Nhân viên thư ký lễ tân

Mô tả Công việc
- Trực điện thoại/Hotline, trực quầy lễ tân hướng dẫn khách tới công ty liên hệ các phòng ban
- Sắp xếp phòng họp, chuẩn bị phòng họp ngăn nắp, đẹp, phù hợp với nội dung chương trình buổi họp với công ty nước ngoài, trong nước từ các bộ phận/ phòng ban
- Nhận và trả trình ký theo khung giờ quy định (3 lần/ 1 ngày), không làm thất lạc trình ký
- Nhận thư và gửi thư
- Kiểm soát và thanh quyết toán các chi phí văn phòng: điện, nước, chi phí gửi thư, internet...
- Đặt hoa tặng các đối tác/ các sự kiện công ty theo quy định
- Chuẩn bị VPP cho nhân sự mới
- Tiếp nhận thông tin và thực hiện theo quy chế các quyền lợi cho nhân viên như thai sản, hiếu, hỉ, tang chế
- Cập nhật các thông tin thay đổi tài xế, xe cho đơn vị giám sát hành trình
- Theo dõi các gia hạn định kỳ liên quan đến các xe công ty (bảo hiểm, phù hiệu...), nhắc các bộ phận liên quan phối hợp gia hạn
- Phối hợp tổ chức các chương trình du lịch hàng năm, các sự kiện công ty
- Tổng hợp nhu cầu mua văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm chuyển nhân viên hành chính mua, thực hiện cấp phát VPP theo danh sách dự trù
- Trả lời email từ các đối tác trao đổi với công ty, sắp xếp lịch họp cho TGĐ
- Gửi các email thông báo của P. HCNS theo chỉ đạo của Quản lý trực tiếp
- Thực hiện các công việc hành chính khác theo sự phân công của Quản lý trực tiếp