1. Quản lý hồ sơ mua sắm vật tư tàu biển
Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ:
Yêu cầu vật tư (Requisition) từ tàu
Báo giá, so sánh giá
Hợp đồng / Purchase Order (PO)
Invoice, Packing List
Biên bản
giao nhận, chứng nhận xuất xứ (CO), chứng nhận chất lượng (CQ)
Phân loại hồ sơ theo: từng tàu, từng chuyến, từng nhà cung cấp.
2. Kiểm soát chứng từ thanh toán
Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ trước khi chuyển phòng
Kế toán thanh toán.
Đối chiếu PO - Invoice - Biên bản giao nhận.
Theo dõi công nợ nhà cung cấp liên quan đến vật tư tàu.
3. Theo dõi cung ứng vật tư cho tàu
Theo dõi tiến độ giao hàng theo từng cảng.
Phối hợp với:
Phòng Kỹ thuật tàu
Thuyền trưởng / Máy trưởng
Đại lý cảng
Cập nhật tình trạng giao - nhận vật tư cho từng tàu.
4. Lưu trữ & số hóa hồ sơ
Lưu trữ hồ sơ bản cứng theo quy định.
Scan, đặt tên file khoa học, lưu trên hệ thống server nội bộ.
Đảm bảo truy xuất hồ sơ nhanh khi có yêu cầu từ:
Kiểm toán
Thanh tra
Đánh giá nội bộ ISM/ISO
Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành: Hàng hải, Kinh tế vận tải biển, Kế toán, Quản trị kinh doanh hoặc liên quan.
Có kiến thức cơ bản về quy trình cung ứng vật tư tàu biển.
Thành thạo Excel
Có khả năng đọc hiểu chứng từ tiếng Anh chuyên ngành hàng hải.
Cẩn thận, tỉ mỉ, chịu được áp lực tiến độ tàu.
• Mức lương: Theo thỏa thuận và năng lực. • Tham gia BHXH, BHYT, BHTN,... theo quy định của nhà nước. • Hưởng các chế độ liên hoan, hiếu hy, lễ Tết, du lịch, sinh nhật theo quy chế của Công ty. • Được đào tạo thêm nếu chưa có kinh nghiệm sâu. • Môi trường làm việc chuyên nghiệp, cơ hội phát triển lâu dài.