Mô tả Công việc
1. Lập kế hoạch và thực hiện mua hàng:
• Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các phòng ban: phiếu yêu cầu mua (PR) → phê duyệt → đặt hàng (PO) → nhận hàng → thanh toán.
• Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng, giá cả cạnh tranh và uy tín.
• Đàm phán điều khoản thương mại, giá cả, thời gian
giao hàng và điều kiện thanh toán với nhà cung cấp.
• Theo dõi tiến độ đặt hàng, đảm bảo hàng hóa giao đúng số lượng, chất lượng và thời hạn yêu cầu.
• Làm việc với phòng Kỹ thuật, Chăn nuôi, Kho vận để xác nhận đúng thông số và số lượng cần đặt.
2. Quản lý hợp đồng mua bán:
• Soạn thảo, rà soát và quản lý hợp đồng mua bán theo đúng quy định pháp lý và chính sách Công ty.
• Đọc và hiểu các điều khoản cơ bản trong hợp đồng: giá, số lượng, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng, điều kiện bảo hành, điều khoản phạt vi phạm.
• Lưu trữ và quản lý hệ thống hợp đồng dễ dàng tra cứu và kiểm soát.
• Phối hợp với bộ phận pháp lý và kế toán để đảm bảo hợp đồng được ký kết và thực thi đúng quy trình.
3. Quy trình thanh toán và kiểm soát tài chính:
• Nắm vững và tuân thủ quy trình thanh toán nội bộ của Công ty, bao gồm:
- Lập và xử lý hồ sơ thanh toán (đề nghị thanh toán, hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bản nghiệm thu).
- Đối chiếu chứng từ với hợp đồng và đơn đặt hàng trước khi trình phê duyệt.
- Theo dõi công nợ phải trả, đảm bảo thanh toán đúng hạn theo cam kết với nhà cung cấp.
• Phối hợp với bộ phận Kế toán để quyết toán các khoản thanh toán kịp thời, chính xác.
4. Theo dõi đơn hàng và làm việc với nhà cung cấp:
• Theo dõi tiến độ giao hàng của từng PO, nhắc nhà cung cấp trước hạn nếu cần.
• Xử lý các vấn đề thường gặp: giao trễ, thiếu hàng, hàng không đúng quy cách → báo cáo và đề xuất hướng giải quyết.
• Phối hợp với bộ phận kho kiểm tra hàng khi nhận, lập biên bản nếu hàng không đạt yêu cầu.
• Cập nhật trạng thái đơn hàng vào hệ thống / file theo dõi mỗi ngày.
5. Báo cáo:
• Lập báo cáo thu mua định kỳ: tình hình đặt hàng, biến động giá, tiến độ
giao nhận hàng.
• Tuân thủ các quy định nội bộ về thu mua.