[Phenikaa Uni] Nhân viên Văn thư lưu trữ
trường đại học phenikaa
Địa điểm làm việc: Hà Nội
Hết hạn: 20/10/2024
- Chi tiết công việc
- Giới thiệu công ty
Thu nhập: Cạnh tranh
Loại hình: Toàn thời gian
Chức vụ: Nhân viên
Kinh nghiệm: 1 năm
Mô tả công việc
Mô tả Công việc
Quản lý văn bản đi, văn bản đến, văn bản ban hành nội bộ
Quản lý rà soát thể thức, cho số, phô tô nhân bản và ban hành các văn bản đi.
Tạo bản sao điện từ trên tài khoản Google Drive của Văn thư trường giúp tìm kiếm phân loại nhanh chóng các văn bản.
Quản lý việc phát hành/ phân phối/ trình phê duyệt / cho số văn bản nội bộ theo quy trình quản lý văn bản nội bộ tại các bước do Văn thư Trường xử lý.
Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu về văn bản, hòm thư điện tử văn thư
Cập nhật toàn bộ sổ văn thư văn bản đi/ đến/nội bộ Phân công cho văn thư Trường Quản lý
Tạo bản sao điện từ trên tài khoản Google Drive của Văn thư trường giúp tìm kiếm phân loại nhanh chóng các văn bản
Quản lý hộp thư điện tử của Văn thư trường thông qua việc phân loại, xử lý và chuyển tiếp cho các cấp lãnh đạo các văn bản gửi qua hộp thư nhà trường
Tạo bản sao PDF và lưu giữ hệ thống trên tài khoản Google Drive của Văn thư trường đối với mỗi văn bản quản lý và cần lưu trữ
Tìm kiếm, Phân phối các bản PDF các văn bản lưu giữ trên Google Drive cho các đối tượng cần sử dụng theo phê duyệt của cấp có thẩm quyền
Quản lý, sử dụng con dấu của trường và các loại con dấu khác được giao
Bảo quản, cất giữ, đóng dấu các con dấu được giao cho Văn thư theo quy định.
Quản lý việc đóng dấu văn bản thông qua việc lập và ghi nhận nội dung, lý do đóng dấu trên sổ đăng ký đóng dấu
Quản lý và thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ (điện tử) tại Trường
Tổ chức thu thập, phân loại các văn bản thuộc quyền quản lý thành các hồ sơ tài liệu sắp xếp theo thời gian, số văn bản và loại văn bản theo thông lệ.
Tổ chức thu thập, phân loại các văn bản thuộc quyền quản lý thành các hồ sơ đặc thù theo phân công của lãnh đạo Phòng như hồ sơ dự án, hồ sơ hội đồng quản trị, hồ sơ liên quan đến nhân sự.
Chỉnh lý, sắp xếp, biên mục văn bản, hồ sơ trong năm vào hồ sơ lưu trữ Trưởng vào cuối năm
Quản lý lưu trữ các file PDF văn bản trên Google Drive của Văn thư theo năm, theo loại văn bản và theo số phục vụ công tác lưu trữ điện tử
Quản lý, thanh toán việc cung cấp thẻ điện thoại cho cán bộ lãnh đạo, dịch vụ chuyển phát nhanh;
Làm việc với nhà cung cấp, kế toán nhằm đảm bảo theo quy định và giá cả hợp lý việc mua bán, lấy hóa đơn và thanh toán các thẻ điện thoại phát cho cán bộ
Làm việc với các cán bộ lãnh đạo trong trường liên quan đến việc đăng ký, thông báo và ký nhận thẻ điện thoại
Xác nhận và quản lý CSDL văn bằng tốt nghiệp của sinh viên
Tiếp nhận, quản lý danh sách phôi bằng và sổ gốc văn bằng tốt nghiệp của các sinh viên qua các năm.
Phát bằng cho các sinh viên đã tốt nghiệp nhưng chưa tiến hành thủ tục nhận bằng theo quy định
Xác nhận với các sinh viên đã tốt nghiệp và đi làm về tính chính xác của thông tin liên quan đến bằng tốt nghiệp
Tổng hợp lịch công tác tuần và điều phối phòng họp chung
Thu thập từ các phòng ban lịch công tác tuần trên hòm thư Văn thư.
Tổng hợp, bố trí, sắp xếp lịch phù hợp toàn trường dựa trên lịch công tác của các đơn vị.
Trình ký và ban hành lịch công tác tuần cho các đơn vị
Thực hiện các công việc khác do Tổng Giám đốc hoặc Hiệu trưởng hoặc Trưởng phòng phân công.
