Tổng quan công việc: Đóng vai trò là đầu mối hỗ trợ toàn bộ các công tác hành chính, văn thư, nhân sự nội bộ và hậu cần cho bộ phận. Chịu trách nhiệm soạn thảo, lưu trữ hồ sơ tài liệu; theo dõi chấm công, phép năm của nhân viên; quản lý tài sản, văn phòng phẩm và hỗ trợ Trưởng bộ phận tổng hợp các báo cáo định kỳ. Đảm bảo luồng thông tin giữa bộ phận với các phòng ban khác (đặc biệt là phòng Hành chính Nhân sự, Kế toán) được thông suốt và chuẩn xác.
Trách nhiệm công việc chính
+ Trách nhiệm 1: Công tác Văn thư - Lưu trữ & Hành chính
1. Soạn thảo các văn bản nội bộ (thông báo, tờ trình, quy trình, biên bản) theo sự chỉ đạo của Trưởng bộ phận.
2. Tiếp nhận, phân loại, luân chuyển và lưu trữ toàn bộ công văn, giấy tờ, hợp đồng, bản vẽ kỹ thuật (nếu có) đến và đi của bộ phận một cách khoa học, bảo mật.
3. Lên lịch họp, chuẩn bị phòng họp, tài liệu và trực tiếp ghi chép biên bản cuộc họp (Meeting Minutes) cho bộ phận.
+ Trách nhiệm 2: Hỗ trợ Nhân sự & Chấm công nội bộ
1. Là đầu mối làm việc với phòng Hành chính Nhân sự (HR) để thực hiện các thủ tục tiếp nhận nhân sự mới, thuyên chuyển, hoặc nghỉ việc cho nhân viên trong bộ phận.
2. Theo dõi và tổng hợp bảng chấm công hàng ngày, quản lý ngày phép, tăng ca (OT), đi trễ/về sớm của nhân sự trong bộ phận; giải đáp các thắc mắc cơ bản về lương/thưởng trước khi chuyển lên HR.
3. Hỗ trợ Trưởng bộ phận trong việc theo dõi, tổng hợp bảng đánh giá hiệu suất (KPI) hàng tháng/quý của nhân viên.
+ Trách nhiệm 3: Quản lý Tài sản & Hậu cần (Logistics)
1. Lập kế hoạch dự trù và đề xuất mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị bảo hộ lao động (PPE), đồng phục, nhu yếu phẩm cho bộ phận.
2. Cấp phát, theo dõi và quản lý tài sản chung của bộ phận; báo cáo sửa chữa/bảo trì thiết bị văn phòng (máy in, máy tính, điều hòa...) khi có hỏng hóc.
3. Phối hợp tổ chức các sự kiện nội bộ, liên hoan, sinh nhật cho thành viên trong phòng.
+ Trách nhiệm 4: Hỗ trợ Nhập liệu & Báo cáo hệ thống
1. Hỗ trợ nhập liệu các thông tin cơ bản lên hệ thống ERP hoặc phần mềm quản lý nội bộ theo phân công.
2. Tổng hợp số liệu từ các tổ/nhóm để lập báo cáo hoạt động tuần/tháng/năm trình Trưởng bộ phận.
3. Thực hiện các công việc hỗ trợ khác theo yêu cầu đột xuất của cấp quản lý trực tiếp.
-
Tiếng Trung giao tiếp 4 kĩ năng: nghe, nói, đọc, viết thành thạo từ HSK4 trở lên
- Học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp, Cao đẳng hoặc Đại học các chuyên ngành Quản trị Văn phòng, Hành chính, Quản trị Kinh doanh, Ngoại ngữ hoặc các ngành liên quan.
- Kinh nghiệm: Dưới 1 năm (chấp nhận sinh viên mới ra trường nhanh nhẹn) đến 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
- Kiến thức & Kỹ năng chuyên môn:
1. Kỹ năng Tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint) thành thạo là bắt buộc. Biết sử dụng hệ thống ERP/HRM là một lợi thế.
2. Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính chuẩn thể thức.
- Kỹ năng giao tiếp, truyền đạt thông tin rõ ràng, rành mạch.