Nhân Viên Sales Support - Trung Tâm Dự Án

1. Hỗ trợ hồ sơ kinh doanh và hợp đồng
Soạn thảo, kiểm tra, trình ký, theo dõi và lưu trữ các hồ sơ, chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh của Trung tâm Kinh doanh, bao gồm: biên bản thương thảo, hợp đồng mua bán, hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng (PO), biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý và các tài liệu liên quan.
Theo dõi tình trạng ký kết, bàn giao và hoàn thiện hồ sơ hợp đồng; chủ động phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo hồ sơ được hoàn tất đúng thời hạn.
Quản lý, cập nhật và lưu trữ hồ sơ kinh doanh theo quy định của Công ty.
2. Theo dõi thanh toán và công nợ khách hàng
Theo dõi tiến độ tạm ứng, thanh toán theo hợp đồng/PO; cập nhật tình trạng thanh toán và thông báo kịp thời cho nhân viên kinh doanh khi phát sinh các khoản đến hạn hoặc chậm thanh toán.
Phối hợp với bộ phận Kế toán và khách hàng trong việc xuất hóa đơn, đối chiếu thông tin thanh toán và đôn đốc thu hồi công nợ theo kế hoạch.
Tổng hợp, cập nhật và báo cáo tình hình thanh toán, công nợ của các dự án thuộc phạm vi phụ trách.
3. Điều phối thực hiện hợp đồng và dự án
Phối hợp với phòng Kỹ thuật và các bộ phận liên quan chuẩn bị, hoàn thiện hồ sơ giao hàng, bàn giao, nghiệm thu và thanh lý hợp đồng theo yêu cầu của từng dự án.
Theo dõi tiến độ thực hiện các đơn hàng, hợp đồng; phối hợp và đôn đốc phòng Mua hàng trong việc đặt hàng, giao hàng và cung cấp chứng từ CO/CQ theo đúng tiến độ cam kết với khách hàng.
Chủ động cập nhật tình trạng thực hiện hợp đồng, nhận diện các vướng mắc về hồ sơ hoặc tiến độ và báo cáo nhân viên kinh doanh/Quản lý trực tiếp để phối hợp xử lý.
4. Hỗ trợ báo giá và phát triển hoạt động kinh doanh
Hỗ trợ chuẩn bị báo giá, thu thập thông tin sản phẩm, thông số kỹ thuật, chính sách thương mại và giá bán từ hãng, nhà phân phối hoặc nhà cung cấp theo yêu cầu của nhân viên kinh doanh.
Tìm kiếm, liên hệ và thu thập thông tin từ các nhà cung cấp phù hợp về sản phẩm, giá cả, thời gian giao hàng và các điều kiện thương mại khi được phân công.
Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ chào giá, hồ sơ dự thầu và các tài liệu phục vụ hoạt động kinh doanh theo yêu cầu của từng dự án.
5. Hỗ trợ làm việc với hãng, nhà phân phối và các công việc khác
Liên hệ, phối hợp với hãng/nhà phân phối để yêu cầu và theo dõi việc cung cấp thư xác nhận, thư ủy quyền, thư cam kết, tài liệu kỹ thuật, chứng nhận sản phẩm và các hồ sơ liên quan phục vụ hồ sơ dự thầu, chào giá và triển khai hợp đồng.
Soạn thảo công văn, thư trao đổi và các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh theo yêu cầu của nhân viên kinh doanh hoặc Quản lý trực tiếp.
Thực hiện các công việc hành chính, tổng hợp dữ liệu, lập báo cáo và các nhiệm vụ khác liên quan đến hoạt động hỗ trợ kinh doanh theo phân công của Quản lý trực tiếp