Vị trí tuyển
Phó
Tổng Chủ nhiệm Nhóm kiêm nhiệm Trưởng Ban Kế hoạch - Dự án
Đơn vị
Nhóm
từ thiện Fly To Sky
Cấp vị trí
Cán
bộ quản lý chủ chốt - cấp Tổng; kiêm phụ trách chuyên môn Ban Kế hoạch - Dự
án
Hình thức tham gia
Thành
viên chính thức - Tình nguyện viên dài hạn
Báo cáo trực tiếp
Tổng
Chủ nhiệm Nhóm từ thiện Fly To Sky
Phạm vi công tác
Toàn
hệ thống theo phân công; trọng tâm khu vực miền Nam và các dự án liên quan
Địa bàn ưu tiên
Ứng
viên sinh sống, làm việc tại TP. Hồ Chí Minh; sẵn sàng tham gia thực địa tại
miền Trung, miền Nam
01. MỤC TIÊU VỊ TRÍ
Đóng vai trò
cùng Tổng Chủ nhiệm hoạch định, dẫn dắt, tổ chức và giám sát các hoạt động của
Nhóm trong phạm vi được phân công; đồng thời trực tiếp phụ trách Ban Kế hoạch -
Dự án, bảo đảm các chương trình, dự án và sự kiện cộng đồng của Fly To Sky được
phát triển, triển khai và đánh giá hiệu quả, đúng định hướng, tiến độ, nguồn lực
và ngân sách đã được phê duyệt.
Vị trí đòi hỏi
khả năng chủ động đề xuất sáng kiến mới, duy trì và phát triển các dự án hiện
có; tổ chức thực hiện nhiệm vụ, chương trình và dự án theo chỉ đạo, phân công của
Công ty TNHH Doanh nghiệp xã hội từ thiện và hỗ trợ phát triển cộng đồng Fly To
Sky và Tổng Chủ nhiệm Nhóm.
Cam kết tối thiểu 12 tháng.
02. TRÁCH NHIỆM VÀ NHIỆM VỤ CHÍNH
2.1.
Hoạch định và phát triển chương trình, dự án
• Nghiên cứu nhu cầu cộng đồng, bối cảnh địa
phương và các vấn đề xã hội; chủ động đề xuất ý tưởng, mục tiêu, phương án, mô
hình hoạt động và sáng kiến có khả năng tạo tác động tích cực.
• Chủ trì xây dựng định hướng, kế hoạch hoạt động
năm/quý/tháng và kế hoạch dự án thuộc phạm vi phụ trách; đề xuất thứ tự ưu
tiên, lộ trình phát triển và nhu cầu nguồn lực.
• Trực tiếp phát triển, mở rộng, cải tiến và
duy trì hiệu quả những chương trình, dự án đang triển khai; đánh giá khả năng
nhân rộng hoặc điều chỉnh theo nhu cầu thực tiễn.
• Tiếp nhận, cụ thể hóa và tổ chức thực hiện
các dự án, nhiệm vụ được Công ty và Tổng Chủ nhiệm giao; bảo đảm phối hợp đồng
bộ với định hướng chung của hệ thống.
2.2.
Lập kế hoạch, ngân sách và
quản trị dự án• Xây dựng đề án, kế hoạch tổng thể và kế hoạch
chi tiết: mục tiêu, đối tượng thụ hưởng, nội dung, tiến độ, đầu ra, nhân sự,
ngân sách, nguồn lực, truyền thông và phương án quản trị rủi ro.
• Lập dự toán, danh mục vật tư, kế hoạch mua sắm,
hậu cần, vận chuyển và huy động nguồn lực; phối hợp với bộ phận tài chính, đối
ngoại và các đơn vị liên quan để thực hiện theo quy trình.
• Xác định mốc công việc, giao nhiệm vụ, theo
dõi các chỉ số tiến độ và chất lượng; chủ động cảnh báo rủi ro, đề xuất điều chỉnh
khi có phát sinh.
• Giám sát sử dụng kinh phí, vật tư và nguồn lực
đúng mục đích, tiết kiệm, minh bạch; bảo đảm các khoản chi và thay đổi ngân
sách được phê duyệt theo thẩm quyền.
2.3.
