Kinh nghiệm xương máu đi phỏng vấn nhân viên thu mua

Buổi phỏng vấn chẳng bao giờ diễn ra theo cách bạn muốn cả, do đó, sự căng thẳng quá độ và thiếu chuẩn bị có thể sẽ làm bạn mất cơ hội việc làm ngay cả khi bạn đủ khả năng ở vị trí nhân viên thu mua hay ở bất kỳ vị trí công việc nào. Vì buổi phỏng vấn đa phần để thử thách tinh thần của các ứng viên nên sự chuẩn bị kỹ càng sẽ giúp bạn tự tin hơn. Nếu bạn có ý định ứng tuyển vào công việc này thì ngoài tìm hiểu nhân viên thu mua có cần giỏi tiếng Anh không thì một phần quan trọng của quá trình chuẩn bị chính là tìm kiếm các câu hỏi và cách trả lời trước buổi phỏng vấn.

MỤC LỤC:
I. Câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua​ và gợi ý trả lời
II. Kinh nghiệm phỏng vấn nhân viên thu mua
III. Nhân viên thu mua - vai trò nhiều cơ hội thăng tiến

I. Câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua​ và gợi ý trả lời

1. Bạn tiến hành tìm kiếm nguồn cung bằng cách nào trước khi mua hàng?

Một trong những khâu quan trọng nhất của quá trình mua hàng là tiến hành nghiên cứu. Tôi thực hiện các hoạt động nghiên cứu, tìm hiểu khi được giao đơn hàng. Với kiến thức và kinh nghiệm của riêng tôi cùng với lợi thế từ nguồn cung được đề xuất, tôi sẽ xác định nhà cung cấp thích hợp nhất dựa trên các tiêu chí giá cả, số lượng, vị trí và chất lượng hàng hóa.
Gợi ý trả lời: "Việc đầu tiên cần làm trước khi tôi bắt tay vào mua hàng là xác định rõ các yêu cầu của cấp trên đối với mặt hàng đó: số lượng, chất lượng, mẫu mã, màu sắc, nguồn gốc, ... Sau đó, tôi bắt tay vào tìm kiếm nhà cung cấp và yêu cầu họ gửi báo giá cụ thể. Tôi đã có trên 3 năm làm việc trong lĩnh vực mua hàng nên có được nguồn dữ liệu nhà cung cung cấp khá đa dạng. Sau đó, tôi sẽ tiến hành so sánh báo giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất."

Đọc thêm: Mô tả công việc của Nhân viên thu mua

2. Theo bạn dự án nào cần lập hợp đồng mua hàng?

Hợp đồng mua hàng thường cần thiết trong trường hợp thu mua nguyên vật liệu hoặc trang thiết bị cho dự án đang tiến hành. Hợp đồng với nhà cung cấp là cách chắc chắn để đảm bảo nguồn cung liên tục và được kiểm soát kịp thời. Tôi đã làm việc trên hợp đồng cho nhiều dự án lớn có nhu cầu thu mua liên tục. Với các dự án ngắn hạn thì quản lý hợp đồng sẽ gây lãng phí thời gian và công sức không cần thiết.
Gợi ý trả lời: "Đối với mọi đơn hàng, dù là lớn hay nhỏ thì tôi đều lập hợp đồng mua bán với nhà cung cấp, trừ trường hợp chỉ cần đến 1 hoặc 2 sản phẩm và giá trị hợp đồng quá nhỏ. Lập hợp đồng là cách để đôi bên cùng có trách nhiệm với việc mua - bán, chất lượng sản phẩm, cách thức vận chuyển,..."

3. Trong trường hợp nhà cung cấp không có khả năng đáp ứng mong muốn của bạn, bạn sẽ xử lý như thế nào?

Tôi luôn có kế hoạch dự phòng. Có một số trường hợp như thiếu hàng, thiếu nguyên liệu hoặc nguyên vật liệu không phù hợp vượt khỏi tầm kiểm soát của nhà cũng cấp. Tôi luôn có nhà cung cấp khác trong trường hợp xảy ra sự cố với nhà cung cấp đầu tiên.
Gợi ý trả lời: "Trong bước tìm kiếm, tôi sẽ lên một danh sách các nhà cung cấp tiềm năng và sắp xếp họ theo thứ tự ưu tiên. Trong trường hợp bên thứ nhất không có khả năng đáp ứng mong muốn của công ty, tôi sẽ có thể nhanh chóng chuyển sang đàm phán với bên thứ 2."

