Quản lý hệ thống hồ sơ và quy trình dự án
Xây dựng, chuẩn hóa và duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ dự án khoa học, logic và dễ truy xuất.
Thiết lập quy trình quản lý tài liệu, phân quyền truy cập và kiểm soát phiên bản hồ sơ.
Quản lý, cập nhật và lưu trữ đầy đủ các nhóm hồ sơ gồm:
Hồ sơ pháp lý dự án.
Hồ sơ hợp đồng.
Hồ sơ thanh toán.
Hồ sơ nghiệm thu.
Hồ sơ hoàn công.
Hồ sơ bàn giao.
Đảm bảo hồ sơ được lưu trữ đầy đủ, bảo mật và có khả năng truy xuất nhanh khi cần.
Xây dựng, chuẩn hóa các biểu mẫu, checklist và quy trình
phục vụ công tác
quản trị dự án.
Kiểm tra định kỳ chất lượng hồ sơ và đề xuất cải tiến hệ thống quản lý tài liệu.
Hỗ trợ xây dựng hệ thống vận hành
Tham gia xây dựng quy trình chuyển giao giữa giai đoạn đầu tư, xây dựng và vận hành dự án.
Phối hợp với các phòng ban chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ nội bộ.
Hỗ trợ xây dựng và hoàn thiện hệ thống quản trị:
Hợp đồng.
Thanh toán.
Quản lý tài liệu.
Tham gia triển khai, đánh giá và cải tiến các hệ thống quản trị như:
Các nền tảng quản trị nội bộ khác.
Đề xuất các giải pháp số hóa, tự động hóa và tối ưu quy trình nhằm nâng cao hiệu quả vận hành dự án.
Quản lý pháp lý và hợp đồng
Soạn thảo, rà soát và quản lý các hợp đồng phục vụ hoạt động dự án.
Kiểm tra các điều khoản thương mại và pháp lý trước khi trình ký.
Theo dõi tiến độ thực hiện các nghĩa vụ theo hợp đồng.
Quản lý thời hạn hiệu lực, phụ lục, gia hạn và thanh lý hợp đồng.
Phối hợp với luật sư, đơn vị tư vấn và các phòng ban xử lý các vấn đề pháp lý phát sinh.
Cập nhật các quy định pháp luật liên quan đến đầu tư, xây dựng, thương mại và kinh doanh để đảm bảo tính tuân thủ.
Báo cáo và kiểm soát vận hành
Lập báo cáo tuần, tháng và các báo cáo chuyên đề theo yêu cầu của Ban Điều hành.
Xây dựng và cập nhật Dashboard theo dõi:
Tiến độ dự án.
Rủi ro.
Hợp đồng.
Chi phí.
Hồ sơ dự án.
Tổng hợp dữ liệu, phân tích và đưa ra cảnh báo các vấn đề ảnh hưởng đến tiến độ hoặc hiệu quả dự án.
Đề xuất các giải pháp cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả quản trị và vận hành dự án.
Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành:
Quản trị Dự án.
Luật.
Xây dựng.
Kinh tế.
Quản trị Kinh doanh.
Quản lý Công nghiệp hoặc các ngành liên quan.
Tối thiểu 03 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản trị dự án, vận hành dự án, pháp lý dự án hoặc quản lý hợp đồng.
Có kinh nghiệm quản lý hồ sơ dự án, kiểm soát tài liệu và quy trình.
Ưu tiên ứng viên từng tham gia các dự án bất động sản, xây dựng, sản xuất hoặc đầu tư.
Am hiểu quy trình đầu tư, xây dựng và vận hành dự án.
Có kiến thức về quản trị hợp đồng và quản lý hồ sơ pháp lý.
Hiểu biết về hệ thống ISO, quản trị quy trình và kiểm soát tài liệu.
Có kiến thức về ERP, CRM, PMS, DMS hoặc các hệ thống quản trị doanh nghiệp.
Kỹ năng xây dựng và chuẩn hóa quy trình.
Kỹ năng quản lý tài liệu và hồ sơ.
Kỹ năng phân tích dữ liệu và lập báo cáo Dashboard.
Kỹ năng soạn thảo hợp đồng và văn bản.
Kỹ năng giao tiếp và phối hợp liên phòng ban.
Kỹ năng tổ chức, lập kế hoạch và quản lý công việc.
Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là Excel và Power BI (là lợi thế).
Trung thực, cẩn trọng và có tinh thần trách nhiệm cao.
Tư duy hệ thống và cải tiến liên tục.
Chủ động trong công việc.
Khả năng chịu áp lực và xử lý nhiều đầu việc cùng lúc.
Có ý thức bảo mật thông tin.
100% hồ sơ dự án được lưu trữ đầy đủ, đúng quy định.
Thời gian truy xuất hồ sơ đáp ứng yêu cầu trong thời gian quy định.
Tỷ lệ hồ sơ sai sót hoặc thất lạc dưới mức quy định của Công ty.
100% hợp đồng được rà soát trước khi trình ký.
Báo cáo định kỳ được gửi đúng hạn và đầy đủ.
Dashboard quản trị được cập nhật thường xuyên và chính xác.
Hoàn thành các dự án cải tiến quy trình theo kế hoạch.
Đề xuất các sáng kiến số hóa và tối ưu hóa được Ban Điều hành ghi nhận và triển khai
Thu nhập cạnh tranh theo năng lực.
Thưởng hiệu quả công việc và thưởng theo kết quả hoạt động của Công ty.
Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
Được đào tạo về quản trị dự án, chuyển đổi số và hệ thống quản trị doanh nghiệp.
Cơ hội tham gia các dự án chiến lược và lộ trình phát triển lên Trưởng nhóm/Trưởng phòng Vận hành Dự án hoặc Quản lý PMO