Phó Phòng Quản Lý Vận Hành

I. Mục đích công việc chính:
- Tiếp nhận các chỉ đạo, giao việc từ Giám đốc Công ty: triển khai công việc tới các nhân sự trong Phòng và các Ban Quản lý tòa nhà
- Thiết lập, tổ chức, quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động của Phòng Quản lý vận hành;
- Xây dựng mục tiêu, kế hoạch, tiến độ, triển khai công việc, nhiệm vụ của Phòng QLVH;
- Trực tiếp làm việc với các phòng ban, các đơn vị thành viên của Tập đoàn liên quan tới công tác QLVH tại các Tòa nhà được giao quản lý;
- Nghiên cứu, đề xuất lên Giám đốc Công ty các biện pháp, các giải pháp, sáng kiến sáng tạo khả thi có liên quan đến công tác quản lý vận hành các dự án;
- Quản lý nhân sự của Phòng QLVH
II. Nhiệm vụ:
1. Nhiệm vụ quản lý
- Quản lý nhân sự:
 Đảm bảo toàn bộ nhân sự của Phòng QLVH thực hiện đúng và đủ các công việc theo mô tả chức năng nhiệm vụ của từng vị trí
 Tuyển dụng và đào tạo nhân sự của Phòng QLVH: đảm bảo chất lượng nhân sự đáp ứng yêu cầu công việc; tổ chức đào tạo nội bộ để các nhân sự nắm rõ và thực hiện đúng theo các nội quy và quy định của Công ty.
- Quản lý tài chính:
 Kiểm soát ngân sách vận hành của các dự án: đảm bảo chi không vượt ngân sách; sử dụng tiết kiệm và hiệu quả ngân sách
 Kiểm soát công nợ của các dự án: đảm bảo khả năng thu hồi công nợ khách thuê các dự án; không để phát sinh nợ xấu.
- Quản lý khách hàng:
 Nắm bắt được các chính sách chăm sóc khách thuê của Công ty: xây dựng Phương án quản lý và chăm sóc phù hợp với từng khách thuê. Từ đó triển khai Phương án tới các Ban QLTN
 Quản lý các hợp đồng thuê: nắm rõ các điều khoản hợp đồng cho thuê, từ đó yêu cầu và giám sát các Ban QLTN đảm bảo cung cấp dịch vụ cho khách thuê theo đúng cam kết của hợp đồng cũng như hướng dẫn yêu cầu khách thuê tuân thủ theo các quy định của hợp đồng.
 Đảm bảo các Ban QLTN thực hiện đầy đủ và thực hiện tốt công tác chăm sóc khách hàng: tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu của khách thuê kịp thời và chính xác.
- Quản lý tài sản dự án:
 Cập nhật và quản lý tài sản tại các dự án: đảm bảo kiểm soát mọi biến động tăng/giảm của tài sản.
 Quản lý và vận hành an toàn, hiệu quả các hệ thống kỹ thuật tại các dự án
2. Nhiệm vụ chuyên môn
- Công tác quản lý:
 Chủ trì xây dựng bộ máy tổ chức, nhân sự, quy trình, quy định về quản lý tòa nhà (chung cư, văn phòng thương mại, ...). Quản lý, giám sát chất lượng công việc và hiệu quả công việc chung của các Ban quản lý tòa nhà.
 Tham gia tích cực vào quá trình tuyển dụng, đánh giá nhân sự của Phòng QLVH; các Ban quản lý.
 Phối hợp với Phòng Hành chính - Nhân sự để xác định các nhu cầu đào tạo, đánh giá sau đào tạo đảm bảo CBNV quản lí trực thuộc Phòng QLVH được đào tạo và phát huy đầy đủ năng lực.
- Công tác xây dựng, thiết lập hệ thống quản lý vận hành:
 Xây dựng mô hình quản lý, chức năng, nhiệm vụ của CBNV thuộc Phòng QLVH, Các Ban Quản lý tòa nhà, định biên nhân sự, nhiệm vụ, quyền hạn, tiêu chuẩn với từng vị trí làm việc.
 Xây dựng các bộ tiêu chuẩn, quy trình, quy định trong việc quản lý vận hành tòa nhà.
 Xây dựng, dự trù kế hoạch ngân sách vận hành hàng năm
 Tham gia đánh giá lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài: Chăm sóc cây; Kiểm soát công trùng,...; các nhà thầu bảo trì hệ thống kỹ thuật: Thang máy; Máy phát; PCCC; ...
- Công tác quản lý vận hành:
 Phân công và quản lý, giám sát việc thực hiện công việc hàng ngày của từng CBNV trong Phòng QLVH và từng Ban quản lý tòa nhà;
 Quản lý, giám sát việc cung cấp dịch vụ của các Nhà thầu dịch vụ thuê ngoài; đảm bảo đáp ứng mọi yêu cầu về chất lượng dịch vụ, an ninh trật tự, PCCC, môi trường, bảo trì, bảo dưỡng,... theo các tiêu chí của hợp đồng và tiêu chuẩn, quy trình quản lý vận hành.
 Đưa ra và chịu trách nhiệm với các quyết định để xử lý các vấn đề khẩn cấp trong quá trình quản lý vận hành (trong phạm vi quyền hạn cho phép).
 Thay mặt Công ty/ Chủ đầu tư giải quyết các vấn đề liên quan tới các khách hàng thuê mặt bằng; thường xuyên duy trì mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng để đáp ứng các yêu cầu chính đáng và nâng cao chất lượng dịch vụ.
 Thay mặt Công ty/ Chủ đầu tư làm việc với các cơ quan chính quyền địa phương, các cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành, các khách hàng để giải quyết công việc khi cần thiết.
 Duy trì chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng phù hợp với các tiêu chuẩn đã ban hành, đảm bảo khách hàng luôn hài lòng với chất lượng dịch vụ của tòa nhà đang cung cấp.
- Công tác phát triển kinh doanh:
 Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp kinh doanh, chăm sóc khách hàng, các dịch vụ gia tăng tăng doanh thu tại các Ban quản lý
 Phối hợp với Phòng Kinh doanh quảng cáo tìm kiếm khách hàng thuê mặt bằng thương mại, văn phòng để khai thác tối đa mặt bằng cho thuê tại các tòa nhà.