Mô tả Công việc
1. Công tác mua sắm hành chính - dịch vụ:
- Tiếp nhận, tổng hợp và kiểm tra các đề xuất mua sắm, sửa chữa, bổ sung vật tư, thiết bị, công cụ dụng cụ hành chính của các phòng/ban, đơn vị thành viên.
- Tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn và đề xuất nhà cung cấp phù hợp về giá, chất lượng, tiến độ và dịch vụ hậu mãi.
- Soạn thảo, trình ký và theo dõi hợp đồng mua sắm, dịch vụ hành chính (văn phòng phẩm, thiết bị, bảo dưỡng, thuê ngoài, bảo trì, v.v.).
- Giám sát quá trình
giao hàng, nghiệm thu, thanh toán, kiểm soát hồ sơ mua sắm đảm bảo đầy đủ, minh bạch, đúng quy định.
2. Công tác quản lý tài sản - công cụ - vật tư:
- Theo dõi, cập nhật danh mục tài sản cố định, công cụ dụng cụ, trang thiết bị văn phòng theo từng phòng ban, khu vực sử dụng.
- Thực hiện ghi tăng, ghi giảm, điều chuyển, thanh lý tài sản theo quy trình và quyết định phê duyệt.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan (Kế toán, CNTT, ...) để kiểm kê, đánh giá hiện trạng tài sản định kỳ hoặc đột xuất.
- Ghi nhận, tổng hợp và đề xuất xử lý các hư hỏng, mất mát, chênh lệch, vướng mắc liên quan đến tài sản.
3. Công tác kiểm soát chi phí - hợp đồng - nhà cung cấp:
- Theo dõi, kiểm soát chi phí hành chính, chi phí mua sắm - bảo dưỡng - sửa chữa - thuê ngoài theo kế hoạch được duyệt.
- Đề xuất phương án tối ưu chi phí, tái sử dụng hoặc thay thế thiết bị, vật tư, đảm bảo hiệu quả sử dụng ngân sách.
- Tổng hợp và đánh giá định kỳ hiệu quả, chất lượng nhà cung cấp, lập danh mục đối tác được phê duyệt (Vendor List).
4. Công tác báo cáo và kiểm soát tuân thủ:
- Lập báo cáo tuần/tháng/quý/năm về tình hình mua sắm, quản lý tài sản, chi phí hành chính, đề xuất kế hoạch khắc phục, cải tiến.
- Theo dõi, kiểm soát việc thực hiện quy trình mua sắm, cấp phát, quản lý tài sản, bảo quản, thanh lý đúng quy định.
- Phát hiện, tổng hợp và báo cáo các rủi ro, sai lệch, vướng mắc, vi phạm quy trình, đề xuất giải pháp khắc phục.