a) Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp trong nước:
i. Tìm kiếm và sàng lọc các nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu công ty về chất lượng, giá cả và uy tín.
ii. Lập danh sách nhà cung cấp tiềm năng theo từng nhóm mặt hàng.
iii. Đánh giá năng lực cung ứng của nhà cung cấp thông qua báo giá, khả năng
giao hàng, và các chính sách hậu mãi.
b) Lập và quản lý đơn hàng:
i. Lập kế hoạch thu mua dựa trên nhu cầu thực tế và tồn kho hiện tại.
ii. Gửi yêu cầu báo giá, so sánh và thương lượng điều kiện thương mại với nhà cung cấp.
iii. Soạn thảo đơn đặt hàng (PO), theo dõi và đảm bảo tiến độ thực hiện đơn hàng.
c) Theo dõi và xử lý quá trình
giao nhận:
i. Theo dõi tiến độ giao hàng, đảm bảo hàng hóa được giao đúng số lượng, chất lượng và thời gian.
ii. Phối hợp với bộ phận kho để kiểm tra và tiếp nhận hàng hóa.
iii. Xử lý các sự cố phát sinh như giao thiếu, trễ hạn hoặc không đúng quy cách.
d) Kiểm soát tồn kho:
i. Theo dõi số liệu tồn kho để đảm bảo mức dự trữ hợp lý.
ii. Đề xuất kế hoạch nhập hàng nhằm tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất - kinh doanh.
e) Quản lý hồ sơ và báo cáo:
i. Lưu trữ đầy đủ hợp đồng, báo giá, đơn hàng và các chứng từ liên quan.
ii. Lập báo cáo định kỳ (tháng/quý) về hoạt động thu mua, chi phí và hiệu quả.
iii. Cập nhật thông tin thị trường, tình hình giá cả và năng lực của các nhà cung cấp.