Nhân viên thu mua hay còn được gọi là nhân viên mua hàng là mắt xích quan trọng trong hoạt động sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp, góp phần làm đa dạng các trải nghiệm của khách hàng và tối ưu hóa lợi nhuận của doanh nghiệp. Để biết nhân viên thu mua đảm nhận những công việc gì cụ thể, cơ hội thăng tiến ra sao thì hãy cùng JOBOKO theo dõi thông tin trong bài viết sau.

MỤC LỤC:
I. Tổng quan công việc nhân viên thu mua
II. Nhân viên thu mua cần thành thạo những kỹ năng nào?
III. Cơ hội và thách thức của nhân viên thu mua
IV. Làm thế nào để ứng tuyển vị trí Nhân viên thu mua?
V. Mức lương của Nhân viên thu mua có cao không?
VI. Học trường nào ra làm Nhân viên thu mua?
VII. Kiến thức về kinh doanh hay kỹ năng ngoại ngữ quan trọng hơn khi làm Nhân viên thu mua?

Công việc nhân viên thu mua chủ yếu là gì?

Tìm hiểu công việc nhân viên thu mua chi tiết

I. Tổng quan công việc nhân viên thu mua

1.1. Nhân viên thu mua là gì?

Nhân viên thu mua (Purchasing Officer/Purchasing Agent) là người làm việc trong bộ phận thu mua của các doanh nghiệp sản xuất và phân phối, phụ trách nghiên cứu và liên hệ với các nhà cung cấp để tìm ra các mặt hàng, nguyên vật liệu chất lượng, thương lượng giá cả phải chăng và đặt hàng cho công ty. Nhân viên thu mua cũng sẽ thiết lập các mối quan hệ với đối tác, đồng thời là người đại diện của công ty khi đàm phán hợp đồng và xây dựng lòng tin của nhà cung cấp, theo dõi và giám sát việc giao hàng, xác nhận và kiểm tra hàng hóa.

1.2. Nhân viên thu mua làm những công việc gì?

Dưới đây là các công việc mà nhân viên thu mua cần làm:

• Tìm hiểu và tiếp cận các nhà cung cấp và phân phối sản phẩm tiềm năng: Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của một nhân viên thu mua để tìm kiếm nguồn sản phẩm đảm bảo chất lượng và số lượng theo yêu cầu của doanh nghiệp, đồng thời, làm việc với nhiều nhà cung cấp và phân phối sản phẩm.
• So sánh và đánh giá các sản phẩm từ nhà cung cấp: Trước một danh sách các nhà cung cấp, bạn cần cân nhắc các lựa chọn phù hợp với tiêu chí của doanh nghiệp. Các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp bao gồm: chất lượng sản phẩm, tỷ lệ hàng hóa hỏng hóc, chính sách bảo hành, giá thành, phản hồi của khách hàng và thời gian giao hàng.
• Đàm phán các điều khoản của hợp đồng và tiến hành định giá sản phẩm: Sau khi lựa chọn được nhà phân phối phù hợp, nhân viên mua hàng tiến hành thương thảo các điều khoản hợp đồng và mức giá hợp lý, đảm bảo có lợi cho cả hai bên.
• Theo dõi và xử lý các đơn hàng của khách: Nhu cầu của khách hàng luôn cần được ưu tiên. Chính vì vậy, việc cập nhật, theo dõi liên tục các đơn hàng để tiến hành xử lý nhanh chóng, tránh tình trạng sót đơn hay chậm đơn khiến doanh nghiệp mất đi một bộ phận khách hàng tiềm năng.
• Review chất lượng sản phẩm đã mua: Review là một hoạt động quảng bá sản phẩm, đưa sản phẩm đến gần hơn với khách hàng. Sau quá trình sử dụng sản phẩm, nhân viên thu mua tiến hành hoạt động review sản phẩm thông qua các kênh truyền thông của doanh nghiệp như trang web chính thức và fanpage mạng xã hội.
• Nhập dữ liệu chi tiết các yêu cầu của sản phẩm (đại lý phân phối, số lượng, giá cả,...) vào hệ thống quản trị dữ liệu: Để đảm bảo tính chính xác trong việc xử lý các đơn hàng và thuận tiện cho công tác quản lý và đánh giá doanh số định kỳ, nhân viên thu mua cần nhập các chi tiết đơn hàng vào hệ thống quản trị dữ liệu của doanh nghiệp. Từ đó, ta có thể nhanh chóng phát hiện những thất thoát và tìm ra các biện pháp khắc phục.
• Phối hợp với nhân viên vận hành kho để đảm bảo trong kho luôn còn hàng: Nhiệm vụ của nhân viên mua hàng còn đảm bảo số lượng hàng hóa trong kho luôn sẵn có và phong phú về chủng loại, kích cỡ để phục vụ nhu cầu đa dạng và gia tăng trải nghiệm mua sắm của khách hàng.
• Tham gia các sự kiện, triển lãm, hội thảo thương mại để cập nhật xu hướng hàng hóa mới: Nhân viên thu mua được khuyến khích ghi tên mình vào trong các triển lãm, hội thảo, sự kiện kinh doanh để khảo sát thị trường, nhu cầu của khách hàng và chiến lược kinh doanh của các bên đối thủ. Đồng thời, đó cũng là cơ hội họ tìm kiếm và cập nhật những mặt hàng mới nhất với tính năng nổi bật nhất phục vụ nhu cầu của khách hàng và xây dựng mối quan hệ với các nhà đầu tư tiềm năng.
• Phối hợp với các nhân viên kinh doanh giải quyết các vấn đề liên quan đến hợp đồng, hóa đơn và các vấn đề tài chính khác.

