Mô tả Công việc
1. Tiếp nhận & xử lý đơn hàng
Nhận đơn hàng từ các hệ thống MT (siêu thị như Coop, BigC, Winmart...).
Kiểm tra tính hợp lệ của đơn hàng: mã hàng, số lượng, giá bán, CTKM, điều khoản giao hàng.
Nhập liệu và tạo đơn trên hệ thống nội bộ.
Xác nhận đơn hàng với bộ phận Sales nếu có sai lệch.
2. Kiểm tra tồn kho &
điều phối hàng hóaKiểm tra tồn kho thực tế và tồn kho khả dụng
Phối hợp với kho để giữ hàng cho các đơn MT.
Ưu tiên phân bổ hàng cho các khách hàng chiến lược hoặc đơn hàng gấp.
Đề xuất phương án xử lý khi thiếu hàng
3. Theo dõi giao hàng & tiến độ thực hiện đơn
Lên kế hoạch giao hàng theo timeline yêu cầu của từng hệ thống MT.
Phối hợp với bộ phận Logistics để sắp xếp xe và lịch giao.
Theo dõi trạng thái đơn hàng: đã xuất kho, đang giao, đã nhận.
Đảm bảo giao hàng đúng giờ và đủ số lượng
4. Xử lý sự cố & phát sinh đơn hàng
Tiếp nhận và xử lý các vấn đề: giao thiếu, giao sai, từ chối nhận hàng.
Làm việc với kho, vận chuyển và khách hàng để xử lý nhanh các lỗi phát sinh.
Thực hiện quy trình đổi/trả hàng theo quy định của từng hệ thống MT.
Theo dõi và cập nhật kết quả xử lý đến các bên liên quan.
5. Đối soát & chứng từ
Kiểm tra, lưu trữ chứng từ: đơn hàng, phiếu xuất kho, biên bản
giao nhậnĐối soát số liệu giao hàng với kho và kế toán.
Theo dõi tình trạng hóa đơn, đảm bảo xuất hóa đơn đúng - đủ - kịp thời.
Hỗ trợ xử lý các vấn đề liên quan đến công nợ (nếu có).
6. Báo cáo &
quản lý dữ liệuCập nhật dữ liệu đơn hàng hàng ngày trên hệ thống.
Lập báo cáo: tình trạng đơn hàng, tỷ lệ giao hàng đúng hạn, tỷ lệ thiếu hàng.
Theo dõi doanh số theo từng khách hàng MT.
Phân tích nguyên nhân lỗi đơn hàng và đề xuất cải tiến quy trình.
7. Phối hợp nội bộ & cải tiến quy trình
Phối hợp chặt chẽ với Sales MT, Kho, Logistics, Kế toán.
Đảm bảo thông tin đơn hàng xuyên suốt giữa các bộ phận.
Đề xuất cải tiến quy trình xử lý đơn hàng để giảm sai sót và tăng hiệu suất.
Tham gia triển khai các dự án liên quan đến hệ thống bán hàng