Tham khảo hướng dẫn trả lời câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua chi tiết

4. Làm sao bạn biết được giá sản phẩm làm theo đơn đặt hàng bạn mua từ nhà cung cấp nào đó hợp lý hay không?

Mặc dù không dễ xác định giá hợp lý của sản phẩm làm theo đơn đặt hàng nhưng ta có thể xem xét dựa trên giá của các thành phần mà sản phẩm sử dụng. Dựa trên yếu tố này cùng với thông tin về thuế và lợi nhuận pháp lý, ta có thể tìm ra giá hợp lý của sản phẩm đó.
Gợi ý trả lời: "Trên thực tế, rất khó để xác định giá một sản phẩm như thế nào là hợp lý. Bởi vậy, ngay từ bước tìm kiếm, tôi sẽ yêu cầu nhà cung cấp phải cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm: giá cả, thành phần, công dụng, chất liệu,... và so sánh thật cẩn thận, tỉ mỉ giữa các bên. Quyết định cuối cùng sẽ không chỉ dựa trên mức giá thấp nhất mà còn phải kết hợp với chất lượng sản phẩm, chi phí vận chuyển,..."

5. Bạn có ưu điểm gì phù hợp với công việc nhân viên thu mua?

Đây là lúc để bạn thể hiện những thế mạnh của bản thân (kỹ năng, kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn,...) đáp ứng yêu cầu của nhà tuyển dụng. Thông thường, nhà tuyển dụng thường cần những nhân viên thu mua có kỹ năng giao tiếp và đàm phán tốt, am hiểu quy trình mua bán, quyết đoán, khả năng xử lý tình huống tốt.
Gợi ý trả lời: "Với kinh nghiệm 3 năm làm nhân viên thu mua, tôi đã tự xây dựng được cho mình một cơ sở dữ liệu về nhà cung cấp khá đa dạng và phong phú. Tôi cũng tự nhận thấy bản thân mình là người có kỹ năng giao tiếp và đàm phán khá tốt. Trong mọi thương vụ mua bán, tôi đều cố gắng thương lượng để có được mức giá hợp lý nhất cho công ty."

6. Bạn đã gặp khó khăn gì khi làm nhân viên thu mua hay chưa? Bạn đã giải quyết nó như thế nào?

Với câu hỏi này, nhà tuyển dụng đang muốn đánh giá kỹ năng xử lý tình huống của bạn. Đừng bao giờ kể ra một tình huống mà ở đó bạn đang tự làm khó cho chính mình. Những thách thức mà bạn gặp phải phải là do điều kiện khách quan. Khi đó, bạn mới có thể thể hiện tốt nhất khả năng xử lý tính huống của bản thân.
Gợi ý trả lời: "Trong một lần đàm phán với nhà cung cấp, hai bên đã đồng ý với một mức giá cụ thể qua điện thoại và hẹn ngày hôm sau họ sẽ đến công ty tôi để ký hợp đồng. Tuy nhiên, hôm sau đó họ mang đến một bản hợp đồng cao hơn 2 giá với lý do giá cả leo thang. Tôi không đồng ý với mức giá này và hai bên đã mất rất nhiều thời gian để thương lượng lại rằng bên công ty tôi sẽ hợp tác lâu dài và nếu không đồng ý, bên tôi sẽ đi tìm nhà cung cấp khác. Họ cuối cùng buộc đồng ý với mức giá đã thống nhất trước đó để giữ chân khách hàng."

II. Kinh nghiệm phỏng vấn nhân viên thu mua

1. Chuẩn bị sẵn câu trả lời cho các câu hỏi phỏng vấn

Bạn nên chuẩn bị sẵn câu trả lời cho các câu hỏi phỏng vấn thường gặp nhất; trong đó cố gắng làm nổi bật những kỹ năng mà nhà tuyển dụng cần ở ứng viên. Ví dụ, người phỏng vấn có thể yêu cầu bạn kể bạn một tình huống mà bạn đã phải đàm phán với một đối tác cực kỳ khó tính. Khi đó, việc bạn chuẩn bị từ trước một câu chuyện cụ thể (diễn ra khi nào, khó khăn là gì, đòi hỏi của đối tác như thế nào và bạn đã làm gì?) sẽ giúp bạn trả lời một cách trôi chảy và thuyết phục nhà tuyển dụng hơn.

