1.Admin Task
Kiểm tra các hồ sơ đăng ký, giấy phép làm việc, thi công, khởi công, xuất nhập vật tư của các nhà thầu trước khi trình Lãnh đạo phê duyệt
Kiểm tra và đệ trình phê duyệt các đơn đăng ký: đăng ký gửi xe, đăng ký quyền hạn ra vào, và các thủ tục đăng ký khác
Quản lý sự sắp xếp lưu trữ các hồ sơ: bản vẽ xây dựng công trình, hồ sơ bàn giao, bản vẽ và hồ sơ của các tenant
Kiểm tra chấm công, báo cáo hàng ngày, báo cáo hàng tuần... của các nhà thầu(vệ sinh, an ninh, kĩ thuật,...)
Kiểm tra các báo cáo chi phí hằng tháng về xử lý nước thải, RO, Cảnh quan
2.
Quản lý vận hànhQuản lý và
giám sát hiện trường việc cung cấp các dịch vụ của outsource: an ninh, vệ sinh, kĩ thuật, dịch vụ đỗ xe
Quản lý và kiểm soát kho vật tư kĩ thuật:
Hướng dẫn nhân viên cách sắp xếp vật tư trong kho quản lý, quản lý sổ sách liên quan đến sử dụng vật tư tiêu hao của kỹ thuật
Nhận phiếu xuất nhập kho hằng ngày
Kiểm tra danh sách đơn đặt hàng vật tư tiêu hao (số lượng, mục đích sử dụng các loại vật tư...)
Kiểm tra số lượng vật tư tồn kho hằng tháng
Đưa ra các đề xuất, hướng dẫn cải thiện chất lượng dịch vụ và trình hướng dẫn vận hành.
3. Thực hiện thanh toán.
Quản lý hồ sơ thanh toán và chuẩn bị các tài liệu thanh toán liên quan đến: Hệ thống nước RO và xử lý nước thải, Dịch vụ cây cảnh trong nhà và Vật tư kĩ thuật.
Kiểm tra chính xác, đầy đủ giấy tờ thanh toán, hồ sơ thanh toán, đối soát số liệu tính toán về doanh thu dịch vụ gửi xe, dịch vụ viễn thông.
Đảm bảo thanh toán và đi tiền đúng hạn.
1. Trình độ học vấn: Bằng cử nhân là bắt buộc;
2. Kinh nghiệm: Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí admin, ưu tiên có kinh nghiệm làm việc tại các Trung tâm thương mại
3. Kỹ năng:
• Thành thạo MS Office: Word, Excel, PowerPoint
• Tiếng Anh giao tiếp tốt
• Kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng giao tiếp tốt, khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng và linh hoạt
• Cẩn thận, có trách nhiệm, làm việc nhóm tốt và có khả năng làm việc dưới áp lực cao