[NOVOTEL PHU QUOC RESORT] People and Culture Officer / Human Resource Officer - Nhân viên nhân sự

1. Hành Chính & Thủ Tục Nhân Sự / HR Administration & Procedures
Nhận việc / Onboarding: Làm thủ tục nhận việc cho nhân viên và thực tập sinh.
Handle onboarding procedures for employees and trainees.
Trình ký / Approvals: Trình ký và theo dõi quá trình trình ký hồ sơ, văn bản lên Ban Giám đốc; quản lý hệ thống lưu trữ sau ký.
Submit documents for approval, track the signing process with the Board of Directors, and maintain the archive system.
Thông báo / Announcements: Soạn thảo và ban hành các thông báo nội bộ theo yêu cầu từ cấp trên.
Draft and issue internal announcements as requested by superiors.
Hậu cần / Logistics: Mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm và chuyển phát thư từ.
Purchase, distribute office supplies, and handle incoming/outgoing mail.
Thanh toán / Payments: Tạo yêu cầu mua sắm (PR), làm thủ tục quyết toán với Kế toán.
Create Purchase Requests (PR) and process expense settlements with the Finance team.
Khai báo / Registration: Đăng ký tạm trú cho nhân viên và thực tập sinh với Công an Phú Quốc.
Register temporary residence for employees and trainees with Phu Quoc Police.
2. Quản Lý Ký Túc Xá / Heartist House Management
Xếp phòng / Room Allocation: Sắp xếp giường, chuẩn bị phòng sạch đón nhân viên và thực tập sinh.
Allocate beds and prepare clean rooms for arriving employees and trainees.
Dữ liệu / Occupancy Data: Quản lý danh sách check-in/out; báo cáo công suất phòng hàng tháng.
Manage check-in/out records and generate monthly room occupancy reports.
Bảo trì / Maintenance: Kiểm tra thiết bị, gọi Kỹ thuật sửa chữa kịp thời.
Inspect facilities and coordinate with the Engineering team for timely repairs.
Vệ sinh / Housekeeping: Giám sát tạp vụ duy trì sạch sẽ không gian chung.
Supervise cleaners to maintain cleanliness in common areas.
Nội quy / Regulations: Phổ biến, kiểm tra và xử lý vi phạm kỷ luật ký túc xá.
Communicate, enforce house rules, and handle disciplinary violations.
Đồ dùng / Inventory: Cấp phát và quản lý chìa khóa, đồ vải (chăn, ga, gối).
Issue and manage inventory of keys and linen (blankets, sheets, pillows).
3. Đời Sống & Hỗ Trợ / Employee Welfare & Support
Gắn kết / Engagement: Phối hợp tổ chức hoạt động thể thao, giải trí tại ký túc xá.
Coordinate sports and recreational activities at the dormitory.
Y tế / Medical: Hỗ trợ xử lý các ca đau ốm, sự cố khẩn cấp của nhân sự.
Assist in handling medical cases and emergencies for staff.
An toàn / Safety: Đảm bảo an ninh và hệ thống PCCC vận hành tốt.
Ensure security and proper operation of fire safety systems.
Khác / Others: Họp giao ban và làm việc phát sinh theo phân công của Quản lý.
Attend briefings and perform other duties assigned by the Management.