Nhân Viên Quản Trị Bán Hàng - Kênh Trực Tuyến

* Công tác xử lý đơn hàng và phát hành hóa đơn GTGT:
- Lập hóa đơn GTGT; kiểm tra dữ liệu nhập vào hệ thống phần mềm để đảm bảo mức độ chính xác của hóa đơn; phát hành hóa đơn và gửi cho khách hàng.
- Kiểm soát toàn bộ các vấn đề liên quan tới đơn hàng để đảm bảo nắm rõ thông tin của mỗi đơn hàng tại từng thời điểm trong suốt quá trình từ khi tiếp nhận cho đến khi giao hàng thành công.
- Cập nhật, theo dõi và báo cáo về toàn bộ các số liệu liên quan đến đơn hàng.
- Đảm bảo mọi vấn đề liên quan đến đơn hàng (số lượng, chương trình khuyến mại, chủng loại, chất lượng, thời gian giao nhận...) đều được giải quyết triệt để, chính xác và đúng thời hạn. Những vấn đề ngoài khả năng xử lý đều được NV QTBH báo cáo đầy đủ, kịp thời với cấp trên.
- Liên hệ với khách hàng để thu thập các thông tin còn thiếu để xử lý đơn hàng, phát hành hóa đơn hoặc giải đáp các thắc mắc, khiếu mại của khách hàng liên quan tới sản phẩm, đơn hàng, hóa đơn GTGT. Đóng vai trò là bộ mặt của công ty khi giao tiếp với khách hàng, góp phần tạo dựng và duy trì hình ảnh một công ty chuyên nghiệp, lịch sự, đẳng cấp và văn hóa trong cảm nhận của khách hàng.
- Đề xuất phương án, lập các biên bản khi có điều chỉnh, sửa đổi, thu hồi hoặc hủy hóa đơn GTGT; định kỳ báo cáo về kết quả phát hành hóa đơn cho người quản lý trực tiếp.
- Hỗ trợ khắc phục sự cố đối với các đơn đặt hàng của khách hàng, tình trạng tài khoản của khách hàng và những vấn đề có liên quan khác trong các hoạt động xử lý đơn hàng.
* Công tác hỗ trợ các hoạt động bán hàng
- Cập nhật ngay khi phát sinh và chậm nhất trong cùng ngày làm việc các thông tin về sản phẩm, giá bán, round bán hàng, nhân sự bán hàng theo round và cơ sở dữ liệu khách hàng vào phần mềm.
- Cập nhật thường xuyên các tài liệu về tính năng của sản phẩm mới được đưa ra thị trường và đảm bảo rằng bộ phận bán hàng các kênh đều được cung cấp đầy đủ những tài liệu này.
- Cung cấp tài liệu các hướng dẫn, biểu mẫu cần thiết cho các kênh bán hàng khi có yêu cầu/ đề nghị hoặc khi phát hiện các sai sót căn cứ trên các quy định, quy trình, hướng dẫn, chính sách của công ty.
- Soạn thảo, cung cấp thông báo, công văn, hợp đồng, báo giá, ... để phục vụ việc bán hàng.
- Là đầu mối tiếp nhận và giải quyết các vấn đề tiếp nhận được từ khách hàng và đội ngũ bán hàng của công ty với các phòng ban, bộ phận khác có liên quan trong công ty.
- Thực hiện tính chiết khấu và các khoản phải trả định kỳ theo thỏa thuận/ hợp đồng đối với mỗi siêu thị, đại lý, nhà phân phối hoặc khách hàng trực tiếp trong hệ thống phân phối của công ty.
* Công tác quản trị các hoạt động bán hàng
- Kiểm soát mức độ chính xác của các báo cáo trên phần mềm về kết quả bán hàng.
- Đảm bảo các đơn hàng được xử lý đúng chương trình khuyến mại. Các đơn hàng áp dụng sai chương trình khuyến mại và vượt quỹ khuyến mại đều được xác nhận và xử lý.
- Kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện kế hoạch đặt hàng và bán hàng của bộ phận bán hàng; kết hợp với bộ phận bán hàng xử lý hàng tồn kho.
- Tập hợp, lưu giữ và bảo quản toàn bộ hồ sơ, tài liệu, chứng từ liên quan đến khách hàng và các hoạt động bán hàng bao gồm hợp đồng, các văn bản chính sách, báo giá, chương trình khuyến mại, thông báo, công văn,chứng từ kế toán như phiếu hóa đơn bán hàng, biên bản đối chiếu công nơ.
- Theo dõi, kiểm soát việc thực hiện các nghĩa vụ, tính hiệu lực trên hợp đồng mua bán, văn bản, thỏa thuận bán hàng với khách hàng. Nhắc nhở, yêu cầu bộ phận bán hàng thực hiệp các hoạt động ký và tái ký lại các văn bản trên.
- Giám sát và báo cáo các chỉ tiêu về kết quả thực hiện của các hoạt động bán hàng.
- Tham gia kiểm soát việc thực hiện và tuân thủ các quy chế, quy định, nội quy và chính sách bán hàng của đội ngũ bán hàng thuộc các kênh bán hàng được giao.
- Đề xuất biện pháp xử lý các trường hợp nhân viên thuộc các kênh bán hàng có liên quan vi phạm các quy chế, quy định, nội quy và chính sách bán hàng của công ty.
- Kiểm soát việc đăng ký chương trình khuyến mại với Sở công thương, thực hiện chương trình khuyến mại và trưng bày hàng hóa.
- Tiếp nhận, kiểm tra hàng hóa nhập kho (chứng từ, quy cách, chủng loại, số lượng, chất lượng.....)
- Phân loại, sắp xếp, bảo quản thành phẩm/nguyên vật liệu hàng hóa trong kho
* Quản lý kho vận
- Cập nhật, báo cáo các số liệu nhập xuất tồn của kho
- Kiểm soát số lượng tồn kho tối thiểu
- Định kỳ kiểm kê hàng hóa tại kho
- Thực hiện thủ tục xuất nhập hàng hóa theo quy định
* Công việc khác
- Phối hợp với đồng nghiệp thực hiện các công việc chung của phòng bán hàng.
- Thực hiện các công việc phát sinh khác theo chỉ đạo của cấp trên và ban giám đốc.