Phó Phòng Phụ Trách Hành Chính

A/ Chức năng/ Mục tiêu công việc:
Tham mưu cho Trưởng phòng NSHC trong việc quản lý, tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ; công nghệ thông tin; vệ sinh - an toàn - bảo hộ lao động, an toàn vệ sinh thực phẩm, cấp dưỡng, đưa đón cán bộ, nhân viên, chuyên chở hàng hóa phục vụ công tác của Công ty; bảo vệ nội bộ, an ninh trật tự, dân quân tự vệ, xây dựng cơ bản, phòng chống cháy nổ và các dịch vụ hành chính khác.
B/ Trách nhiệm/ Nhiệm vụ chính:
I Công tác quản lý, điều hành Phòng NSHC
1/ Lập kế hoạch hoạt động của bộ phận hành chính theo chức năng nhiệm vụ của Phòng NSHC: Bản kế hoạch hoạt động Phòng đầy đủ thông tin, khả thi, phù hợp với kế hoạch chung của Công ty và đúng tiến độ;
2/ Điều hành công tác hành chính của Phòng (Phân công, giám sát, đánh giá việc thực hiện kế hoạch & điều chỉnh) - Cán bộ, Nhân viên dưới quyền hiểu rõ, thực hiện tốt công việc được giao, mọi vướng mắc về nghiệp vụ được giải quyết kịp thời;
- Đảm bảo các hoạt động quản trị hành chính văn phòng được thực thi trôi chảy, hiệu quả, theo đúng chức năng, nhiệm vụ và theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo;
3/ Phân bổ công việc, chỉ tiêu KPI, KRI của đơn vị cho các cá nhân thuộc quyền quản lý chi tiết theo năm/ quý/ tháng: Hoàn thành đúng hạn.
4/ Định kỳ tháng/ quý/ năm tiến hành giám sát, đánh giá kết quả công việc các cá nhân trong đơn vị theo các chỉ tiêu KPI, KRI đã phân bổ.
5/ Thường xuyên rà soát, xem xét tính hợp lý tại thời điểm đối với các quy trình hiện có; sửa đổi, bổ sung các quy trình, quy định, form mẫu chưa hợp lý hoặc còn thiếu: Các quy trình, quy định được sửa đổi, ban hành kịp thời, tinh gọn, phù hợp với các quy định của Công ty và pháp luật Nhà nước.
6/ Đào tạo, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực thuộc bộ phận mình quản lý: Đảm bảo số giờ đào tạo hàng năm theo chỉ tiêu.
7/ Thực hiện chế độ báo cáo của đơn vị định kỳ tháng/ quý/ năm đúng quy định.
8/ Công tác xây dựng cơ bản: giám sát, đảm bảo chất lượng các công trình đầu tư xây dựng, sửa chữa khác: Theo đúng chất lượng, tiến độ của Công ty.
9/ Công tác vệ sinh môi trường: đảm bảo cảnh quan, vệ sinh khuôn viên bên ngoài văn phòng và nhà máy: Đảm bảo cảnh quan, vệ sinh khuôn viên bên ngoài văn phòng và nhà máy luôn xanh sạch đẹp.
II Phụ trách chung, trực tiếp các công tác:
1/ Lễ tân, văn thư: Quản lý sử dụng con dấu, lưu trữ, phát hành văn bản được thực hiện đúng quy định; Chuẩn bị đầy đủ, kịp thời các giấy tờ pháp lý cho các hoạt động SXKD của Công ty; tham gia, phối hợp tham gia tổ chức 100% các buổi họp tại Công ty.
2/ Công tác quản lý an toàn lao động và môi trường: Công tác kiểm tra an toàn lao động, phòng chống cháy nổ, kiểm tra các phương tiện PCCC được thực hiện theo đúng kế hoạch, có sổ sách ghi chép đầy đủ, kịp thời báo cáo các vấn đề liên quan đến việc mất an toàn về cháy nổ...
3/ Công tác quản lý, mua sắm và cung ứng vật tư, thiết bị, dịch vụ hành chính. Kiểm soát định mức chi phí hành chính, thực hành tiết kiệm: Đảm bảo cấp phát văn phòng phẩm, trang thiết bị phục vụ công việc được thực hiện kịp thời, đầy đủ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, theo đúng quy định.
4/ Công tác bảo vệ đảm bảo trật tự, an ninh an toàn về tài sản, con người của Công ty: Đảm bảo an toàn tuyệt đối về người và tài sản của Công ty, không để xảy ra mất an toàn, an ninh trật tự trong Công ty.
5/ Công tác cấp dưỡng đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, chất lượng bữa ăn cho CBNV Công ty: Đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, chất lượng bữa ăn cho CBNV Công ty, không để xảy ra việc mất vệ sinh an toàn thực phẩm.
III Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Lãnh đạo Công ty.
Hoàn thành đúng tiến độ, chất lượng các nhiệm vụ khác theo sự phân công của cấp trên.