Nhân Viên Lễ Tân Văn Thư

1. Công tác lễ tân
- Tham gia công tác hậu cần trong các sự kiện, đào tạo của Công ty.
- Trực tổng đài điện thoại của Công ty, hướng dẫn và chuyển các cuộc gọi theo quy định.
- Hướng dẫn, tiếp đón khách đến tham quan, làm việc chu đáo, theo quy định
- Theo dõi việc ra/ vào của nhân viên công ty và khách đến liên hệ công tác
- Đảm bảo công tác trà nước được phục vụ đầy đủ, kịp thời
- Theo dõi, tiếp nhận và gửi chuyển phát nhanh theo yêu cầu của các bộ phận.
- Lập danh bạ số điện thoại nội bộ trong công ty. Cập nhật và chuyển danh bạ đến các phòng ban đảm bảo liên lạc nội bộ thông suốt.
- Tham gia tổ chức hội họp, hội thảo, sự kiện trong công ty: chuẩn bị phòng họp, chuẩn bị trà nước, ...
Thường xuyên vệ sinh sạch sẽ khu vực lễ tân, phòng họp, dọn dẹp cốc chén khi kết thúc hội thảo hội nghị, họp, gặp gỡ khách hàng.
2. Văn thư lưu trữ
- Quản lý con dấu theo quy định của Công ty, kiểm tra, soát xét trước khi đóng dấu;
- Tiếp nhận, xử lý, luân chuyển/phát hành và lưu trữ các văn bản đến bên ngoài, văn bản đi, văn bản nội bộ của Công ty theo đúng quy trình, quy định
- Lập và quản lý danh mục hồ sơ, tài liệu. Bảo mật các văn bản, tài liệu khi được đóng dấu.
- Tiếp nhận, chuyển giao đầy đủ, kịp thời, chính xác công văn, tài liệu đến các bộ phận có liên quan
- Đánh máy, photo, công chứng các tài liệu, văn bản khi được yêu cầu.
3. Hành chính văn phòng, hậu cần
- Chăm sóc cảnh quan văn phòng:
+ Giữ gìn ngăn nắp, gọn gàng khu vực văn phòng làm việc
+ Có trách nhiệm nhắc nhở tuân thủ đối với CBNV công ty về việc giữ vệ sinh, gọn gàng ngăn nắp chỗ làm việc
+ Có trách nhiệm nhắc nhở tuân thủ đối với CBCNV về việc giữ gìn trật tự tại văn phòng làm việc, không tụ tập, không nói chuyện to gây ảnh hưởng đến người khác, phòng ban khác trong giờ làm việc . Đặc biệt là khu vực lễ tân.
+ Bố trí cảnh quan văn phòng hợp lý, khoa học.
- Theo dõi, tổng hợp các chi phí hành chính như : chi phí vé máy bay của BLĐ và CBCNV, chi phí tiếp khách của BLĐ, chi phí rượu của BLĐ, chi phí điện thoại của BLĐ và công ty, chi phí VPP, chi phí công chứng dịch thuật tài liệu, chi phi chuyển phát nhanh...và các chi phí văn phòng khác.chi phí thuê văn phòng, chi phí dịch vụ văn phòng, chi phí điện, làm thêm giờ và các chi phí văn phòng khác.
- Phối hợp thực hiện các thủ tục hành chính với BQL tòa nhà và các đơn vị khác.
- Liên hệ và thực hiện các thủ tục: đăng ký, thay đổi thông tin, hủy vé gửi xe cho CBCNV Công ty.
- Tiếp nhận thông tin, thông báo bộ phận CNTT, theo dõi và kiểm soát trong việc sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì hệ thống máy tính, mạng nội bộ, điện thoại trong công ty.
- Tham gia công tác hậu cần trong các sự kiện, đào tạo của Công ty.
- Công chứng, dịch thuật, các giấy tờ cần thiết khác
- Lấy hóa đơn GTGT cho các hoạt động tiếp khách của Ban lãnh đạo công ty: hóa đơn nhà hàng, taxi, ... Thực hiện thủ tục thanh toán với Kế toán Công ty.
4. Thực hiện công tác báo cáo định kỳ/ đột xuất và các chức năng nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên.