Nhân Viên Tổ Chức Sự Kiện

Mô tả công việc
Lập kế hoạch và Lên ý tưởng (Pre-Event)
Tiếp nhận yêu cầu (brief) từ khách hàng hoặc các phòng ban nội bộ, nghiên cứu mục tiêu và đối tượng sự kiện.
Nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh để đề xuất các ý tưởng sáng tạo, độc đáo cho sự kiện.
Lập kế hoạch chi tiết: kịch bản, timeline, danh sách công việc (checklist), dự trù ngân sách, phương án dự phòng.
Thiết kế layout, sơ đồ bố trí không gian, sân khấu, trang trí sự kiện.
Trình bày (pitching) kế hoạch và kịch bản để được phê duyệt.
Quản lý Đối tác và Chuẩn bị (Planning & Sourcing)
Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp (suppliers) dịch vụ, thiết bị, địa điểm (âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, thiết kế, thi công, quà tặng, ẩm thực, v.v.).
Đàm phán hợp đồng và chi phí với nhà cung cấp để tối ưu ngân sách.
Theo dõi quá trình sản xuất, in ấn các vật phẩm truyền thông (backdrop, standee, vé mời...) đảm bảo chất lượng và tiến độ.
Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan (Marketing, Sale, Kế toán, v.v.) để chuẩn bị cho sự kiện.
Điều phối và Thực hiện (On-site Management)
Giám sát thi công: Trực tiếp giám sát quá trình dàn dựng, lắp đặt thiết bị, sân khấu, khu vực check-in, đảm bảo an toàn và đúng thiết kế.
Điều phối chương trình: Điều hành toàn bộ sự kiện theo kịch bản và timeline đã duyệt, quản lý nhân sự onsite (PG, lễ tân, kỹ thuật viên...).
Xử lý tình huống: Chủ động và linh hoạt giải quyết các vấn đề phát sinh ngoài ý muốn (sự cố kỹ thuật, thay đổi kịch bản, xử lý khách hàng) để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Đảm nhận các vai trò hỗ trợ khi cần thiết như đón tiếp khách VIP, hướng dẫn khách mời, kiểm soát hậu cần.
Hậu sự kiện (Post-Event)
Giám sát việc tháo dỡ, thu dọn địa điểm tổ chức.
Kiểm tra và bàn giao lại thiết bị, vật phẩm còn lại.
Thực hiện thanh toán và quyết toán chi phí với các nhà cung cấp.
Tổng hợp, đánh giá kết quả sự kiện, lập báo cáo chi tiết về hiệu quả, chi phí và những kinh nghiệm rút ra.