Nhiệm vụ của nhân viên mua hàng còn là phối hợp với nhân viên kinh doanh để giải quyết các vấn đề liên quan đến hóa đơn, hợp đồng với khách hàng khiến hoạt động bán hàng trở nên hiệu quả.

Đọc thêm: Kinh nghiệm xương máu đi phỏng vấn nhân viên thu mua

1.3. Có những ngành nghề nào cần Nhân viên thu mua?

Nhân viên thu mua có thể làm việc ở rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức và có thể nói, hầu hết các lĩnh vực sản xuất, phân phối, tiêu dùng, xuất nhập khẩu đều cần Nhân viên thu mua. Cụ thể là:

• Công ty sản xuất máy móc, trang thiết bị điện tử.
• Công ty chế biến thực phẩm.
• Công ty gia công.
• Công ty dệt may, thời trang và phụ kiện.
• Công ty phân phối, bán lẻ.
• Doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
• Dịch vụ nhà hàng khách sạn, các khu vui chơi giải trí, v.v.

Mỗi môi trường làm việc khác nhau sẽ có các yêu cầu cụ thể về quy trình tìm kiếm, thu mua hàng hóa và nguyên vật liệu. Ở những công ty lớn thì danh sách các đối tác sẵn có thường rất đầy đủ và công việc được xử lý theo quy trình tiêu chuẩn trong khi tại các doanh nghiệp nhỏ, Nhân viên thu mua phải chủ động hơn rất nhiều để tìm nhà cung cấp, đàm phán giá và lựa chọn đơn vị vận chuyển. Các sản phẩm, nguyên liệu khác nhau cũng có thị trường nhà cung cấp khác nhau, Nhân viên thu mua phải rõ ràng về các vấn đề này ngay từ khi bắt đầu tìm kiếm cơ hội việc làm.

Đọc thêm: Câu hỏi tình huống cho nhân viên mua hàng, thu mua

1.4. Tiêu chí xác định KPI cho nhân viên thu mua là gì?

Dưới đây là các tiêu chí xác định chỉ số KPI cho nhân viên thu mua:

• Thời gian từ khi nhận order hàng của doanh nghiệp đến khi nhập hàng.
• Sự chính xác của các hóa đơn.
• Giá thành mỗi đơn vị sản phẩm.
• Giá trị chênh lệch của chi phí thực tế với chi phí dự đoán.
• Phí giao nhận sản phẩm.

II. Nhân viên thu mua cần thành thạo những kỹ năng nào?

1. Kỹ năng giao tiếp

Nhân viên thu mua cần giao tiếp cần giao tiếp hiệu quả với các nhà phân phối và bên vận chuyển cũng như các khách hàng để mua được nhiều hàng hóa đáp ứng các yêu cầu của các chi nhánh trong doanh nghiệp. Kỹ năng giao tiếp giúp nhân viên thu mua dễ dàng thỏa thuận hàng hóa và đảm bảo công việc trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

