Câu hỏi phỏng vấn Nhân viên Thu mua/Mua hàng 2026

Câu 1: Bạn sẽ làm gì nếu bộ phận yêu cầu mua hàng (User) gửi yêu cầu quá gấp, trong khi quy trình phê duyệt của công ty mất nhiều thời gian?

Gợi ý: NTD đánh giá khả năng linh hoạt và sự ưu tiên trong công việc để đảm bảo vận hành.

Trả lời mẫu: "Tôi sẽ chủ động liên hệ trực tiếp với người phê duyệt để giải thích tính cấp bách của đơn hàng và xin phê duyệt ưu tiên. Đồng thời, tôi làm việc song song với NCC để họ chuẩn bị hàng trước. Tuy nhiên, sau đó tôi sẽ ngồi lại với bộ phận User để thống nhất về thời gian đặt hàng định kỳ (Lead time), tránh lặp lại tình trạng khẩn cấp gây áp lực lên chuỗi cung ứng."

Câu 2: Theo kinh nghiệm của bạn, làm thế nào để xây dựng mối quan hệ bền vững với một nhà cung cấp nhưng vẫn giữ được tính khách quan?

Gợi ý: Thể hiện tư duy Quản trị mối quan hệ nhà cung cấp (SRM) chuyên nghiệp.

Trả lời mẫu: "Tôi xây dựng mối quan hệ dựa trên tinh thần 'Win-Win' (Cùng có lợi). Tôi thường xuyên chia sẻ phản hồi về chất lượng và kế hoạch sản lượng của công ty để NCC chủ động nguồn hàng. Tuy nhiên, mọi đánh giá định kỳ đều phải dựa trên các con số (KPIs) cụ thể như tỷ lệ giao hàng đúng hạn, tỷ lệ hàng lỗi. Điều này giúp mối quan hệ dựa trên hiệu quả công việc thay vì cảm tình cá nhân."

Câu 3: Bạn hãy mô tả một tình huống đàm phán thành công nhất của mình. Bạn đã sử dụng chiến thuật gì?

Gợi ý: NTD muốn thấy kỹ năng thuyết phục và khả năng chuẩn bị dữ liệu trước khi đàm phán.

Trả lời mẫu: "Trong một dự án thu mua vật liệu năm ngoái, tôi đã thành công giảm 7% giá mua bằng cách áp dụng Chiến thuật gom đơn hàng (Consolidation). Thay vì đặt nhỏ lẻ theo tháng, tôi cam kết tổng sản lượng cả năm với NCC để có giá ưu đãi nhất. Tôi cũng sử dụng dữ liệu giá thị trường để chứng minh biên lợi nhuận của họ vẫn đảm bảo, từ đó thuyết phục họ ký hợp đồng khung dài hạn."

Câu 4: Khi kiểm tra hàng nhập kho, nếu phát hiện hàng hóa bị lỗi hoặc sai quy cách so với đơn đặt hàng, bạn xử lý thế nào?

Gợi ý: Kiểm tra sự am hiểu về quy trình kiểm soát chất lượng và xử lý khiếu nại.

Trả lời mẫu: "Tôi sẽ lập tức lập biên bản bất thường (Non-conformance report) có xác nhận của kho và QC, sau đó gửi hình ảnh/video bằng chứng cho NCC yêu cầu giải trình. Tùy mức độ gấp, tôi sẽ yêu cầu NCC đổi hàng ngay lập tức hoặc trừ vào công nợ. Sau sự việc, tôi sẽ đánh giá lại năng lực của NCC này vào bảng điểm định kỳ để xem xét việc tiếp tục hợp tác."

Câu 5: Nếu được yêu cầu cắt giảm 10% chi phí mua hàng trong quý tới mà không được thay đổi nhà cung cấp, bạn sẽ làm gì?

Gợi ý: Đây là câu hỏi kiểm tra tư duy tối ưu hóa thay vì chỉ ép giá đơn thuần.

Trả lời mẫu: "Tôi sẽ tập trung vào 3 hướng: (1) Đàm phán lại về điều khoản thanh toán để kéo dài thời gian công nợ, tối ưu dòng tiền; (2) Làm việc với bộ phận sản xuất để chuẩn hóa quy cách sản phẩm, giảm các yêu cầu đặc biệt gây tốn kém không cần thiết; (3) Tối ưu hóa kế hoạch vận chuyển để giảm chi phí Logistics trên mỗi đơn vị sản phẩm."

