Nhân Viên Tài Chính kiêm Admin Kế Toán

I. TRÁCH NHIỆM CHÍNH:
- Quản lý hoạt động lưu thông tiền toàn hệ thống hiệu quả, bao gồm tiền mặt và ngân hàng.
- Thanh toán các khoản chi phí kịp thời, theo đúng qui định.
- Hoàn thành kịp thời, chính xác việc ghi nhận sổ sách trong phạm vi công việc của Nhân viên tài chính.
- Hoàn chỉnh chứng từ thu chi theo đúng qui định, đảm bảo chứng từ lưu đúng, đủ và đẹp.
- Scan - lưu file chứng từ: Toàn bộ phiếu chi, phiếu thu và chứng từ ghi sổ hoàn tạm ứng
- Thực hiện các báo cáo ngày, tuần, tháng chính xác, kịp thời theo đúng quy định.
- Hoàn chỉnh kịp thời, chính xác số liệu kế toán và hóa đơn chứng từ theo sự phân công của cấp trên.
II.CHI TIẾT CÔNG VIỆC:
1. Chức năng và nhiệm vụ/ Functions & responsibilities
- Chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động lưu thông tiền trong toàn hệ thống.
- Căn cứ vào kế hoạch chi và các chứng từ đã được duyệt được gởi từ kế toán thanh toán, kiểm tra lại lần cuối tính hợp lý và hợp lệ của khoản mục chi, sắp xếp thời gian thanh toán kịp thời cho từng đối tượng.
- Nhập dữ liệu sổ quỹ thu - chi tiền hằng ngày vào hệ thống kịp thời và chính xác.
- Thanh toán và xử lý kịp thời theo kế hoạch, thời hạn chi trả kể từ khi nhận chứng từ (Phiếu Thu - Chi) từ kế toán thanh toán và kế toán thu chuyển theo đúng qui định.
- Thực hiện đăng ký mở tài khoản tại ngân hàng để thanh toán lương cho Cán bộ nhân viên, giáo viên trong hệ thống (nhận danh sách mở tài khoản từ Phòng nhân sự hạn cuối ngày 25, cung cấp tài khoản ngày 30 hàng tháng).
- Thực hiện các giao dịch khác trong nghiệp vụ ngân hàng.
- Cập nhật và theo dõi các khoản tạm ứng nội bộ (TK 141).
- Sắp xếp và bố trí hợp lý thời gian thu tiền từ các Trường, lập và báo tình hình thu tiền từ các Trường gởi báo cáo kịp thời đến kế toán Thu.
- Kiểm tra các khoản tiền nộp Ngân hàng từ kế toán cơ sở và phụ huynh để chuyển kế toán Thu lập Phiếu thu kịp thời.
- Lưu và bảo quản hồ sơ chứng từ theo đúng trình tự qui định: Phiếu Thu - Chi, sổ phụ ngân hàng, uỷ nhiệm chi, tạm ứng, các chứng từ khác liên quan.... kịp thời chính xác đảm bảo giữa sổ sách và thực tế phù hợp.
- Kết hợp cùng với Kế toán Tổng hợp để đảm bảo lưu lượng tiền mặt hợp lý.
- Bổ sung hóa đơn chứng từ còn thiếu trong tháng như: điện, nước, thuê nhà ,..
- Cập nhật kịp thời sổ theo dõi thu chi nội bộ để kiểm tra đối chiếu kế toán thanh toán.
- Lưu hồ sơ chứng từ theo phần hành của mình đúng trình tự trong thời gian và nội dung quy định.
- Chịu sự phân công các công việc khác tại văn phòng và cơ sở từ cấp trên.
2. Chế độ báo cáo / Reporting mode
a. Định kỳ hằng ngày/ Daily report
- Báo cáo tình hình Số dư các tài khoản tiền mặt và tiền gởi ngân hàng định kỳ vào 09:30 (theo quy định) sáng sau ngày phát sinh nghiệp vụ thu - chi trong ngày. Báo cáo có xác nhận kế toán thanh toán đính kèm sổ kế toán do kế toán thanh toán cung cấp.
- In sổ phụ ngân hàng vào cuối ngày phục vụ việc theo dõi và đối chiếu tiền ngân hàng.
- Scan - lưu file chứng từ: Toàn bộ phiếu Chi; Phiếu thu & Chứng từ ghi sổ hoàn tạm ứng
o Scan, chép file scan lên server
o Lưu file phiếu thu, in nhãn tên file
o Lưu file riêng các hợp đồng: bảo hiểm, nhà cung cấp thường xuyên, HĐ thanh toán nhiều đợt
o Scan chứng từ hoàn tất theo tuần (thứ 4 tuần tiếp sau)
b. Định kỳ hằng tuần/ Weekly report
- In sổ và đối chiếu xác nhận số dư trên các tài khoản: 111,112,141, .... cùng với kế toán thanh toán và Trợ lý kế toán số dư tiền ngân hàng. chậm nhất là 13:30 ngày thứ 2 hàng tuần.
- Đối chiếu và xác nhận cùng kế toán thanh toán số dư tiền mặt, ngân hàng, tạm ứng. Và đối chiếu cùng Trợ lý kế toán số dư tiền ngân hàng.
- Đối chiếu với kế toán thanh toán các hoá đơn, chứng từ còn thiếu cần bổ sung trong phiếu thu chi.
- Gửi báo cáo tình hình scan chứng từ đến cấp trên
- Nhận sổ phụ từ ngân hàng và lưu file (tối thiểu 1 tuần/ lần giao dịch tại ngân hàng nhận sổ phụ).
c. Định kỳ hằng tháng / Monthly report
 Ngày 5 hàng tháng / Every 5th of the month
- In sổ nhật quỹ Tiền mặt/Ngân hàng và các sổ kế toán liên quan theo sự phân công, hoàn thành việc đóng các sổ kế toán do kế toán thanh toán chuyển đến.
- Đối chiếu và xác nhận cùng kế toán thanh toán số dư tiền mặt, ngân hàng, tạm ứng. Và đối chiếu cùng Trợ lý kế toán số dư tiền ngân hàng.
- Tổng hợp và đối chiếu tiền thu trong tháng với kế toán thu và kế toán thanh toán - Tài khoản 131, 138, trích lãi TK tiền gởi có ký hạn.
- Tổng hợp lưu lượng tiền trong tháng và xác nhận với kế toán thanh toán.
 Ngày 30 hàng tháng/ Every 30th of the month
- Quyết toán lương thanh toán nhân viên bằng tiền mặt với người phụ trách lương.
- Cung cấp tài khoản nhân viên đến kế toán thanh toán /Kế toán tổng hợp/Kế toán trưởng.
- Đảm nhận các chức năng công việc khác khi được phân công..