2. Kỹ năng đàm phán - thuyết phục

Thuyết phục nhà phân phối để mua các sản phẩm chất lượng và giá tốt nhất cũng là một nghệ thuật khi các doanh nghiệp, công ty hoặc thậm chí các đại lý bán buôn, bán lẻ hiện nay đang "mọc lên như nấm sau mưa". Nhờ cách này mà doanh nghiệp cũng có thể giữ thế chủ động trước các nhà phân phối, tránh bị cám dỗ bởi yếu tố về quyền lợi và giá cả mà quên đi điều quan trọng nhất của một sản phẩm vẫn là chất lượng. Kỹ năng đàm phán mang đến nhiều mối làm ăn có lợi cho doanh nghiệp

3. Kỹ năng ra quyết định

Nhân viên mua hàng cần lựa chọn các mặt hàng từ nhà phân phối dựa trên các tiêu chí định sẵn của doanh nghiệp. Vì sản phẩm đã mua với số lượng lớn nên chỉ một quyết định sai lầm sẽ khiến doanh nghiệp đứng trước nguy cơ khủng hoảng.

4. Kỹ năng chiến lược

Căn cứ vào tình hình tài chính của doanh nghiệp, nhân viên mua hàng cần ra một chiến lược mua sản phẩm hoặc nguyên liệu khác biệt làm phong phú trải nghiệm người dùng. Để làm được điều này, họ cần mua hàng với số lượng phù hợp bởi các mặt hàng thường xuyên được cập nhật để phục vụ nhu cầu đa dạng của người dùng.

5. Kỹ năng phân tích và xử lý tình huống

Khi đối mặt với các tình huống khó khăn như xử lý một đơn hàng chậm trễ, nhân viên mua hàng cần tư duy linh hoạt và tìm ra giải pháp phù hợp với vấn đề. Các bạn cũng có thể tìm hiểu chi tiết về kỹ năng phân tích để ứng dụng cho nhu cầu công việc diễn ra nhanh chóng và hợp lý hơn.

6. Kỹ năng làm việc nhóm

Nhân viên thu mua không làm việc một mình mà luôn phối hợp với nhóm sales và nhân viên Quản lý kho, bởi vậy họ cần phối hợp ăn ý với nhau giúp giữ chân và tiếp cận thêm các khách hàng tiềm năng. Với kỹ năng làm việc nhóm người làm nhân viên thu mua sẽ đảm bảo công việc đạt năng suất và chất lượng công việc hiệu quả nhất.

7. Thông thạo ngoại ngữ

Sử dụng thành thạo một ngoại ngữ khiến nhân viên thu mua tiếp cận được nhiều khách hàng và mở rộng cơ hội tiếp cận khách hàng. Hơn nữa, họ cũng sẽ dễ dàng nắm bắt các cơ hội thăng tiến trong tương lai như làm việc trong tổ chức đa quốc gia hoặc một doanh nghiệp nước ngoài,... Hầu hết công việc nào cũng cần đến ngoại ngữ bởi có thể sẽ cần thiết khi giao tiếp với khách hàng nước ngoài, chính vì thế kỹ năng ngoại ngữ các bạn có thể tìm hiểu chi tiết và ứng dụng cho nhu cầu công việc diễn ra tốt đẹp nhất.

III. Cơ hội và thách thức của nhân viên thu mua

1. Cơ hội

1.1. Mức lương theo năng lực

Mức lương của nhân viên thu mua dao động từ 4 đến 20,3 triệu đồng/tháng tùy thuộc vào số năm kinh nghiệm. Vậy hãy tích cực trau dồi kiến thức và kinh nghiệm để sở hữu mức lương cao nhất bạn nhé.

1.2. Môi trường làm việc

"Đầu quân" cho vị trí nhân viên thu mua, ứng viên có cơ hội làm việc trong môi trường mới mẻ khi được chính mình trải nghiệm mua sắm rồi quảng bá sản phẩm. Bên cạnh đó, nhân viên thu mua còn học hỏi kinh nghiệm kinh doanh như quảng bá sản phẩm.

1.3. Cơ hội thăng tiến

Một Nhân viên thu mua có thể trở thành Trưởng nhóm sau khoảng 3 năm làm việc và Trưởng phòng Thu mua sau từ 4 - 6 năm. Một số người khác có thể lên làm Giám đốc thu mua, Giám đốc kinh doanh hoặc chuyển hẳn sang lĩnh vực xuất nhập khẩu. Quá trình thăng tiến phụ thuộc phần lớn vào định hướng và năng lực của bạn.