Câu 6: Bạn thường sử dụng tiêu chí nào trong mô hình ABC để quản lý danh mục hàng hóa thu mua?

Gợi ý: Kiểm tra kiến thức nghiệp vụ về quản lý tồn kho và ưu tiên nguồn lực.

Trả lời mẫu: "Tôi phân loại hàng hóa theo giá trị và tần suất sử dụng. Nhóm A (giá trị cao nhất) tôi sẽ theo dõi sát sao từng đơn hàng và đàm phán trực tiếp với NCC. Nhóm B và C (giá trị thấp hơn) tôi ưu tiên thiết lập quy trình mua hàng tự động hoặc hợp đồng nguyên tắc để giảm thiểu thời gian xử lý thủ công, tập trung nguồn lực vào các hạng mục chiến lược."

Câu 7: Giả sử một người quen của lãnh đạo công ty giới thiệu một nhà cung cấp mới với giá cao hơn thị trường, bạn sẽ ứng xử thế nào?

Gợi ý: Kiểm tra bản lĩnh và sự khéo léo trong việc bảo vệ lợi ích công ty.

Trả lời mẫu: "Tôi vẫn sẽ thực hiện quy trình đánh giá công bằng như mọi NCC khác. Tôi sẽ lập bảng so sánh chi tiết (TCO) giữa NCC này và các đối tác hiện tại về giá, chất lượng, dịch vụ. Sau đó, tôi trình bày báo cáo khách quan này lên lãnh đạo để họ thấy được sự chênh lệch chi phí và những rủi ro có thể có. Tôi tin rằng lãnh đạo sẽ ưu tiên lợi ích tối ưu của doanh nghiệp khi có số liệu minh bạch."

Câu 1: Can you describe your process for sourcing and qualifying a new global supplier?

Gợi ý: NTD muốn kiểm tra quy trình làm việc bài bản và khả năng quản trị rủi ro nguồn cung quốc tế.

Trả lời mẫu: "My process consists of 4 main steps: (1) Market research to identify potential leads; (2) Pre-qualification using the 10C model to evaluate their capacity and compliance; (3) Request for Quotation (RFQ) and sample testing; (4) Final audit and contract negotiation. I prioritize suppliers who have international certifications like ISO or RoHS to ensure quality standards."

Câu 2: How do you manage a situation where your primary supplier suddenly increases prices by 15%?

Gợi ý: Thể hiện kỹ năng đàm phán dựa trên dữ liệu (Data-driven negotiation) thay vì cảm tính.

Trả lời mẫu: "I would first request a Cost Breakdown Analysis to understand the drivers behind the increase. If it's due to raw material spikes, I would negotiate a tiered pricing strategy or offer a longer-term contract in exchange for price stability. Meanwhile, I will keep 2-3 backup suppliers ready to maintain competitive pressure."

Câu 3: Which Incoterms do you prefer to use for international shipments, and why?

Gợi ý: Kiểm tra kiến thức chuyên sâu về Logistics và khả năng tối ưu chi phí vận tải.

Trả lời mẫu: "I usually prefer FOB (Free On Board) or FCA because it gives our company better control over freight costs and shipping schedules. By nominating our own forwarder, we can optimize the logistics flow and have better visibility of the cargo compared to CIF, where the supplier controls the vessel."

Câu 4: What digital tools or ERP systems have you used to optimize procurement activities?

Gợi ý: Khẳng định tiêu chí "Số hóa" (Digital Procurement) mà NTD 2026 đang tìm kiếm.

Trả lời mẫu: "I am proficient in SAP S/4HANA for managing Purchase Requisitions (PR) and Purchase Orders (PO). Additionally, I use Excel Power BI to track Savings KPIs and supplier performance dashboards. Digitalizing these tasks helped me reduce the order processing time by 20% in my previous role."

Câu 5: Tell me about a time you had to deal with an urgent shortage. How did you ensure production didn't stop?

Gợi ý: Đánh giá khả năng xử lý khủng hoảng (Crisis Management) và sự linh hoạt.

Trả lời mẫu: "When our main supplier faced a strike, I immediately contacted local distributors to buy temporary stock, even at a slightly higher price, to keep the line running. Simultaneously, I worked with the R&D team to approve an alternative material. This quick action saved the company from a 2-day production shutdown."

Câu 6: How do you balance between 'Quality' and 'Cost' when choosing a supplier?

Gợi ý: NTD muốn thấy tư duy TCO (Tổng chi phí sở hữu) thay vì chỉ chọn giá rẻ nhất.