Quản lý văn bản đi, văn bản đến, văn bản ban hành nội bộ
Quản lý rà soát thể thức, cho số, phô tô nhân bản và ban hành các văn bản đi.
Tạo bản sao điện từ trên tài khoản Google Drive của Văn thư trường giúp tìm kiếm phân loại nhanh chóng các văn bản.
Quản lý việc phát hành/ phân phối/ trình phê duyệt / cho số văn bản nội bộ theo quy trình quản lý văn bản nội bộ tại các bước do Văn thư Trường xử lý.
Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu về văn bản, hòm thư điện tử văn thư
Cập nhật toàn bộ sổ văn thư văn bản đi/ đến/nội bộ Phân công cho văn thư Trường Quản lý
Tạo bản sao điện từ trên tài khoản Google Drive của Văn thư trường giúp tìm kiếm phân loại nhanh chóng các văn bản
Quản lý hộp thư điện tử của Văn thư trường thông qua việc phân loại, xử lý và chuyển tiếp cho các cấp lãnh đạo các văn bản gửi qua hộp thư nhà trường
Tạo bản sao PDF và lưu giữ hệ thống trên tài khoản Google Drive của Văn thư trường đối với mỗi văn bản quản lý và cần lưu trữ
Tìm kiếm, Phân phối các bản PDF các văn bản lưu giữ trên Google Drive cho các đối tượng cần sử dụng theo phê duyệt của cấp có thẩm quyền
Quản lý, sử dụng con dấu của trường và các loại con dấu khác được giao
Bảo quản, cất giữ, đóng dấu các con dấu được giao cho Văn thư theo quy định.
Quản lý việc đóng dấu văn bản thông qua việc lập và ghi nhận nội dung, lý do đóng dấu trên sổ đăng ký đóng dấu
Quản lý và thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ (điện tử) tại Trường
Tổ chức thu thập, phân loại các văn bản thuộc quyền quản lý thành các hồ sơ tài liệu sắp xếp theo thời gian, số văn bản và loại văn bản theo thông lệ.
Tổ chức thu thập, phân loại các văn bản thuộc quyền quản lý thành các hồ sơ đặc thù theo phân công của lãnh đạo Phòng như hồ sơ dự án, hồ sơ hội đồng quản trị, hồ sơ liên quan đến nhân sự.
Chỉnh lý, sắp xếp, biên mục văn bản, hồ sơ trong năm vào hồ sơ lưu trữ Trưởng vào cuối năm
Quản lý lưu trữ các file PDF văn bản trên Google Drive của Văn thư theo năm, theo loại văn bản và theo số phục vụ công tác lưu trữ điện tử
Quản lý, thanh toán việc cung cấp thẻ điện thoại cho cán bộ lãnh đạo, dịch vụ chuyển phát nhanh;
Làm việc với nhà cung cấp, kế toán nhằm đảm bảo theo quy định và giá cả hợp lý việc mua bán, lấy hóa đơn và thanh toán các thẻ điện thoại phát cho cán bộ
Làm việc với các cán bộ lãnh đạo trong trường liên quan đến việc đăng ký, thông báo và ký nhận thẻ điện thoại
Xác nhận và quản lý CSDL văn bằng tốt nghiệp của sinh viên
Tiếp nhận, quản lý danh sách phôi bằng và sổ gốc văn bằng tốt nghiệp của các sinh viên qua các năm.
Phát bằng cho các sinh viên đã tốt nghiệp nhưng chưa tiến hành thủ tục nhận bằng theo quy định
Xác nhận với các sinh viên đã tốt nghiệp và đi làm về tính chính xác của thông tin liên quan đến bằng tốt nghiệp
Tổng hợp lịch công tác tuần và điều phối phòng họp chung
Thu thập từ các phòng ban lịch công tác tuần trên hòm thư Văn thư.
Tổng hợp, bố trí, sắp xếp lịch phù hợp toàn trường dựa trên lịch công tác của các đơn vị.
Trình ký và ban hành lịch công tác tuần cho các đơn vị
Thực hiện các công việc khác do Tổng Giám đốc hoặc Hiệu trưởng hoặc Trưởng phòng phân công.
Quản lý văn bản đi, văn bản đến, văn bản ban hành nội bộ
Quản lý rà soát thể thức, cho số, phô tô nhân bản và ban hành các văn bản đi.
Tạo bản sao điện từ trên tài khoản Google Drive của Văn thư trường giúp tìm kiếm phân loại nhanh chóng các văn bản.
