Hỗ trợ Trưởng phòng:
Quản lý và điều phối hoạt động phòng visa:
Lập kế hoạch công việc hàng tuần/tháng/quý.
Phân công công việc, theo dõi tiến độ, kiểm tra kết quả xử lý hồ sơ visa của nhân viên.
Kiểm duyệt hồ sơ visa trước khi trình lên lãnh sự/quán hoặc đối tác xử lý.
Kiểm soát chất lượng và quy trình hồ sơ:
Đảm bảo hồ sơ khách hàng được kiểm tra kỹ lưỡng, đúng quy trình, hạn chế rủi ro rớt visa.
Giải quyết các trường hợp phát sinh, khiếu nại liên quan đến hồ sơ visa.
Liên hệ và làm việc với các cơ quan liên quan:
Giao tiếp, duy trì mối quan hệ tốt với đại sứ quán, lãnh sự quán, trung tâm tiếp nhận thị thực (VFS, TLS, IOM...).
Cập nhật và phổ biến kịp thời thông tin, quy định mới về visa.
Đào tạo và phát triển đội ngũ:
Hướng dẫn nghiệp vụ, quy trình chuẩn cho nhân viên mới.
Đào tạo nội bộ định kỳ để nâng cao năng lực đội ngũ.
Quản lý dữ liệu và hồ sơ khách hàng:
Giám sát lưu trữ hồ sơ visa theo quy định.
Đảm bảo bảo mật thông tin khách hàng.
Hỗ trợ phát triển sản phẩm và dịch vụ visa:
Đề xuất cải tiến dịch vụ, bổ sung các loại visa mới.
Phối hợp với bộ phận kinh doanh để xây dựng gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu khách hàng.
Báo cáo và đề xuất:
Báo cáo tình hình xử lý visa hàng tuần, tháng.
Đề xuất ngân sách, nhân sự, giải pháp phát triển phòng.
Trình độ học vấn: Tốt nghiệp cao đẳng/đại học trở lên (ưu tiên ngành Du lịch, Hành chính, Quan hệ quốc tế...).
Kinh nghiệm: Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực visa, trong đó ít nhất 1 năm ở vị trí quản lý.
Kiến thức chuyên môn: Hiểu rõ quy trình, thủ tục visa của các nước (Schengen, Úc, Mỹ, Canada, Nhật, Hàn...).
Kỹ năng:
Giao tiếp tốt, kỹ năng quản lý thời gian và nhân sự.
Xử lý tình huống linh hoạt, cẩn thận và có trách nhiệm.
Tin học văn phòng thành thạo.
Có khả năng sử dụng tiếng Anh hoặc ngoại ngữ khác là lợi thế.
Thưởng theo hiệu suất làm việc, các khoản thưởng lễ Tết.
Được đào tạo kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống và kiến thức sản phẩm.
Môi trường làm việc năng động, thân thiện, có cơ hội thăng tiến.
Hưởng đầy đủ các chế độ BHXH, BHYT theo quy định của Công ty