Phó phòng Kiểm soát tài liệu

Vị trí công tác -Position

Phòng ban -Dept

Địa điểm -Location

Phó Trưởng Phòng Quản lý Tài liệu -Document Control Deputy General Manager

Ban An toàn - Chất lượng - Safety - Quality Department

28 Trường Sơn, phường 02, quận Tân Bình, TP HCM.

Báo cáo -Reports to

Trưởng Ban An toàn - Chất lượng - Safety - Quality Director

Tóm tắt vị trí

Job Summary

Include 1-3 sentences outlining primary purpose - why does the role exist?

Có trách nhiệm quản lý việc thực hiện hiệu quả tất cả các quy trình liên quan đến hệ thống kiểm soát tài liệu khai thác của Vietravel Airlines.

Responsible for managing the effective implementation of all processes related to Vietravel Airlines' operational document control system.

Trách nhiệm và nhiệm vụ

Responsibilities and accountabilities

For what decisions is this role responsible?

For what budget, revenue or other financial measures is this role responsible, either directly or indirectly?

· Chịu trách nhiệm giám sát Hệ thống Tài liệu hoạt động của VU và các hoạt động hàng ngày của quy trình kiểm soát Tài liệu;

Take main responsibility in monitoring VU Operational Document System and the daily operations of the Document Control Process;

· Thiết lập và duy trì các mẫu định dạng tài liệu để áp dụng thống nhất cho hệ thống tài liệu kiểm soát của Vietravel Airlines.

Establish and maintain the document format standards & templates to apply for Vietravel Airlines' controlled document system consistently.

· Kiểm tra và đánh giá các tài liệu theo các quy định của hệ thống an toàn và bảo đảm chất lượng, tiến hành các thủ tục trình các cấp có thẩm quyền chấp thuận hoặc phê chuẩn;

Check and assess the documents submitted for approval in accordance with authorities' regulations and company policies, standards then implement the processes to submit to competent authorities for approval;

· Đối với các tài liệu yêu cầu phê duyệt từ nhà chức trách hàng không, thực hiện quản lý việc gửi các bản tài liệu mới/ sửa đổi tới nhà chức trách, theo dõi tiến trình và làm việc trực tiếp với nhà chức trách trong công tác xin phê chuẩn tài liệu.

For manuals requiring aviation authorities' approval, manage the sending of new issues/ revisions to the authorities, follow up and work in close liaison with the authorities to pursue the approval of the manuals.

· Quản lý công tác phát hành và phân phối tài liệu kiểm soát đến tất cả phòng ban, đối tác và nhà chức trách hang không được liệt kê trong danh mục phân phối tài liệu;

Manage the publication and distribution of approved controlled manuals to all departments & partners and aviation authorities specified on the manual's distribution list;

· Phối hợp với Phòng/ Ban liên quan thiết lập và duy trì hệ thống lưu trữ điện tử để lưu giữ và kiểm soát tất cả các bản sửa đổi hiện hành của tài liệu. Đảm bảo các đơn vị, cá nhân liên quan trong công ty, các đối tác, nhà cung ứng cũng như nhà chức trách hàng không có thể truy cập và sử dụng hoặc kiểm tra các tài liệu kiểm soát của VU một cách dễ dàng và hiệu quả.

Coordinate with relevant Departments/ Divisions to establish and maintain an electronic filing system for the retention and control of all current manual revisions. Ensure relevant VU's departments/ individuals, partners, service providers as well as Aviation Authorities can access and utilize or check VU's controlled document easily and effectively.

