Mô tả Công việc
1.Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp (NCC) đáp ứng mặt hàng kinh doanh yêu cầu ( Báo giá):
- Dựa vào thông tin từ yêu cầu báo giá (YCBG) từ bộ phận kinh doanh, tìm kiếm NCC.
- Căn cứ vào giá trị đơn hàng, việc khảo sát dựa trên tiêu chí: giá, thời gian hiệu lực báo giá, thời gian đáp ứng đơn hàng, thời gian công nợ gửi YCBG đã đủ thông tin theo form đến quản lý trực tiếp xem xét.
- Lưu trữ thông tin NCC theo quy định.
2. Thực hiện quy trình thu mua hàng hoá:
- Tiếp nhận nhu cầu từ các bộ phận liên quan,xác định các yêu cầu mua hàng về số lượng, thời gian đáp ứng, các thông tin cần thiết để gửi đơn hàng cho NCC.
- Cập nhật giá và các thông tin cần thiết cho các bộ phận liên quan như: kinh doanh, kho, điều phối qua mail và báo cáo đơn hàng.
- Yêu cầu tạo mã NCC và mã hàng trong trường hợp NCC mới, mã hàng mới.
- Tạo PO đặt hàng để cấp trên xem xét và kiểm duyệt trên hệ thống SAP. Chuyển PO đã được duyệt đến bộ phận Kho vận.
- Trình hợp đồng đến
Trưởng phòng Mua Hàng và các bộ phận liên quan, chuyển hợp đồng đã ký đến bộ phận kế toán.
- Làm đề nghị tạm ứng tiền mặt hoặc đề nghị đặt cọc tùy vào thỏa thuận công nợ.
- Theo dõi, kiểm tra, đốc thúc việc
giao hàng và nhận hàng.
- Kiểm tra hàng hóa và các chứng từ liên quan khi nhận hàng.
- Chuyển đầy đủ , chính xác chứng từ mua hàng đến bộ phận kế toán (cập nhật thông tin hóa đơn trên file tổng hợp, lưu hóa đơn PDF, phiếu thu lên file lưu trữ của kế toán), gửi file gốc của bộ thanh toán đến bộ phận kế toán.
- Làm đề nghị thanh toán hàng tuần gửi cấp trên trực tiếp và theo dõi tiến độ thanh toán cập nhật cho NCC.
- Giải quyết và báo cáo các vấn đề phát sinh trong quá trình mua hàng: đổi trả hàng, bảo hành, kết hợp xử lý hàng chậm bán,...
3. Khảo sát, đánh giá NCC:
- Khảo sát giá mặt hàng thường xuyên của các nhà cung cấp khác, của thị trường.
- Tiến hành thương lượng mức giá hợp lý nhất với nhà cung cấp.
- Cập nhật chi tiết về giá các mặt hàng dựa trên các biến động giá để báo cáo quản lý trực tiếp.