Phụ Trách Hành Chính

Công tác Hành chính (30%)
Công văn giấy tờ:
Quản lý các công văn đi - đến, các loại hợp đồng dịch vụ, tư vấn và chịu trách nhiệm về hình thức văn bản phát hành;
Quản lý con dấu của Tổ chức;
Quản lý hồ sơ pháp lý của tổ chức và hồ sơ nhân sự;
Điều chỉnh các quy định hành chính nhân sự, nội quy văn phòng phù hợp với nhu cầu và thực tiễn của Tổ chức.
Tài sản, trang thiết bị văn phòng:
Lập kế hoạch kiểm kê định kỳ;
Đề xuất và thực hiện các phương án mua sắm theo đề nghị của các bộ phận đã được Ban Giám đốc phê duyệt hoặc cần thay thế/ bổ sung.
Quản lý và tìm kiếm nhà cung cấp: Tìm kiếm các NCC mới, quản lý và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp hiện có.
Bảo hiểm xã hội: Quản lý dữ liệu BHXH, liên hệ chặt chẽ với cán bộ quản lý giải quyết các vấn đề phát sinh (nếu có)
Lưu trữ dữ liệu: Lưu trữ dữ liệu lên nơi quản lý dữ liệu của tổ chức theo các mục được phân công phụ trách
Quản lý sản phẩm dự án:
Quản lý và giám sát các hoạt động nhập và xuất kho các sản phẩm liên quan đến hoạt động dự án
Lập kế hoạch kiểm kê định kỳ 6 tháng/lần
2. Công tác nhân sự (30%):
Lên kế hoạch tuyển dụng khi có nhu cầu về nhân sự được Ban Giám đốc phê duyệt;
Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách, nội quy, quy chế; quy định thời giờ làm việc, vệ sinh an toàn lao động, các chế độ chính sách đãi ngộ, các quy định khen thưởng, kỷ luật;
Theo dõi và đánh giá tình hình nhân sự trong tổ chức và đề xuất thực hiện các phương án phát triển nguồn nhân sự; Kết hợp với trưởng các bộ phận thiết lập và giám sát việc thực hiện nội quy, quy chế để kịp thời thay đổi khi không còn phù hợp ở từng thời điểm;
Quản lý và soạn thảo các hợp đồng liên quan đến nhân sự: Thư mời làm việc, hợp đồng lao động
Theo dõi tổng hợp và cập nhật thông tin của nhân sự
Quản lý chung lịch làm việc online, lịch họp, lịch làm việc nhân sự, nền nếp và tác phong nhân sự.
Đối ngoại và truyền thông nội bộ: Quản lý và giám sát các hoạt phát triển quan hệ đối tác cũng như phát triển văn hóa nội bộ, gắn kết tổ chức.
Xây dựng kế hoạch và quản lý thực hiện các công việc đảm bảo quyền lợi và phúc lợi người lao động hàng năm (Khám sức khỏe định kỳ; Bảo hiểm sức khỏe; Office retreat, ...).
3. Quản lý quỹ (20%)
Kiểm tra và quản lý thu/chi quỹ tiền mặt
Đối chiếu với Kế toán hàng tháng hoặc khi có yêu cầu đột xuất
4. Hỗ trợ dự án (20%)
Quản lý và giám sát thực hiện hậu cần dự án và hỗ trợ hoạt động các dự án khi có yêu cầu.