Nhân Viên Trợ Lý Tìm Nguồn Cung Ứng Và Mua Hàng

* Mục tiêu chính:
Chịu trách nhiệm một phần các hoạt động tìm nguồn cung ứng và mua hàng của NGUYÊN VẬT LIỆU, CAPEX (Tài sản cố định), MRO (Hoạt động sửa chữa bảo trì), DỰ ÁN và CÁC CÔNG VIỆC KHÁC (Hành chính, Văn phòng, CNTT, OHSE...). Mục tiêu là để đạt được sứ mệnh và nhiệm vụ mua hàng với chi phí mua hàng tối ưu, đẩy mạnh các hoạt động cải tiến kinh doanh ở các nhà cung cấp từ đó cải thiện được dòng tài chính cho công ty.
* Trách nhiệm chính
1. Tìm nguồn cung, lên kế hoạch mua nguyên liệu và mua hàng (cho nhóm vật tư phục vụ sản xuất nhà máy) và tìm nhà thầu phụ
a. Đối với Hàng hóa phục vụ cho Sản xuất
• Làm việc chặt chẽ với người sử dụng cuối cùng để nắm được một cách rõ ràng các yêu cầu mua hàng, sau đó tìm nguồn cung ứng và mua hàng với ngân sách đã được xem xét.
• Phân tích chi phí mua hàng và xu hướng thị trường sau đó tìm kiếm các nhà cung cấp phù hợp ở trong nước để đáp ứng yêu cầu của người sử dụng.
• Mua cho MRO & các nhu cầu khác: kiểm tra dữ liệu PR (yêu cầu mua hàng) trong hệ thống sau đó tiến hành thủ tục PO để đáp ứng nhu cầu của Sản xuất/Bảo trì/Nhu cầu khác.
b. Đối với Gia công ngoài
• Tìm nhà thầu phụ với đơn giá phù hợp để đáp ứng kịp tiến độ dự án
• Phối hợp với Bộ phận Kho và QC theo dõi tiến độ gia công, giao hàng, quyết toán cho từng dự án
2. Quản lý nhà cung cấp và Nhà thầu phụ
• Đánh giá nhà cung cấp và Nhà thầu phụ định kỳ theo quy trình mua hàng, theo dõi sát sao kết quả thực tế các tiêu chí hiệu quả kinh doanh từ mỗi nhà cung cấp.
• Duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp dựa trên nền tảng kinh doanh trong sạch.
• Đánh giá các nhà cung cấp để đảm bảo rằng họ tuân thủ các yêu cầu về môi trường quy định trong quy trình mua hàng.
3. Quản lý hợp đồng
• Thương lượng cho hợp đồng mới với giá mới, phương thức giao hàng và thanh toán mới nhằm đem lại thuận lợi cao nhất cho công ty.
• Xem xét đánh giá và gia hàng hợp đồng đúng hạn.
• Quản lý hệ thống lưu trữ hợp đồng.
4. Quản lý thanh toán
• Thu thập chứng từ: đơn mua hàng, phiếu giao hàng, hóa đơn...và gửi qua bộ phận Kế toán để tiến hành quy trình thanh toán theo các phương thức thanh toán đã được thỏa thuận.
• Quản lý các giao dịch mua hàng cần tạm ứng tiền mặt.
• Cùng với bộ phận Tài chính tiến hành thương lượng với nhà cung cấp để cân đối nguồn ngân quỹ thanh toán khi cần thiết để giúp cho dòng tiền có kết quả tốt nhất.
5. Trách nhiệm hỗ trợ
a. Quản lý tồn kho
• Làm việc với Bộ phận Sản xuất và Kho để duy trì mức tồn kho hợp lý để phù hợp với chi phí tồn kho, nhu cầu sử dụng và diện tích kho bãi.
• Phân tích tình hình tiêu thụ hàng hóa/vật tư tiêu hao để đưa ra chiến lược về tồn kho an toàn.
• Bán hàng tồn kho thừa và thương lượng để trả lại cho nhà cung cấp số hàng thừa còn lại nếu có.
b. Quản lý chi phí
• Cập nhật bảng giá cho những loại nguyên liệu/phụ kiện/hàng thành phẩm mua trực tiếp cho bộ phận Tính giá thành hàng tháng, việc này nhằm đảm bảo cung cấp được giá tốt nhất cho quá trình đấu thầu dự án.
• Góp phần cải thiện ưu thế cạnh tranh và chất lượng sản phẩm bằng cách so sánh giá ít nhất từ 3 nhà cung cấp.
• Thực hiện đấu thầu và so sánh giá cả cạnh tranh theo quy trình mua hàng.
• Đàm phán với nhà cung cấp để kéo dài phương thức thanh toán càng lâu càng tốt để cải thiện dòng tiền cho công ty.
6. Các công việc khác
Hoàn thành các báo cáo mua hàng theo tuần/tháng
• Thực hiện các công việc liên quan cho các đợt đánh giá ISO, các đợt đánh giá về thuế hay tài chính khác...
• Các công việc khác được cấp trên giao