Một trong những ưu điểm lớn nhất của nghề Nhân viên thu mua là bạn không chỉ có một công việc năng động, có thu nhập cao mà còn thường xuyên được thử thách để khám phá bản thân, trở nên chuyên nghiệp hơn trước áp lực. Sau nhiều năm làm việc, bạn có thể thăng tiến hoặc tận dụng các mối quan hệ để tự kinh doanh. Nói cách khác, những kiến thức, kỹ năng và nguồn vốn bạn có được từ công việc Nhân viên thu mua cho bạn nhiều cơ hội chuyển đổi.

2. Thách thức

2.1. Mất thế chủ động trước các nhà cung cấp

Trường hợp nhân viên mua hàng bị cám dỗ bởi các ưu đãi và quyền lợi khi mua hàng hóa số lượng lớn, họ sẽ đánh mất thế chủ động và quên đi chất lượng sản phẩm mới là yếu tố cần ưu tiên hàng đầu.

2.2. Công việc của Nhân viên thu mua nhiều áp lực

Ngoài ra, một thách thức khác với Nhân viên thu mua là công việc này rất nhiều áp lực. Hiệu quả công việc của bạn ảnh hưởng đến cả bộ phận và việc sản xuất, kinh doanh của toàn công ty. Áp lực về giá cả, thời gian giao hàng, chất lượng, v.v. đều là những gì Nhân viên thu mua phải trải qua hàng ngày. Do vậy, một trong những phẩm chất cần thiết nhất của Nhân viên thu mua là phải có sự bình tĩnh, biết sắp xếp công việc và cân bằng giữa công việc với cuộc sống.

IV. Làm thế nào để ứng tuyển vị trí Nhân viên thu mua?

Chỉ cần sở hữu bằng cử nhân chuyên ngành Kinh tế, Xuất nhập khẩu, Thương mại, Ngoại Ngữ và kinh nghiệm từ 2 năm trở lên ở vị trí tương đương của đại lý kinh doanh bán buôn hoặc bán lẻ, quá trình tìm việc làm nhân viên thu mua của bạn sẽ dễ dàng hơn.

Để ứng tuyển Nhân viên thu mua, bạn sẽ cần lưu ý đến những nội dung quan trọng như:

• Tìm việc làm Nhân viên thu mua phù hợp

Bởi vì Nhân viên thu mua có thể làm việc ở nhiều công ty, doanh nghiệp khác nhau nên việc lựa chọn xin việc vào đâu cũng cần cân nhắc nhiều. Bạn cần biết mình thích lĩnh vực chế biến thực phẩm, phân phối hàng tiêu dùng hay linh kiện điện tử, v.v. sau đó thu hẹp phạm vi nhà tuyển dụng mục tiêu. Một công việc phù hợp nhất với bạn là khi bạn cảm thấy thích môi trường đó, có thể thích nghi và có thể thăng tiến trong tương lai.

Một số kênh tuyển dụng với nguồn việc làm Nhân viên thu mua đa dạng là JOBOKO, Jobstreet, v.v. Ngoài ra, mạng xã hội cũng có thể cung cấp nhiều cơ hội việc làm.

• Mẹo viết CV Nhân viên thu mua

Với CV xin việc Nhân viên thu mua thì điều quan trọng nhất là bạn phải cho thấy được bằng cấp và kinh nghiệm làm việc. Nhà tuyển dụng muốn thuê ứng viên có bằng cấp về kinh doanh, ngoại ngữ hay luật là vì nền tảng kiến thức đủ để cho bạn xử lý tốt nhất các nhiệm vụ, vì vậy bạn hãy tập trung vào phần này. Trong trường hợp chưa có kinh nghiệm làm Nhân viên thu mua thì các trải nghiệm làm Nhân viên bán hàng/kinh doanh, các hoạt động tập thể trong trường cho thấy sự năng động, xông xáo, khả năng giao tiếp đều sẽ hữu ích.

• Phỏng vấn Nhân viên thu mua cần chú ý những gì?

Khi phỏng vấn Nhân viên thu mua, bạn cần rõ ràng từ trước rằng khi vào làm, bạn sẽ chủ yếu làm với đối tác nước ngoài hay Việt Nam. Với đối tác nước ngoài thì bạn sẽ buộc phải thành thạo tiếng Anh (hoặc ngôn ngữ phù hợp với thị trường đó) nên tốt nhất là bạn chuẩn bị giới thiệu bản thân và trả lời các câu hỏi bằng ngoại ngữ theo yêu cầu.

