II. MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Quản lý hành chính - nhân sự
Quản lý văn phòng FC: Điện, nước, internet, vệ sinh, bảo trì, bảo vệ
Quản lý đội ngũ Admin, bảo vệ, an ninh, nhân viên vệ sinh, bảo trì
Lập kế hoạch phân công công việc
Xây dựng môi trường làm việc an toàn, kỷ luật, tuân thủ quy trình, quy định
Theo dõi và quản lý ngân sách admin
Giám sát thực hiện tiêu chuẩn 5S
Tiếp nhận, hướng dẫn và đào tạo nhân viên mới
Phối hợp với phòng HCNS tiếp nhận nhân viên mới
Xây dựng quy trình và các chương trình đào tạo nội bộ cho
nhân viên vận hànhĐào tạo các quy trình vận hành, an ninh, PCCC, SOP
Theo dõi hiệu quả đào tạo, đánh giá kỹ năng
Quản lý Nguyên Vật Liệu (NVL)
Kiểm tra đơn hàng đặt NVL từ admin ở các FC xem có đúng quy định không, có phù hợp với nhu cầu sử dụng của các FC trước khi trình duyệt
Giám sát việc nhận NVL đảm bảo đúng quy trình, đánh giá chất lượng NVL nhận vào, và gửi ý kiến đến các phòng ban liên quan
Phối hợp với các giám sát FC để đưa ra dự báo đặt hàng nếu có nhu cầu tăng đột biến
Theo dõi tồn kho NVL, tổ chức kiểm kê NVL hàng tuần/tháng/quý cùng admin tại FC. Gửi báo cáo NVL đến trưởng bộ phận và các phòng ban liên quan
Kiểm soát hao hụt, tối ưu chi phí
Quản lý công cụ dụng cụ (CCDC), thiết bị, VPP
Kiểm tra đơn hàng đặt CCDC, thiết bị, VPP từ admin ở các FC xem có đúng quy định và có phù hợp với nhu cầu sử dụng của các FC trước khi trình duyệt
Cấp phát, thu hồi theo quy định
Tổ chức kiểm kê tháng/quý với các phòng ban liên quan
Quản lý tài sản:
Lập danh mục tài sản tại FC
Theo dõi, cập nhật giá trị, tình trạng, vị trí sử dụng
Lên kế hoạch bảo trì, sửa chữa, thay thế tài sản
Tổ chức kiểm kê tháng/quý với các phòng ban liên quan
Đề xuất thanh lý tài sản hết hạn, hư hỏng hoặc không còn sử dụng
Quản lý an ninh
Xây dựng và triển khai quy định an ninh (ra/vào áo đồng phục...)
Giám sát hệ thống camera, bảo vệ, PCCC
Xử lý sự cố an ninh & lập báo cáo
Xử lý các tình huống khẩn cấp như gây rối, tranh chấp, đột nhập, tai nạn.
Lập biên bản ghi nhận sự việc và báo cáo lên cấp trên hoặc cơ quan chức năng (công an địa phương).
Phối hợp với quản lý kho nhắc nhở hoặc xử lý các trường hợp vi phạm nội quy
Báo cáo và cải tiến
Báo cáo định kỳ: chi phí admin, tồn kho, tình trạng tài sản, hiệu suất nhân sự, kết quả đào tạo, 5S
Phân tích và đề xuất cải tiến quy trình
Chuẩn hóa SOP cho nhân sự vận hành, quản lý tài sản, đào tạo và 5S
III. YÊU CẦU CÔNG VIỆC:
Phụ trách 3 FC: Địa điểm làm việc chính FC Tân Bình. Giám sát qua Camera FC An Phú Đông và Long Biên
Yêu cầu: Sắp xếp linh hoạt để có thể di chuyển giữa FC Tân Bình và FC An Phú Đông
IV. YÊU CẦU CHUYÊN MÔN
Trình độ:
Kinh nghiệm: Có 2-3 năm kinh nghiệm
quản lý nhân sự & tài sản, triển khai 5S và đào tạo nhân viên
Kỹ năng:
Kỹ năng lãnh đạo, đào tạo & đánh giá nhân viên
Kỹ năng kiểm kê và quản lý tài sản
Kỹ năng lập chương trình đào tạo & đánh giá hiệu quả
Kỹ năng triển khai 5S và cải tiến môi trường làm việc
Tính cách: Trung thực, ý thức kỷ luật, tinh thần trách nhiệm cao, chủ động xử lý vấn đề nhanh nhạy