Trực tiếp triển khai, điều phối và tổ chức sự kiện
• Trực tiếp chủ trì hoặc tham gia tổ chức triển
khai dự án, chương trình cộng đồng, chiến dịch, ngày hội, hoạt động thực địa, lễ
khởi động, lễ khánh thành, lễ bàn giao và những sự kiện khác theo phân công.
• Xây dựng kịch bản, lịch trình, sơ đồ vận
hành, phương án đón tiếp, phân luồng, hậu cần, trang thiết bị, nhân sự, an toàn
và ứng phó sự cố phù hợp với quy mô sự kiện.
• Phân công và điều phối các bộ phận liên quan
trước, trong và sau chương trình; theo sát hiện trường, xử lý tình huống phát
sinh và bảo đảm trải nghiệm của người tham gia, đối tác và đối tượng thụ hưởng.
• Chủ trì họp triển khai, họp điều phối, họp
rút kinh nghiệm; tổng kết, bàn giao hồ sơ, hình ảnh, biên bản và các đầu việc
còn tồn đọng sau sự kiện.
2.4.
Quản lý Ban Kế hoạch - Dự án và phối hợp các Chi nhánh
• Điều hành hoạt động của Ban Kế hoạch - Dự án ở
cấp Tổng: xây dựng kế hoạch công tác, phân bổ nhiệm vụ, kiểm tra tiến độ, hướng
dẫn nghiệp vụ và đánh giá kết quả thực hiện.
• Hướng dẫn, điều phối và giám sát về chuyên
môn đối với các bộ phận, đầu mối kế hoạch - dự án và các bộ phận liên quan tại
Chi nhánh trong phạm vi nhiệm vụ, phân cấp hoặc ủy quyền.
• Phối hợp chặt chẽ với Ban Chủ nhiệm Chi nhánh
và các Ban chức năng để thống nhất kế hoạch, nhân lực, tiến độ, quy trình thực
hiện và phương án xử lý vướng mắc; không thay thế thẩm quyền quản lý hành chính
của Chi nhánh khi chưa được giao.
• Xây dựng, chuẩn hóa và cải tiến quy trình, biểu
mẫu, hướng dẫn triển khai và tài liệu quản lý dự án dùng chung trong hệ thống.
2.5.
Tuyển chọn, quản lý và điều phối nhân sự - tình nguyện viên
• Chủ động xác định nhu cầu nhân sự theo dự án,
sự kiện và kế hoạch của Ban; đề xuất cơ cấu, vị trí, tiêu chí lựa chọn và kế hoạch
tuyển chọn phục vụ hoạt động do mình phụ trách.
• Trực tiếp tham gia truyền thông tuyển chọn,
tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn, đánh giá ứng viên; phối hợp với Ban Tổ
chức - Hành chính và đơn vị liên quan để trình phê duyệt, tiếp nhận, bố trí
nhân sự theo quy định.
• Quản lý, phân công, hướng dẫn, hỗ trợ và điều
phối tình nguyện viên dài hạn, ngắn hạn, cộng tác viên và các nhóm tham gia dự
án/sự kiện thuộc phạm vi phụ trách.
• Tổ chức phổ biến nhiệm vụ, nội quy, yêu cầu
an toàn và quy trình làm việc; theo dõi mức độ tham gia, chất lượng thực hiện,
ghi nhận đóng góp, phản hồi và đề xuất khen thưởng hoặc điều chỉnh nhân sự.
• Bảo đảm việc sử dụng và điều phối nhân lực hợp
lý, tôn trọng quyền lợi của tình nguyện viên, chú trọng năng lực, sự phù hợp và
môi trường tham gia an toàn, tích cực.
2.6.
Phối hợp đối tác, huy động nguồn lực và truyền thông dự án
• Phối hợp khảo sát, trao đổi với nhà trường, địa
phương, đơn vị thụ hưởng, đối tác, nhà tài trợ và các bên liên quan để xác định
nhu cầu, thống nhất phương án triển khai và điều kiện bàn giao.
• Phối hợp với bộ phận đối ngoại, truyền thông,
tài chính và hậu cần xây dựng hồ sơ đề xuất, dự toán, nội dung giới thiệu dự
án, nhu cầu tài trợ và kế hoạch tổ chức.
• Bảo đảm thông tin cung cấp cho đối tác, cộng
đồng và bộ phận truyền thông chính xác, nhất quán; các cam kết hợp tác và văn bản
có giá trị pháp lý được chuyển cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt, ký kết.