2. Thể hiện quyết tâm gắn bó lâu dài với công việc

Bất cứ công ty nào cũng đều muốn tuyển dụng những nhân viên quyết tâm gắn bó lâu dài với công việc thay vì chỉ ngày một ngày hai. Cùng với đó, hãy thể hiện rằng bạn có đủ trình độ để hoàn thành tốt công việc bằng cách kể tên những chứng chỉ, bằng cấp mà bạn có; khóa học, hội thảo mà bạn đã tham gia hoặc là kinh nghiệm làm việc ở một công ty khác. Hãy cho nhà tuyển dụng thấy bạn sẽ làm việc như thế nào và sẽ mang lại những giá trị gì nếu trúng tuyển.

3. Tìm hiểu về công ty

Hãy dành thời gian tìm hiểu về công ty (lịch sử hình thành, sứ mệnh, tầm nhìn) của họ trước khi đến phỏng vấn. Khi đó, bạn sẽ có thể dễ dàng tùy chỉnh câu trả lời của mình cho phù hợp với yêu cầu đặc biệt của nhà tuyển dụng. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng những từ ngữ có trong mô tả tầm nhìn, sứ mệnh của công ty để nói về mục tiêu nghề nghiệp của mình.

4. Chuẩn bị câu hỏi cho người phỏng vấn

Không chỉ chuẩn bị câu trả lời, bạn cũng nên chuẩn bị các câu hỏi "đắt giá" cho người phỏng vấn. Những câu hỏi này thường được sử dụng vào cuối buổi và sẽ giúp bạn để lại ấn tượng sâu sắc với nhà tuyển dụng. Bạn có thể hỏi về cơ chế đánh giá hiệu suất làm việc đối với nhân viên thu mua, nhưng thách thức mà phòng thu mua thường gặp hoặc là công ty có chính sách đào tạo nâng cao năng lực nào dành cho nhân viên thu mua hay không.

Đọc thêm: Học gì ra làm nhân viên thu mua? Điều cần biết về nghề thu mua

III. Nhân viên thu mua - vai trò nhiều cơ hội thăng tiến

Nhiều người cho rằng cơ hội việc làm và thăng tiến của nhân viên thu mua không khả quan bởi họ gần như chỉ làm việc phía sau hậu trường. Tuy nhiên, thực tế lại hoàn toàn ngược lại. Nhân viên thu mua đóng một vai trò quan trọng trong chuỗi logistics của doanh nghiệp. Họ phụ trách toàn bộ hàng hóa đầu vào của công ty, để phục vụ cho hoạt động sản xuất hoặc kinh doanh, bán lại của doanh nghiệp.
Không chỉ tại Việt Nam mà rất nhiều nước khác trên thế giới, nhân viên thu mua ngày càng được các doanh nghiệp săn đón, đặc biệt là trong điều kiện nền kinh tế thế giới ngày càng hội nhập sâu rộng như hiện nay. Họ thường bắt đầu sự nghiệp với vị trí là những nhân viên thu mua nội địa. Những người có ngoại ngữ tốt thì có thể làm nhân viên thu mua hàng quốc tế, dần dần thăng chức lên thành Trưởng phòng Thu mua hoặc Giám đốc Thu mua (Giám đốc Mua hàng).
Nhân viên thu mua là sự lựa chọn khá hoàn hảo cho những bạn trẻ có kỹ năng tìm kiếm, đàm phán và quản lý tốt. Lĩnh vực này dù không tăng trưởng mạnh như các ngành công nghệ thông tin hay thương mại điện tử nhưng vẫn đang cho thấy rất nhiều dấu hiệu tích cực và thu hút nguồn nhân lực đông đảo với mức lương khá cao, có thể lên đến 20 triệu đồng/tháng.
Vị trí nhân viên thu mua cũng khá giống với vị trí nhân viên kho, trong quá trình làm việc phải đảm bảo sự chính xác về số liệu, nguyên vật liệu thu vào và bán ra. Do đó, dù là bạn ứng tuyển vào vị trí nhân viên kho hay thu mua, để nhà tuyển dụng đánh giá cao thì cần phải có trình độ và kỹ năng nhất định. Đặc biệt, ứng viên cần biết cách viết CV xin việc Nhân viên thu mua ấn tượng để được nhà tuyển dụng mời phỏng vấn, từ đó gia tăng cơ hội có được việc làm tốt. Bạn cũng có thể tham khảo thêm các mẫu CV xin việc nhân viên mua hàng hay các mẫu với hướng dẫn chi tiết để sử dụng ứng tuyển việc làm hiệu quả hơn nhé. >> Tìm việc làm nhân viên mua hàng, nhân viên thu mua nhanh nhất tại Joboko.com
>> Chia sẻ suy nghĩ, kinh nghiệm của bạn khi phỏng vấn vị trí nhân viên thu mua ở bên dưới nhé!