• Quản lý và kiểm soát hoạt động hàng ngày của bộ phận Lễ tân.
• Duy trì liên lạc chặt chẽ với khách hàng để xây dựng mối quan hệ tốt, đặc biệt với khách quay lại.
• Đảm bảo hồ sơ lịch sử khách hàng được cập nhật đầy đủ, chính xác và sắp xếp khoa học trên hệ thống PMS.
• Tối ưu hóa dịch vụ của bộ phận Lễ tân, chú trọng đến từng chi tiết.
• Phối hợp chặt chẽ hàng ngày với các bộ phận khác nhằm đảm bảo giao tiếp và hợp tác hiệu quả.
• Đảm bảo mọi ý kiến phản hồi của khách được xử lý và phản hồi kịp thời.
• Cập nhật các tài liệu hướng dẫn, chính sách và quy trình khi cần thiết.
• Tổ chức đào tạo thường xuyên nhằm duy trì hiệu suất làm việc cao nhất.
• Đảm bảo các giao dịch tiền mặt do nhân viên Lễ tân thực hiện chính xác theo quy định của
Giám đốc Tài chính.
• Tổ chức, điều hành và phối hợp các hoạt động hàng ngày của bộ phận Lễ tân.
• Quản lý và kiểm soát hoạt động hàng ngày của bộ phận Lễ tân.
• Duy trì liên lạc chặt chẽ với khách hàng để xây dựng mối quan hệ tốt, đặc biệt với khách quay lại.
• Đảm bảo hồ sơ lịch sử khách hàng được cập nhật đầy đủ, chính xác và sắp xếp khoa học trên hệ thống PMS.
• Tối ưu hóa dịch vụ của bộ phận Lễ tân, chú trọng đến từng chi tiết.
• Phối hợp chặt chẽ hàng ngày với các bộ phận khác nhằm đảm bảo giao tiếp và hợp tác hiệu quả.
• Đảm bảo mọi ý kiến phản hồi của khách được xử lý và phản hồi kịp thời.
• Cập nhật các tài liệu hướng dẫn, chính sách và quy trình khi cần thiết.
• Tổ chức đào tạo thường xuyên nhằm duy trì hiệu suất làm việc cao nhất.
• Đảm bảo các giao dịch tiền mặt do nhân viên Lễ tân thực hiện chính xác theo quy định của Giám đốc Tài chính.
• Tổ chức, điều hành và phối hợp các hoạt động hàng ngày của bộ phận Lễ tân.
• Xử lý khiếu nại của khách liên quan đến dịch vụ và đảm bảo có biện pháp khắc phục nhanh chóng.
• Đảm bảo sự phối hợp và giao tiếp hiệu quả trong bộ phận Lễ tân và với các bộ phận khác.
• Nắm vững hoạt động, chính sách và hệ thống máy tính của bộ phận Lễ tân.
• Hỗ trợ bộ phận Nhân sự trong tuyển dụng, đào tạo và đánh giá nhân viên Lễ tân.
• Kiểm tra và đảm bảo các phòng/suite dành cho khách VIP được chuẩn bị đầy đủ trước khi khách đến.
• Đón tiếp, hộ tống khách VIP khi đến và tiễn khách khi rời đi.
• Đảm bảo các ghi chép và báo cáo trong sổ nhật ký của từng bộ phận Lễ tân được cập nhật và theo dõi đầy đủ.
• Phối hợp chặt chẽ với Duty Manager và bộ phận An ninh để xử lý các sự cố liên quan đến khách lưu trú.
• Nắm rõ các quy trình khẩn cấp và chính sách của khách sạn.
• Chịu trách nhiệm giám sát tổng thể hoạt động và đảm bảo sự phối hợp giữa các bộ phận Lễ tân.
• Duy trì mối quan hệ tốt giữa ban
quản lý khách sạn và khách hàng.
• Đảm bảo bố trí đủ nhân sự theo công suất phòng và kế hoạch nhân sự; sắp xếp thay thế khi nhân viên nghỉ phép hoặc nghỉ bệnh.
• Đảm bảo không bị overbooking do bộ phận đặt phòng và tối đa hóa doanh thu phòng.
• Thay thế
Assistant Manager khi nghỉ phép; làm việc theo ca khi cần thiết.
• Có thể được điều chuyển sang các vị trí khác theo nhu cầu của ban quản lý.
• Tổ chức họp giao ca sáng/chiều với đội Lễ tân, kết nối với ca đêm.
• Theo dõi nhận xét của khách hàng hàng ngày và chia sẻ với đội ngũ; lập kế hoạch hành động khi cần.
• Chuẩn bị báo cáo tháng của bộ phận Lễ tân, phân tích các chỉ số hiệu suất chính.
• Phối hợp thường xuyên với bộ phận Kỹ thuật để đảm bảo các yêu cầu sửa chữa được xử lý nhanh chóng, ưu tiên nhu cầu của khách.
- Có kinh nghiệm tối thiểu 2 năm làm việc tại vị trí lễ tân hoặc các vị trí tương đương trong ngành dịch vụ khách sạn.
- Có kỹ năng giải quyết vấn đề, xử lý tình huống khéo léo và chuyên nghiệp.
- Có khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm.
- Có tinh thần trách nhiệm cao, trung thực, cẩn thận và nhiệt tình trong công việc.
- Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng cơ bản (Word, Excel, PowerPoint).
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm quản lý khách sạn (PMS).
- Ngoại hình ưa nhìn, tác phong chuyên nghiệp.