2.7.
Báo cáo, đánh giá tác động và cải tiến
• Theo dõi chất lượng, hiệu quả, đầu ra và kết
quả của từng dự án; tổ chức khảo sát, thu thập minh chứng, số liệu và phản hồi
từ đối tượng thụ hưởng, tình nguyện viên, đối tác.
• Lập báo cáo tiến độ, báo cáo định kỳ, báo cáo
tổng kết chương trình/sự kiện và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Tổng Chủ nhiệm
hoặc Công ty.
• Đánh giá việc thực hiện mục tiêu, tiến độ,
ngân sách, rủi ro và tác động cộng đồng; rút kinh nghiệm, đề xuất cải tiến mô
hình và kế hoạch cho giai đoạn tiếp theo.
• Quản lý, lưu trữ hồ sơ dự án, quyết định, kế
hoạch, dự toán, biên bản, danh sách nhân sự, minh chứng và tài liệu bàn giao
theo quy định của tổ chức.
03. QUYỀN HẠN TRONG PHẠM VI ĐƯỢC
GIAO
• Đề xuất sáng kiến, dự án mới, phương án phát
triển dự án hiện hữu và kế hoạch tổ chức sự kiện; kiến nghị huy động nhân sự, vật
tư, kinh phí hoặc thay đổi phương án triển khai.
• Chủ trì cuộc họp chuyên môn; giao việc, điều
phối, kiểm tra và đánh giá kết quả của Ban Kế hoạch - Dự án cùng các nhóm nhân
sự tham gia hoạt động thuộc phạm vi được phân công.
• Tham gia tuyển chọn, bố trí, đào tạo và đề xuất
ghi nhận, khen thưởng, điều chỉnh hoặc thay thế nhân sự tham gia dự án theo quy
trình hiện hành.
• Yêu cầu các đầu mối liên quan cung cấp kế hoạch,
báo cáo, dữ liệu và phối hợp cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ; báo cáo, kiến
nghị xử lý các vấn đề vượt thẩm quyền.
• Không tự ý quyết định chi vượt dự toán, tuyển
bổ nhiệm chính thức, ký cam kết/hợp đồng với bên ngoài hoặc nhân danh tổ chức
thực hiện những hoạt động ngoài phạm vi được phân quyền, ủy quyền.
04. YÊU CẦU ĐỐI VỚI ỨNG VIÊN
4.1.
Yêu cầu cốt lõi
• Có tinh thần tự nguyện, trách nhiệm, liêm
chính; đồng thuận với sứ mệnh, giá trị và định hướng hoạt động vì cộng đồng của
Fly To Sky.
• Có tư duy hoạch định, lập kế hoạch và tổ chức
công việc; chủ động nhận diện vấn đề, đề xuất giải pháp và theo sát tiến độ đến
khi hoàn thành.
• Có khả năng điều phối đa đầu mối, quản lý
nhóm, giao việc, phối hợp với Chi nhánh, tình nguyện viên, đối tác và các bộ phận
liên quan.
• Có kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, xử lý
tình huống, tổng hợp thông tin, xây dựng dự toán và báo cáo công việc rõ ràng.
• Sử dụng tốt Google Workspace hoặc Microsoft
Office và các công cụ quản lý nhiệm vụ, lưu trữ tài liệu trực tuyến.
• Có thời gian tham gia ổn định theo kế hoạch
đã thống nhất; sẵn sàng di chuyển, tham gia hoạt động thực địa, sự kiện vào thời
điểm cần thiết.
4.2.
Yếu tố ưu tiên
• Đã từng điều phối nhóm, dự án cộng đồng, hoạt
động tình nguyện, sự kiện, chương trình CSR hoặc công việc
quản lý vận hành có
tính chất tương tự.
• Có kinh nghiệm tuyển chọn, hướng dẫn và quản
lý tình nguyện viên; quản trị ngân sách, hậu cần hoặc triển khai công việc tại
nhiều địa bàn.
• Đang sinh sống, học tập hoặc làm việc tại TP.
Hồ Chí Minh; có khả năng đi thực địa tại các tỉnh miền Trung và miền Nam.
05. TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC
HIỆN
• Chất lượng kế hoạch và năng lực chủ động đề
xuất, duy trì, phát triển các chương trình, dự án có tính khả thi, phù hợp định
hướng.
• Tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ theo mốc tiến độ,
yêu cầu chất lượng và dự toán đã được duyệt; năng lực kiểm soát rủi ro, giải
quyết phát sinh.
• Hiệu quả tổ chức sự kiện, quản lý các đầu mối
tại Chi nhánh và phối hợp liên Ban; mức độ hài lòng, phản hồi của các bên liên
quan.
• Hiệu quả tuyển chọn, bố trí, hỗ trợ, điều phối
tình nguyện viên ngắn hạn và dài hạn; chất lượng vận hành đội ngũ.
• Độ đầy đủ, chính xác, đúng hạn của báo cáo, dữ
liệu, hồ sơ và mức độ cải tiến sau triển khai.
Các chỉ tiêu định lượng cụ thể
được thống nhất theo kế hoạch công tác, quy mô từng dự án và nhiệm vụ được
giao; không mặc nhiên áp dụng một mức chỉ tiêu cố định cho mọi chương trình.
06. QUYỀN LỢI VÀ CƠ HỘI PHÁT TRIỂN
6.1.
Cơ hội phát triển năng lực và mở rộng kết nối
• Được tham gia xây dựng định hướng, đóng góp ý
kiến quản lý và chủ động đề xuất, phát triển các sáng kiến, chương trình, dự án
cộng đồng trong phạm vi được giao và phê duyệt.
• Có cơ hội trực tiếp dẫn dắt đội ngũ, quản lý
dự án, tổ chức sự kiện và phối hợp liên Ban, liên Chi nhánh; tích lũy kinh nghiệm
thực tiễn trong quản trị và phát triển tổ chức.
• Được tạo điều kiện tham gia hướng dẫn, đào tạo,
tập huấn hoặc chia sẻ chuyên môn phù hợp với nhu cầu công việc và kế hoạch của
tổ chức; phát triển kỹ năng lãnh đạo, quản lý dự án, điều phối nhân sự và đánh
giá tác động.
• Có cơ hội kết nối, học hỏi, phối hợp với tình
nguyện viên, chuyên gia, doanh nghiệp, trường học, cơ quan và các đối tác đồng
hành trong các chương trình của Fly To Sky.
6.2.
Ghi nhận đóng góp và hỗ trợ hoạt động
• Được ghi nhận, đánh giá kết quả cống hiến; được
xem xét xác nhận quá trình tham gia, cấp giấy chứng nhận hoặc đề xuất khen thưởng,
giới thiệu các hình thức ghi nhận phù hợp khi đáp ứng điều kiện, tiêu chí của tổ
chức.
• Được cung cấp thông tin, tài liệu, biểu mẫu,
công cụ làm việc và quyền tiếp cận những nguồn lực cần thiết trong phạm vi nhiệm
vụ và phân quyền đã được phê duyệt.
• Được xem xét hỗ
trợ chi phí hợp lý phục vụ công tác, triển khai dự án và hoạt động thực địa
(như di chuyển, lưu trú, ăn uống, vật tư, trang thiết bị) theo dự toán, chính
sách và mức phê duyệt áp dụng cho từng chương trình; không mặc nhiên là khoản hỗ
trợ cố định.
• Được tham gia
các hoạt động giao lưu, kết nối, sinh hoạt và phát triển đội ngũ của Fly To Sky
theo kế hoạch; có thể thống nhất lịch tham gia linh hoạt trên cơ sở đáp ứng tiến
độ, trách nhiệm quản lý và các hoạt động cần có mặt trực tiếp.
07. NGUYÊN TẮC THAM GIA
• Vị trí thuộc cơ cấu
cán bộ quản lý chủ chốt
theo hình thức thành viên chính thức/tình nguyện viên dài hạn; không mặc nhiên
là vị trí lao động hưởng lương hoặc phát sinh chế độ lương, phụ cấp định kỳ.
• Quyền lợi, mức
hỗ trợ và cách thức ghi nhận cụ thể (nếu có) được thực hiện theo quy chế hiện
hành, nguồn lực thực tế và quyết định hoặc thỏa thuận được cấp có thẩm quyền
phê duyệt.
Email [protected info]
Xem mô tả công việc, yêu cầu và cách thức ứng tuyển: protectedinfo/3V0dFwv