Nhân Viên Xuất Nhập Khẩu

Phụ trách thực hiện việc mua hàng
- Đặt mua hàng (nguyên liệu, bao bì nước ngoài) dựa trên yêu cầu của TBP/ Người lên kế hoạch
- Khi có hợp đồng kiểm tra tính chính xác: giá cả, số lượng quy cách đóng gói, payment term, trade term, cảng đi-đến, thông tin tài khoản ngân hàng của người bán; trình BGĐ/TBP ký duyệt; và lưu file cứng - mềm vào hồ sơ
- Tạo PO trên NAV và theo dõi hàng về theo từng bước
Làm việc với nhà cung cấp nước ngoài về các vấn đề lô hàng
- Hướng dẫn NCC/Nhà sản xuất/Đại lý (Broker) về các yêu cầu nhập hàng (nhãn mác nhập hàng (label mark), chứng từ ship hàng nhập khẩu, chứng từ chất lượng) theo yêu cầu của Hải Quan/ Kiểm dịch Việt Nam nói chung và DOF/MP3/ADF nói riêng
- Yêu cầu BCT nhập khẩu: Hóa đơn, phiếu đóng gói, Vận đơn (đường biển, đường hàng không), Giấy CN xuất xứ, Giấy kiểm nghiệm phân tích (COA), Kiểm dịch thực vật, Chứng nhận phun trùng,..
- Yêu cầu bộ hồ sơ chất lượng: Thông số kỹ thuật (Spec sheet), Non GMO, CN Kosher, CN Halal, Tuyên bố Allergen, Flowchart, Kế hoạch BRC/ HACCP,..
- Khi có chứng từ nháp/ chứng từ proforma NCC gửi để kiểm duyệt: Khai báo, kiểm tra tính hơp lệ bộ chứng từ nhập khẩu và xác nhận với NCC để tiến hành ra bộ chứng từ chính thức. (Nếu sai phải đề nghị chỉnh lại ngay)
Theo dõi tiến độ giao hàng của hàng nhập khẩu.
- Cập nhật hàng ngày Import plan (DOF/MP3/ADF), import payment list, import shipments on process, pricing list,
(Tiến trình từng lô hàng - đã book/ đã load/ ETD ETA/ thông tin invoice/ BL/ số cont/ hàng đã cập cảng/ khai hàng/ hàng về kho ngày nào)
Làm việc với hãng tàu/ đại lý hãng tàu
Kiểm tra BL, cảng đến, số lượng hàng với hãng tàu/ đại lý forwarder, xác nhận BL, thông báo hàng đến, báo cho BP XNK, lấy EDO
Làm và báo cáo hàng tuần đối với hàng NK cho BGĐ, TBP, và các BP liên quan (XNK, kho, kế toán, nhân sự)
+ Import plan
+ Import payment list
+ Import shipments on process
+ Pricing list
+ Đánh giá khả năng bán hàng và chất lượng nguyên liệu (phối hợp với QC/ QA)
+ Làm và gửi file báo cáo họp vòng tròn
Làm thanh toán cho các lô hàng nhập khẩu
- Làm đề nghị thanh toán trên hệ thống NAV
- Kiểm tra kỹ chứng từ thanh toán: INV, PKL, BL, hợp đồng, thông báo hàng đến, thông tin ngân hàng
- Làm việc với ngân hàng khi được yêu cầu giải trình các BCT thanh toán hay có yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung
- Chịu trách nhiệm lấy được CT gốc tại ngân hàng (nếu lô hàng đó có BCT qua ngân hàng theo term CAD/ DP/ DA/ LC,.)
Trách nhiệm sau khi hàng về kho
- Hỗ trợ get Warehouse receipt (note số cont, số tờ khai, loại hình), gửi packing list hàng về kho, báo kho số WRC
- Gửi COA, spec, các hồ sơ chất lượng kèm theo của lô hàng về cho QA/ QC/ ISO kiểm hàng
- Hạch toán: Thu thập Cung cấp chứng từ nhập kho + TKHQ giao kế toán sau khi hoàn thành nhập hàng.
- Trao đổi với NCC khi có phát sinh khác liên quan hàng nhập.
- Làm form khiếu nại và khiếu nại đến NCC/ NSX/ Broker khi chất lượng hàng hóa về kho không đạt yêu cầu, theo dõi khiếu nại và phát hành Debit note
Đánh giá Nhà cung cấp/ Nhà sản xuất/ Đại lý bán hàng
- Làm việc với NCC lấy các chứng từ cần thiết theo yêu cầu. Như update Spec sheet, Non GMO, CN Kosher, CN Halal, Tuyên bố Allergen, Flowchart, Kế hoạch BRC/ HACCP khi đến hạn
- Đánh giá NCC theo các tiêu chuẩn:
+ Làm bảng Danh sách NCC/ NSX được phê duyệt
+ Làm bảng đánh giá & tái đánh giá NCC
+ Phiếu kiểm tra VSATTP từ NCC được xác nhận
+ Phiếu cam kếu của NCC được xác nhận
+ Làm truy xuất nguốn gốc nguyên liệu
Các công việc khác được BGĐ và TBP giao:
- Các báo cáo, công việc khác được giao
- Hỗ trợ tiếp khách đến nhà máy tham quan: Nhà cung cấp/ Nhà sản xuất/ Khách hàng theo yêu cầu
- Thuyết trình, plant tour giới thiệu công ty, nhà máy