· Thiết lập và duy trì 'Danh sách quản lý' hiện hành cho tất cả các tài liệu chính sách, quy trình khai thác của VU;

Establish and maintain a current 'Master List' of all VU operational policy and procedure manuals;

· Giám sát Hệ thống tài liệu khai thác của VU để đảm bảo duy trì tính thống nhất, tránh mâu thuẫn giữa các chính sách, quy trình, tiêu chuẩn quy định trong các tài liệu khai thác;

Monitor VU Operational Document System to ensure the consistency, avoid discrepancies between policies, procedures, standards specified in different operational manuals;

· Thiết lập và duy trì hệ thống lưu trữ các bộ hồ sơ phê chuẩn tài liệu. Duy trì và cập nhật hệ thống lưu trữ bản chính của các tài liệu được kiểm soát;

Establish and maintain the records system for storage of document approval records.

· Nghiên cứu các hệ thống tiêu chuẩn quốc tế & trong nước và đề xuất áp dụng tương ứng với quy mô và chiến lược phát triển của VU;

Research both international and domestic standard systems and propose implementation in accordance with the scope and development strategy of VU;

· Phối hợp với Phòng/ Ban liên quan thực hiện kiểm tra định kỳ, giám sát các đơn vị khai thác thuộc VU nhằm đảm bảo việc sử dụng các tài liệu được kiểm soát và còn hiệu lực;

Coordinate with relevant Departments/ Divisions to periodically conduct check and supervision to ensure only controlled and valid documents are utilized by VU operational departments;

· Chịu trách nhiệm chính với các chính sách, quy trình liên quan đến Kiểm soát Tài liệu. Đảm bảo phát triển liên tục các quy trình và thủ tục của hệ thống quản lý liên quan đến tiêu chuẩn Tài liệu;

Function as the "Document owner" for the Document Control policies & procedures. Ensure continuous development of processes and procedures in the management system pertaining to the Documentation standard;

· Phối hợp với các Phòng/ Ban liên quan để giám sát & đảm bảo các nhân viên trong phòng được huấn luyện đầy đủ để đảm bảo chất lượng công việc theo yêu cầu của nhà chức trách và các chính sách của công ty;

Coordinate with relevant Departments/ Divisions to monitor & ensure Document Control staff are fully trained to the level of competence required by aviation regulations and company policies;

· Tham gia thiết lập KPI đối với hệ thống đảm bảo chất lượng kỹ thuật và áp dụng kế hoạch hành động để theo dõi và đạt được KPI đã đặt ra;

Contribute to the establishment of Document Control KPIs and implement action plan to monitor and archive the KPI set forth;

· Tham gia các đợt đánh giá của Cục HKVN, đối tác và các Nhà chức trách khác;

Participate in the audit of the CAAV, partners and other Authorities;

· Theo dõi và tư vấn cho Giám đốc An toàn - Chất lượng về tất cả các vấn đề về quản lý tài liệu;

Monitor and advise Safety - Quality Director on all significant document management issues;

· Thực hiện các công việc liên quan khác do Giám đốc An toàn - Chất lượng giao phó.

Undertake other tasks as directed by Safety - Quality Director.

Quan hệ trong công việc

Business relationship

With whom does this role interact? List the titles and departments/ organisations.

· Nội bộ: Các phòng trong ban An toàn chất lượng và các phòng ban khác trong công ty.

Internal: Divisions in Safety - Quality Department and other Departments/ Divisions in the company.

· Bên ngoài: Cục Hàng không Việt Nam, các đối tác của VU và các Cơ quan ban ngành chức năng có liên quan khác.

External: Civil Aviation Authority of Vietnam, VU partners & other related State Agencies.

Phẩm chất cá nhân

Personal Characteristics

· Kiến thức vững chắc về các yêu cầu quy định và tiêu chuẩn hàng không quốc tế.

Strong knowledge of regulatory requirements and international aviation standards.

· Hiểu biết sâu sắc về các khái niệm kiểm soát tài liệu;

Strong understanding of document control concepts;

· Hiểu biết về các quy trình cần thiết để có được phê chuẩn nội bộ của công ty và các phê chuẩn của cơ quan quản lý bên ngoài;

Understanding of the processes required to obtain internal company approvals and external regulatory authority approvals;

· Kỹ năng đọc kiểm chứng tốt và chú ý đến chi tiết