Nhân Viên Mua hàng (Purchasing Officer)

Mục tiêu công việc
Đảm bảo việc mua sắm vật tư, thiết bị, phụ tùng và dịch vụ đúng chất lượng, đúng tiến độ, đúng chi phí nhằm phục vụ hoạt động sản xuất, sửa chữa, kiểm định và các dự án của công ty.
Nhiệm vụ và trách nhiệm
A. Tiếp nhận yêu cầu mua hàng
Tiếp nhận Phiếu đề nghị mua hàng (Purchase Requisition) từ các bộ phận.
Kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của yêu cầu.
Xác nhận thông số kỹ thuật với bộ phận Engineering/QAQC khi cần.
B. Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Tìm kiếm nhà cung cấp mới.
Thu thập báo giá từ tối thiểu 03 nhà cung cấp (nếu áp dụng).
So sánh:
Giá
Chất lượng
Thời gian giao hàng
Điều kiện thanh toán
Chế độ bảo hành
Đề xuất lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
C. Thực hiện mua hàng
Lập Đơn đặt hàng (Purchase Order - PO).
Theo dõi xác nhận đơn hàng.
Đàm phán:
Giá
Tiến độ
Điều kiện giao hàng
Điều khoản thanh toán
Theo dõi quá trình giao hàng.
D. Theo dõi tiến độ
Theo dõi tiến độ giao hàng.
Chủ động xử lý khi phát sinh chậm tiến độ.
Phối hợp với kho và các bộ phận để đảm bảo vật tư đến đúng thời gian.
E. Kiểm tra và nghiệm thu
Phối hợp với:
Kho
QA/QC
Bộ phận sử dụng
để kiểm tra:
Chủng loại
Quy cách
Model
Số lượng
Chứng chỉ kỹ thuật (Mill Certificate, CO, CQ...)
Tình trạng hàng hóa
Xử lý các trường hợp:
Sai quy cách
Thiếu hàng
Hư hỏng
Không đạt chất lượng
F. Quản lý hồ sơ
Lưu trữ:
Báo giá
Purchase Order
Hợp đồng
Biên bản giao nhận
Hóa đơn
Chứng chỉ kỹ thuật
Hồ sơ đánh giá nhà cung cấp
G. Đánh giá nhà cung cấp
Theo dõi chất lượng cung ứng.
Đánh giá định kỳ theo quy trình ISO.
Cập nhật Danh sách nhà cung cấp được phê duyệt (Approved Vendor List).