Bên cạnh đó, khi đánh giá Nhân viên thu mua, nhà tuyển dụng muốn thấy ở ứng viên sự tự tin, chuyên nghiệp và kỹ năng giải quyết vấn đề. Bạn hãy cho thấy sự khéo léo trong giao tiếp và đàm phán từ cách chào hỏi, trả lời và đặt câu hỏi ngược lại cho nhà tuyển dụng.

V. Mức lương của Nhân viên thu mua có cao không?

Thu nhập của Nhân viên thu mua khởi điểm từ 4 triệu/tháng - tương đương với nhiều vai trò khác trong lĩnh vực kinh tế nhưng thường thì chỉ Nhân viên thu mua không yêu cầu ngoại ngữ mới có mức lương này. Mức lương phổ biến nhất của Nhân viên thu mua là từ 7 - 9 triệu/tháng và những ai có kinh nghiệm sẽ nhận từ 10 - 15 triệu/tháng trở lên, cao nhất là khoảng 20 triệu/tháng.

VI. Học trường nào ra làm Nhân viên thu mua?

Hiện tại chưa có trường nào có chuyên ngành đào tạo Nhân viên thu mua, đều là những người học các ngành liên quan làm trong vai trò này. Các chuyên ngành phù hợp nhất là: Quản trị Kinh doanh, Tài chính, Kế toán - Kiểm toán, Logistics và quản lý chuỗi cung ứng, Ngoại ngữ, Xuất nhập khẩu, Luật. Một số trường đào tạo gồm có:

• Đại học Ngoại thương.
• Đại học Kinh tế quốc dân.
• Đại học Kinh tế - ĐHQGHN.
• Học viện Tài chính.
• Đại học Đà Nẵng.
• Trường Đại học Kinh tế TP.HCM, v.v.

Nhìn chung, bạn có bằng cấp chuyên ngành nào không thực sự quan trọng với công việc Nhân viên thu mua, miễn là có định hướng kinh doanh, giỏi đàm phán và có kỹ năng ngoại ngữ thì bạn có thể bắt đầu sự nghiệp này. Trong trường hợp bạn muốn học hỏi bàn bản qua công việc thực tế, tốt nhất là xin thực tập rồi hãy chuyển lên các vai trò toàn thời gian.

VII. Kiến thức về kinh doanh hay kỹ năng ngoại ngữ quan trọng hơn khi làm Nhân viên thu mua?

Một Nhân viên thu mua xuất sắc phải có cả kiến thức về kinh doanh và kỹ năng ngoại ngữ nhưng so sánh với nhau thì tiêu chí nào quan trọng hơn? Căn cứ vào những yêu cầu thực tế của công việc thì kiến thức và các kỹ năng kinh doanh sẽ quan trọng hơn một chút vì nó là nền tảng cơ bản để bạn rõ ràng về giá cả, chi phí, lợi nhuận, cách soạn thảo hợp đồng và đàm phán sao cho có lợi nhất.

Những người đã có sự am hiểu về kinh doanh, giỏi giao tiếp và xây dựng mối quan hệ mà chưa giỏi ngoại ngữ vẫn có thể làm Nhân viên thu mua hướng đến các đối tác Việt Nam rồi học thêm ngoại ngữ và thay đổi khi phù hợp. Trong khi đó, những người giỏi ngoại ngữ nhưng chưa biết gì về kinh doanh thường phải học lâu hơn.

Khi thương mại toàn cầu phát triển, nhu cầu tuyển nhân viên thu mua ngày càng nhiều hơn với môi trường làm việc và đãi ngộ tốt hơn. Nhân viên thu mua thường không tiếp xúc trực tiếp với khách hàng nhưng các quyết định của họ lại ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của công ty. Trở thành Nhân viên thu mua có thể là lựa chọn phù hợp nhất cho bạn nếu bạn có nền tảng phù hợp và yêu thích công việc này.

Qua những thông tin được chia sẻ trên đây, khi bạn đã biết được yêu cầu công việc nhân viên mua hàng như thế nào rồi thì chắc hẳn sẽ đưa ra sự lựa chọn đúng đắn cho mình. Ngoài vị trí nhân viên thu mua, bạn có thể tham khảo nhiều việc làm tại HCM với mức lương hấp dẫn khác tại Blog việc làm JOBOKO.com.