Quản lý việc phát hành/ phân phối/ trình phê duyệt / cho số văn bản nội bộ theo quy trình quản lý văn bản nội bộ tại các bước do Văn thư Trường xử lý.
Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu về văn bản, hòm thư điện tử văn thư
Cập nhật toàn bộ sổ văn thư văn bản đi/ đến/nội bộ Phân công cho văn thư Trường Quản lý
Tạo bản sao điện từ trên tài khoản Google Drive của Văn thư trường giúp tìm kiếm phân loại nhanh chóng các văn bản
Quản lý hộp thư điện tử của Văn thư trường thông qua việc phân loại, xử lý và chuyển tiếp cho các cấp lãnh đạo các văn bản gửi qua hộp thư nhà trường
Tạo bản sao PDF và lưu giữ hệ thống trên tài khoản Google Drive của Văn thư trường đối với mỗi văn bản quản lý và cần lưu trữ
Tìm kiếm, Phân phối các bản PDF các văn bản lưu giữ trên Google Drive cho các đối tượng cần sử dụng theo phê duyệt của cấp có thẩm quyền
Quản lý, sử dụng con dấu của trường và các loại con dấu khác được giao
Bảo quản, cất giữ, đóng dấu các con dấu được giao cho Văn thư theo quy định.
Quản lý việc đóng dấu văn bản thông qua việc lập và ghi nhận nội dung, lý do đóng dấu trên sổ đăng ký đóng dấu
Quản lý và thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ (điện tử) tại Trường
Tổ chức thu thập, phân loại các văn bản thuộc quyền quản lý thành các hồ sơ tài liệu sắp xếp theo thời gian, số văn bản và loại văn bản theo thông lệ.
Tổ chức thu thập, phân loại các văn bản thuộc quyền quản lý thành các hồ sơ đặc thù theo phân công của lãnh đạo Phòng như hồ sơ dự án, hồ sơ hội đồng quản trị, hồ sơ liên quan đến nhân sự.
Chỉnh lý, sắp xếp, biên mục văn bản, hồ sơ trong năm vào hồ sơ lưu trữ Trưởng vào cuối năm
Quản lý lưu trữ các file PDF văn bản trên Google Drive của Văn thư theo năm, theo loại văn bản và theo số phục vụ công tác lưu trữ điện tử
Quản lý, thanh toán việc cung cấp thẻ điện thoại cho cán bộ lãnh đạo, dịch vụ chuyển phát nhanh;
Làm việc với nhà cung cấp, kế toán nhằm đảm bảo theo quy định và giá cả hợp lý việc mua bán, lấy hóa đơn và thanh toán các thẻ điện thoại phát cho cán bộ
Làm việc với các cán bộ lãnh đạo trong trường liên quan đến việc đăng ký, thông báo và ký nhận thẻ điện thoại
Xác nhận và quản lý CSDL văn bằng tốt nghiệp của sinh viên
Tiếp nhận, quản lý danh sách phôi bằng và sổ gốc văn bằng tốt nghiệp của các sinh viên qua các năm.
Phát bằng cho các sinh viên đã tốt nghiệp nhưng chưa tiến hành thủ tục nhận bằng theo quy định
Xác nhận với các sinh viên đã tốt nghiệp và đi làm về tính chính xác của thông tin liên quan đến bằng tốt nghiệp
Tổng hợp lịch công tác tuần và điều phối phòng họp chung
Thu thập từ các phòng ban lịch công tác tuần trên hòm thư Văn thư.
Tổng hợp, bố trí, sắp xếp lịch phù hợp toàn trường dựa trên lịch công tác của các đơn vị.
Trình ký và ban hành lịch công tác tuần cho các đơn vị
Thực hiện các công việc khác do Tổng Giám đốc hoặc Hiệu trưởng hoặc Trưởng phòng phân công.
Quản lý văn bản đi, văn bản đến, văn bản ban hành nội bộ
Quản lý rà soát thể thức, cho số, phô tô nhân bản và ban hành các văn bản đi.
Tạo bản sao điện từ trên tài khoản Google Drive của Văn thư trường giúp tìm kiếm phân loại nhanh chóng các văn bản.
Quản lý việc phát hành/ phân phối/ trình phê duyệt / cho số văn bản nội bộ theo quy trình quản lý văn bản nội bộ tại các bước do Văn thư Trường xử lý.
Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu về văn bản, hòm thư điện tử văn thư
Cập nhật toàn bộ sổ văn thư văn bản đi/ đến/nội bộ Phân công cho văn thư Trường Quản lý
Tạo bản sao điện từ trên tài khoản Google Drive của Văn thư trường giúp tìm kiếm phân loại nhanh chóng các văn bản
Quản lý hộp thư điện tử của Văn thư trường thông qua việc phân loại, xử lý và chuyển tiếp cho các cấp lãnh đạo các văn bản gửi qua hộp thư nhà trường
Tạo bản sao PDF và lưu giữ hệ thống trên tài khoản Google Drive của Văn thư trường đối với mỗi văn bản quản lý và cần lưu trữ
Tìm kiếm, Phân phối các bản PDF các văn bản lưu giữ trên Google Drive cho các đối tượng cần sử dụng theo phê duyệt của cấp có thẩm quyền
Quản lý, sử dụng con dấu của trường và các loại con dấu khác được giao
Bảo quản, cất giữ, đóng dấu các con dấu được giao cho Văn thư theo quy định.
Quản lý việc đóng dấu văn bản thông qua việc lập và ghi nhận nội dung, lý do đóng dấu trên sổ đăng ký đóng dấu
Quản lý và thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ (điện tử) tại Trường
Tổ chức thu thập, phân loại các văn bản thuộc quyền quản lý thành các hồ sơ tài liệu sắp xếp theo thời gian, số văn bản và loại văn bản theo thông lệ.
Tổ chức thu thập, phân loại các văn bản thuộc quyền quản lý thành các hồ sơ đặc thù theo phân công của lãnh đạo Phòng như hồ sơ dự án, hồ sơ hội đồng quản trị, hồ sơ liên quan đến nhân sự.
Chỉnh lý, sắp xếp, biên mục văn bản, hồ sơ trong năm vào hồ sơ lưu trữ Trưởng vào cuối năm
Quản lý lưu trữ các file PDF văn bản trên Google Drive của Văn thư theo năm, theo loại văn bản và theo số phục vụ công tác lưu trữ điện tử
Quản lý, thanh toán việc cung cấp thẻ điện thoại cho cán bộ lãnh đạo, dịch vụ chuyển phát nhanh;
Làm việc với nhà cung cấp, kế toán nhằm đảm bảo theo quy định và giá cả hợp lý việc mua bán, lấy hóa đơn và thanh toán các thẻ điện thoại phát cho cán bộ
Làm việc với các cán bộ lãnh đạo trong trường liên quan đến việc đăng ký, thông báo và ký nhận thẻ điện thoại
Xác nhận và quản lý CSDL văn bằng tốt nghiệp của sinh viên
Tiếp nhận, quản lý danh sách phôi bằng và sổ gốc văn bằng tốt nghiệp của các sinh viên qua các năm.
Phát bằng cho các sinh viên đã tốt nghiệp nhưng chưa tiến hành thủ tục nhận bằng theo quy định
Xác nhận với các sinh viên đã tốt nghiệp và đi làm về tính chính xác của thông tin liên quan đến bằng tốt nghiệp
Tổng hợp lịch công tác tuần và điều phối phòng họp chung
Thu thập từ các phòng ban lịch công tác tuần trên hòm thư Văn thư.
Tổng hợp, bố trí, sắp xếp lịch phù hợp toàn trường dựa trên lịch công tác của các đơn vị.
Trình ký và ban hành lịch công tác tuần cho các đơn vị
Thực hiện các công việc khác do Tổng Giám đốc hoặc Hiệu trưởng hoặc Trưởng phòng phân công.
Yêu cầu
Yêu Cầu Công Việc
*** YÊU CẦU
Trình độ: Tốt nghiệp Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng chuyên ngành về: Văn thư - Lưu trữ, hành chính công, thư ký hành chính, thư ký văn phòng... hoặc các chuyên ngành khác có liên quan;
Yêu cầu:
Có kinh nghiệm ít nhất 01 năm làm việc tại vị trí tương đương, có khả năng tăng ca khi có điều động từ cán bộ phụ trách;
Am hiểu các thủ tục, quy định của Nhà nước liên quan đến công tác Văn thư - Lưu trữ;
Ưu tiên các ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại các Trường Đại học, trường liên cấp, trường quốc tế;
Có kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý hồ sơ;
Có kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc;
Sử dụng tốt tiếng Anh.
Sử dụng thành thạo tin học văn phòng và các công cụ làm việc online: Google Workspace: Mail, Driver, Docs, Sheet, ...
