1. Lập kế hoạch & Xây dựng kịch bản Sự kiện
- Tiếp nhận chỉ đạo sự kiện từ Ban Giám hiệu, Trưởng BP Vận hành và định hướng chung từ Hệ thống Edufit.
- Lập kế hoạch tổng thể (Master Plan), kịch bản chi tiết (MasterTimeline/Script) và bảng dự trù kinh phí cho các sự kiện học đường (Khai giảng, Bế giảng, Lễ hội STEM, Art Exhibition, Book Fair, Ngày hội Gia đình, Halloween, Tết,...).
2. Điều phối & Tổ chức thực thi Sự kiện
- Chuẩn bị cơ sở vật chất, mặt bằng, thi công dàn dựng POSM, sân khấu, thuê thiết bị âm thanh - ánh sáng, màn hình LED, quà tặng, đồng phục...
- Phối hợp với BP Truyền thông/Marketing để đảm bảo tính nhất quán về nhận diện thương hiệu.
- Phối hợp với BP CSVC, IT, Y tế, Bảo vệ, Bếp ăn để lập phương án an ninh, kỹ thuật và an toàn trường học.
- Quản lý và điều phối các nhân sự sự kiện (MC, đối tác ngoài, học sinh,
giáo viên, CTV), tổ chức tổng duyệt (rehearsal) trước sự kiện.
3. Quản lý Nhà cung cấp & Ngân sách
- Tìm kiếm, đánh giá và đề xuất lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ sự kiện chất lượng, giá cả cạnh tranh.
- Thực hiện hợp đồng, theo dõi tiến độ thi công, tiến hành nghiệm thu và thanh quyết toán chi phí theo đúng quy trình tài chính.
4. Báo cáo, Đánh giá & Cải tiến
- Khảo sát mức độ hài lòng của Phụ huynh, Học sinh và Giáo viên sau sự kiện.
- Lập báo cáo tổng kết (hình ảnh, video, dữ liệu ngân sách thực tế, bài học kinh nghiệm).
- Lưu trữ tài liệu sự kiện lên hệ thống
quản lý dữ liệu chung của trường.
5. Hỗ trợ Phong trào Học sinh & Hoạt động chung
- Hỗ trợ các hoạt động ngoại khóa, CLB học sinh, các cuộc thi nội bộ do Khối Học thuật hoặc Công tác Học sinh phát động.
- Hỗ trợ lưu trữ hình ảnh/tư liệu truyền thông về các hoạt động diễn ra tại cơ sở.
6. Tuân thủ Quy trình & Bảo vệ Trẻ em
- Tuân thủ nghiêm ngặt Chính sách Bảo vệ Trẻ em (Child Safeguarding), An toàn Lao động & An toàn Môi trường của Edufit.
- Bắt buộc nhà cung cấp/đối tác bên ngoài ký cam kết và tuân thủ quy tắc ứng xử với học sinh khi làm việc tại trường.
• Độ tuổi: 23 − 35 tuổi.
• Ngoại hình: Tác phong nhanh nhẹn, chỉn chu, năng động, giao tiếp tự tin.
• Trình độ: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành Quản trị Sự kiện, Truyền thông, Đạo diễn, Quản trị Kinh doanh, Ngoại ngữ, Văn hóa - Xã hội hoặc các ngành liên quan.
• Kinh nghiệm:
o Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm ở vị trí Nhân viên/
Chuyên viên Sự kiện, Event Executive tại các trường học liên cấp/quốc tế, tổ chức giáo dục hoặc các Event Agency uy tín.
o Có kinh nghiệm thực tế điều phối các sự kiện quy mô từ 300 - 1500 người.
• Kỹ năng:
o Lập kế hoạch, quản lý tiến độ và quản lý rủi ro sự kiện tốt.
o Kỹ năng làm việc với nhà cung cấp, đàm phán chi phí và quản lý hậu cần sân khấu.
o Sử dụng thành thạo Tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint).
o Tiếng Anh giao tiếp tốt (đáp ứng làm việc trong môi trường song ngữ/quốc tế).
• Tính cách/Phẩm chất: Chịu được áp lực cao, linh hoạt xử lý tình huống phát sinh, cẩn thận, có gu thẩm mỹ tốt và tinh thần trách nhiệm cao.