Trả lời mẫu: "I follow the Best Value for Money principle. Price is important, but a low-cost supplier with a high defect rate actually increases the Total Cost of Ownership (TCO) due to rework and waste. I calculate the 'Cost of Quality' and choose the supplier that offers the best balance of long-term reliability and competitive pricing."

Câu 7: What would you do if you discovered a supplier was offering 'gifts' to your team members?

Gợi ý: Khẳng định sự liêm chính (Integrity) – tiêu chuẩn số 1 của các công ty đa quốc gia.

Trả lời mẫu: "I maintain a zero-tolerance policy regarding bribery. I would immediately report the incident to my Manager and the Compliance department according to the company's Code of Conduct. I would also send an official warning to the supplier, as maintaining a transparent and professional relationship is non-negotiable."

Câu 1: 你如何评估并选择一家长期合作的供应商？(Bạn đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp hợp tác lâu dài như thế nào?)

Gợi ý: Nhấn mạnh vào tính ổn định của chuỗi cung ứng và uy tín của đối tác.

Trả lời mẫu: "除了价格，我更注重供应商的稳定性。我会从质量控制 (QC)、交货准时率 (On-time delivery)、生产规模以及财务状况四个维度进行评估。对于核心物料，我会要求进行实地考察 (Factory Audit)，确保其具备应对突发订单的能力。"

Câu 2: 如果供应商突然通知原材料短缺无法按时交货，你会怎么处理？(Nếu NCC báo thiếu nguyên liệu không thể giao hàng đúng hạn, bạn xử lý sao?)

Gợi ý: Thể hiện sự chủ động và khả năng tìm kiếm nguồn hàng dự phòng (Back-up source).

Trả lời mẫu: "首先，我会要求供应商尽力调拨库存，甚至先交付部分急需物料。同时，我会立即启动备选供应商协议，寻找本地现货。为了长远考虑，我会与生产部门沟通调整生产计划，并建立安全库存 (Safety stock) 预警机制，防止类似问题再次发生。"

Câu 3: 在采购工作中，你如何应对采购成本上涨带来的压力？(Bạn ứng phó thế nào với áp lực tăng chi phí mua hàng?)

Gợi ý: NTD muốn thấy kỹ năng đàm phán dựa trên phân tích cấu trúc giá.

Trả lời mẫu: "我会进行成本拆解分析 (Cost Breakdown Analysis)。如果原材料涨价是必然的，我会尝试谈判延长付款账期或优化物流成本。此外，我会通过扩大订单量来获取‘大宗贸易价格’ (Bulk pricing)，或者寻找更高效的新材料来替代，以达到整体成本下降的目标。"

Câu 4: 你如何理解采购员的“职业道德”？(Bạn hiểu thế nào về "Đạo đức nghề nghiệp" của nhân viên thu mua?)

Gợi ý: Đây là câu hỏi bắt buộc để kiểm tra tính minh bạch (Transparency).

Trả lời mẫu: "采购员手中掌握着公司的资金流，廉洁自律是基本底线。我始终坚持公开、公正、公平的原则，拒绝任何形式的回扣或不当礼品。我认为，一名合格的采购员应该通过提升专业能力为公司创造利润，而不是通过私利损害公司利益。"

Câu 5: 你熟悉进出口贸易中的 Incoterms 吗？你通常选择哪种贸易术语？(Bạn có thạo Incoterms không? Bạn thường chọn thuật ngữ nào?)

Gợi ý: Kiểm tra kiến thức về vận tải quốc tế Việt - Trung.

Trả lời mẫu: "我很熟悉 Incoterms 2020。在从中国进口物料时，我通常偏向于使用 FOB (离岸价)。这样我们可以自主选择长期合作的货代公司，更好地控制运费和清关进度。如果供应商的物流更有优势，我也会考虑 CIF，但会要求对方提供详细的货运信息。"

Câu 6: 当生产部门和质量部门对供应商有抱怨时，你作为采购员如何协调？(Khi sản xuất và chất lượng phàn nàn về NCC, bạn điều phối ra sao?)

Gợi ý: Đánh giá khả năng giao tiếp nội bộ và quản trị đối tác.

Trả lời mẫu: "我会先收集生产和质量部门的客观证据（如不良率报告）。然后组织供应商召开质量改进会议 (Quality Improvement Meeting)，要求其在限期内提供 8D 改善报告。作为采购，我不只是买货，更是内外部沟通的桥梁，必须推动供应商不断进步以满足公司的生产需求。"