VAI TRÒ
Đảm bảo toàn bộ hệ thống vận hành văn phòng hoạt động trơn tru, tối ưu và chuyên nghiệp dựa trên nền tảng quy trình chuẩn hóa và công nghệ tự động. Đồng thời, đóng vai trò là cánh tay nối dài của HRD và BOD để hiện thực hóa các chương trình truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp vào thực tế.
Tỷ trọng công việc:
75% Vận hành &
Quản lý Văn phòng25% Truyền thông nội bộ & Sự kiện.
Office Management (75%)
Xây dựng và Chuẩn hóa quy trình: Thiết lập, tối ưu và ban hành các quy trình vận hành văn phòng (Quản lý tài sản, cấp phát công cụ dụng cụ, mua sắm hành chính, quản lý chi phí/pantry...). Định hướng "giải quyết mọi vấn đề phát sinh bằng quy trình thay vì xử lý sự vụ".
Quản trị Tech-driven & Automation:
Chủ động ứng dụng các công cụ Low-code/No-code để tự động hóa các luồng phê duyệt, báo cáo chi phí và quản trị hành chính.
Tự giải quyết các bài toán tối ưu năng suất cá nhân/đội nhóm bằng công nghệ, không phụ thuộc hoàn toàn vào bộ phận IT.
Quản lý ngân sách & Nhà cung cấp: Lập kế hoạch, tối ưu chi phí hành chính hàng tháng/quý. Quản lý, đánh giá và đàm phán với các nhà cung cấp dịch vụ để đảm bảo quyền lợi tốt nhất cho công ty.
Risk & Facilities Management: Giám sát không gian làm việc, an ninh, an toàn lao động. Xử lý các tình huống khẩn cấp hoặc sự cố vận hành tại văn phòng một cách chủ động và quyết đoán
Internal Communication (25%)
Thực thi chương trình (Execution): Tiếp nhận định hướng văn hóa và thông điệp truyền thông từ HRD và BOD để cụ thể hóa thành kế hoạch hành động chi tiết.
Triển khai Event: Trực tiếp điều phối, tổ chức các sự kiện công ty (Happy Hour, Sinh nhật, Teambuilding, Year-End Party) từ khâu lên timeline, quản lý ngân sách, setup hậu cần đến gắn kết nhân sự
Kinh nghiệm: 3 - 5 năm kinh nghiệm tại vị trí Office Manager, Senior Admin hoặc các vị trí
quản lý vận hành tương đương. Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại các công ty Tech, MarTech, eCommerce hoặc môi trường Agency có tốc độ phát triển nhanh.
Tư duy quy trình (Process-Oriented): Có tư duy logic mạnh, năng lực đóng gói công việc thành quy trình bài bản để các phòng ban khác dễ dàng phối hợp.
Năng lực công nghệ (Must-have): Thành thạo hoặc có tư duy ứng dụng tốt các công cụ AI và giải pháp Low-code/Automation để tối ưu hóa năng suất vận hành.
Kỹ năng điều phối & Thực thi: Có khả năng "multitask" quản lý nhiều đầu việc cùng lúc nhưng vẫn đảm bảo độ chính xác cao. Khả năng làm việc độc lập và chịu áp lực tốt.
Kỹ năng bổ trợ: Tư duy thẩm mỹ khá, biết sử dụng các công cụ thiết kế/dựng video cơ bản ở mức độ ứng dụng nhanh (Canva, CapCut) để phục vụ cho các hoạt động truyền thông nội bộ
Môi trường làm việc: Văn hóa chú trọng sự minh bạch, đổi mới và trao quyền.
Chính sách làm việc linh hoạt (Hybrid / Work From Home), đảm bảo cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Môi trường làm việc hạnh phúc & hiện đại. Ghế công thái học 100% nhân viên. Pantry luôn đầy đồ ăn
Tiệc sinh nhật hàng tháng, du lịch nước ngoài. Bàn bi-a, không gian giải trí và văn phòng view tàu điện trên cao cực chill
Cơ hội phát triển: Làm việc trực tiếp với HR Director, tiếp cận các phương pháp
quản trị nhân sự hiện đại theo tiêu chuẩn SHRM, AIHR.
Đãi ngộ: Lương thưởng cạnh tranh, gói bảo hiểm chăm sóc sức khỏe cao cấp và lộ trình thăng tiến nghề nghiệp rõ ràng
Bảo hiểm xã hội, Du lịch hàng năm, Thưởng tháng 13, Thưởng hiệu quả làm việc, Team building