chuẩn bị khu vực tiếp khách
Chuẩn bị phòng họp, nước uống, tài liệu khi có lịch tiếp khách
Kiểm tra thiết bị phòng họp trước khi sử dụng
Đảm bảo khu vực lễ tân luôn sạch sẽ, chuyên nghiệp
2. QUẢN LÝ TỔNG ĐÀI - THÔNG TIN LIÊN LẠC
2.1. Trực điện thoại tổng đài
Tiếp nhận và chuyển cuộc gọi đến các bộ phận liên quan
Ghi nhận thông tin, lời nhắn từ khách hàng/đối tác
Hỗ trợ giải đáp thông tin cơ bản về Công ty
2.2. Quản lý thư từ - email - công văn
Tiếp nhận thư từ, bưu phẩm, công văn đến
Phân loại và chuyển giao đúng bộ phận
Theo dõi công văn đi - đến theo quy trình nội bộ
3. HỖ TRỢ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH
3.1.
Quản lý văn phòng phẩm
Tiếp nhận order, theo dõi cấp phát văn phòng phẩm cho các phòng ban
Tổng kết và thực hiện thanh toán chi phí vào cuối tháng
3.2. Hỗ trợ hậu cần văn phòng
Hỗ trợ tổ chức sự kiện nội bộ, họp, ...
Theo dõi vệ sinh, cảnh quan khu vực văn phòng
3.3. Quản lý tài sản, thiết bị văn phòng
Theo dõi tình trạng thiết bị khu vực lễ tân/phòng họp
Báo cáo khi phát sinh hư hỏng hoặc cần sửa chữa
4. CÁC CÔNG VIỆC KHÁC
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng phòng HCNS và Ban Lãnh đạo
Phối hợp hỗ trợ các phòng ban khi cần thiết
1. Trình độ học vấn
Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên
Ưu tiên chuyên ngành Hành chính, Văn thư, Du lịch, Ngoại ngữ hoặc liên quan
2. Kinh nghiệm
Có kinh nghiệm từ 01 năm trở lên ở vị trí Lễ tân/Hành chính
Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại văn phòng doanh nghiệp, tòa nhà, khách sạn
3. Kỹ năng
Giao tiếp tốt, giọng nói rõ ràng, dễ nghe
Ngoại ngữ:
Tiếng Anh giao tiếp cơ bản
Kỹ năng xử lý tình huống
Thành thạo Word, Excel cơ bản
Kỹ năng sắp xếp công việc và quản lý thời gian tốt
4. Phẩm chất
Ngoại hình ưa nhìn, chiều cao từ 1m58 trở lên
Nhanh nhẹn, thân thiện, trách nhiệm
Trung thực, cẩn thận, bảo mật thông tin