1.Xây dựng & chuẩn hóa quy trình
Phối hợp với các phòng ban/chi nhánh để khảo sát quy trình làm việc thực tế, phân tích điểm chưa thống nhất, điểm nghẽn trong quy trình hiện tại.
Soạn thảo mới, điều chỉnh, cập nhật các quy trình - hướng dẫn công việc - biểu mẫu chuẩn theo yêu cầu
quản lý chất lượng nội bộ.
Đảm bảo quy trình được trình bày logic, dễ hiểu, dễ áp dụng và phù hợp với đặc thù hoạt động của công ty.
Thiết lập mã hóa, lưu trữ và kiểm soát phiên bản các quy trình - biểu mẫu trên hệ thống nội bộ.
Phối hợp với nhóm IT thực hiện số hóa quy trình, thực hiện tự động hóa quy trình làm việc qua hệ thống.
2. Triển khai và đánh giá
Phối hợp với các bộ phận /chi nhánh để triển khai quy trình mới,
Đào tạo và hướng dẫn cách áp dụng trong thực tế.
Thu thập phản hồi từ các đơn vị, đề xuất cải tiến quy trình khi phát sinh bất cập hoặc thay đổi hoạt động.
3. Giám sát & Kiểm soát tuân thủ quy trình
Theo dõi việc thực hiện quy trình tại các phòng ban/chi nhánh, đảm bảo các bước được áp dụng đúng theo hướng dẫn.
Phối hợp với các Cấp quản lý trong việc kiểm tra định kỳ, đánh giá mức độ tuân thủ và hiệu quả áp dụng.
Ghi nhận, tổng hợp sai lệch (nếu có), phối hợp đề xuất giải pháp điều chỉnh hoặc cập nhật quy trình.
4. Quản lý tài liệu & Hệ thống quy trình
Quản lý kho quy trình, biểu mẫu, hướng dẫn trên hệ thống nội bộ (SharePoint/Drive/CRM)
Đảm bảo tất cả các tài liệu có phiên bản kiểm soát, lịch sử cập nhật rõ ràng, và phân quyền truy cập phù hợp.
Hỗ trợ người dùng tìm kiếm, tải xuống, và sử dụng tài liệu đúng mục đích.
5. Phân tích & Cải tiến liên tục (Continuous Improvement)
Thu thập dữ liệu vận hành, đo lường KPI của quy trình (thời gian xử lý, tỉ lệ lỗi, mức độ hài lòng người dùng...).
Đề xuất các cải tiến nhằm giảm lãng phí, tăng hiệu suất và chuẩn bị cho tự động hóa.
Hỗ trợ đánh giá tác động khi có thay đổi về cơ cấu, chính sách hoặc hệ thống đối với các quy trình hiện hữu.
6. Báo cáo định kỳ: Tổng hợp tiến độ xây dựng - cập nhật - đào tạo quy trình, gửi Quản lý và BGĐ hàng tháng/quý theo quy định
Trình độ: Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị, Kinh tế, Nhân sự, Quản lý chất lượng /
Quản lý công nghiệpHiểu cấu trúc và nguyên tắc xây dựng quy trình (flow, đầu vào - đầu ra, điểm kiểm soát, biểu mẫu minh chứng).
Nắm chu trình PDCA (Plan - Do - Check - Act), 5W1H, dùng trong cải tiến quy trình.
Có kiến thức cơ bản về: Quản lý chất lượng (ISO 9001) hoặc tương đương; Thiết kế sơ đồ quy trình (Process Mapping, Flowchart);
Tư duy hệ thống (System thinking) - hiểu quy trình này ảnh hưởng tới quy trình khác như thế nào.
Có kinh nghiệm với công cụ workflow hoặc ERP/CRM nội bộ là điểm cộng lớn (vd: Notion, CRM,...)
Kinh nghiệm:
Có kinh nghiệm viết hoặc quản lý quy trình, tài liệu ISO.
Có hiểu biết về hoạt động quản trị trong lĩnh vực giáo dục, đào tạo là một lợi thế.
Phẩm chất:
Tư duy hệ thống, khả năng quan sát và tổng hợp tốt.
Kiên nhẫn, cẩn trọng, tinh thần cầu thị và hợp tác.