*** Quyền lợi
Mức lương cạnh tranh. Phụ cấp ăn trưa
Quyền lợi về BHXH, BHYT, BHTN, gói bảo hiểm chăm sóc sức khỏe nâng cao
Các đãi ngộ hấp dẫn khác của Trường và Tập đoàn Phenikaa
*** YÊU CẦU
Trình độ: Tốt nghiệp Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng chuyên ngành về: Văn thư - Lưu trữ, hành chính công, thư ký hành chính, thư ký văn phòng... hoặc các chuyên ngành khác có liên quan;
Yêu cầu:
Có kinh nghiệm ít nhất 01 năm làm việc tại vị trí tương đương, có khả năng tăng ca khi có điều động từ cán bộ phụ trách;
Am hiểu các thủ tục, quy định của Nhà nước liên quan đến công tác Văn thư - Lưu trữ;
Ưu tiên các ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại các Trường Đại học, trường liên cấp, trường quốc tế;
Có kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý hồ sơ;
Có kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc;
Sử dụng tốt tiếng Anh.
Sử dụng thành thạo tin học văn phòng và các công cụ làm việc online: Google Workspace: Mail, Driver, Docs, Sheet, ...
*** Quyền lợi
Mức lương cạnh tranh. Phụ cấp ăn trưa
Quyền lợi về BHXH, BHYT, BHTN, gói bảo hiểm chăm sóc sức khỏe nâng cao
Các đãi ngộ hấp dẫn khác của Trường và Tập đoàn Phenikaa
Quyền lợi
Chế độ bảo hiểm
Du Lịch
Phụ cấp
Chế độ thưởng
Chăm sóc sức khỏe
Đào tạo
Tăng lương
Phụ cấp thâm niên
Nghỉ phép năm
Du Lịch
Phụ cấp
Chế độ thưởng
Chăm sóc sức khỏe
Đào tạo
Tăng lương
Phụ cấp thâm niên
Nghỉ phép năm
Thông tin khác
Bằng cấp:
Đại học
Độ tuổi:
25 - 60
Lương:
Cạnh tranh
Đại học
Độ tuổi:
25 - 60
Lương:
Cạnh tranh
Thông tin chung
- Thu nhập: Thỏa thuận
Cách thức ứng tuyển
Ứng viên nộp hồ sơ trực tuyến bằng cách bấm nút Ứng tuyển bên dưới:
Hạn nộp: 20/10/2024
Giới thiệu công ty
Xem trang công ty
Trường Đại học Phenikaa là đơn vị tuyển dụng công khai, công bằng, không phân biệt đối xử với bất kỳ nhân viên hoặc ứng viên xin việc nào dựa trên chủng tộc, màu da, tín ngưỡng, tôn giáo, tuổi tác, giới tính, nguồn gốc quốc gia, tình trạng hôn nhân, tình trạng sức khỏe ... Trong đó, các ứng cử viên thuộc các nhóm thiểu số (giới tính nữ ứng tuyển cho các khoa kỹ thuật và công nghệ, người khuyết tật các cựu chiến binh được bảo vệ...) được khuyến khích nộp đơn.
Giới thiệu nhà tuyển dụng
Trường Đại học Phenikaa là thành viên trực thuộc tập đoàn Phenikaa. Với sự đầu tư từ tập đoàn, trường đã và đang được tái cấu trúc toàn diện theo định hướng Đổi mới sáng tạo và nghiên cứu để cùng với hệ thống giáo dục liên cấp trở thành một trong ba trụ cột của hệ sinh...
Trường Đại học Phenikaa là thành viên trực thuộc tập đoàn Phenikaa. Với sự đầu tư từ tập đoàn, trường đã và đang được tái cấu trúc toàn diện theo định hướng Đổi mới sáng tạo và nghiên cứu để cùng với hệ thống giáo dục liên cấp trở thành một trong ba trụ cột của hệ sinh...
Quy mô công ty
Từ 101 - 500 nhân viên
Việc làm tương tự
Công ty cổ phần BEAT Việt Nam
Từ 8 đến 10 triệu
01/11/2024
Hà Nội
Công ty Cổ phần Môi Trường Công Nghệ Cao Hòa Bình
Upto 20 Tr
03/10/2024
Hà Nội, Hưng Yên
hỗ trợ doanh nghiệp
Giải thưởng
của chúng tôi
Top 3
Nền tảng số tiêu biểu của Bộ
TT&TT 2022.
Top 15
Startup Việt xuất sắc 2019 do VNExpress tổ chức.
Top 10
Doanh nghiệp khởi nghiệp sáng tạo Việt Nam - Hội đồng tư vấn kinh doanh ASEAN bình chọn.
Giải Đồng
Sản phẩm công nghệ số Make In Viet Nam 2023.