Planning Administrator

Công việc chung

- Tuân thủ các quy trình về an toàn - sức khỏe của công ty, đảm bảo an toàn cho bản thân và những người xung quanh.

- Thiết lập và duy trì các mối quan hệ trong công việc với các phòng ban

- Đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển và duy trì các phương pháp làm việc hiệu quả ở cấp độ nhóm.

- Làm việc với Trưởng Phòng và nhân viên vận hành về khối lượng công việc.

- Làm việc với Trưởng phòng và nhân viên vận hành, chịu trách nhiệm về hiệu quả công việc và phát triển bản thân.

General

- Be compliant with the company's health and safety procedures to ensure safety of self and others.

- Establish and maintain effective working relationships across the business.

- Play an effective part in developing and maintaining effective working practices at team level.

- Liaise with Operation Manager and senior staff regarding workload.

- Work with the Operation Manager and senior staff, take responsibility for own performance and self-development.

2. Lập kế hoạch:

- Lập lịch làm việc theo tuần cho nhóm vận hành và theo dõi tiến độ thực hiện.

- Đảm bảo nguồn vật tư, nguyên liệu đầy đủ để thực hiện công việc

- Phân công công việc theo lịch làm việc

- Giám sát và theo dõi nhóm đảm bảo công việc đáp ứng kế hoạch đề ra.

- Lập báo cáo.

Planning:

- Make multi-week work schedule for operation team and track progress.

- Schedule material availability for job execution.

- Assign works at scheduler module.

- Tracking and follow up team to meet the plan.

- Prepare the report.

3. Quản lý kho và phụ tùng:

- Thiết lập hệ thống kiểm soát hàng tồn kho

- Xuất, nhập hàng, đặt hàng lại

- Tiến hành đánh giá định kỳ về tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát

- Tiến hành kiểm kê tổng kho định kỳ

- Kiểm soát việc nhập - xuất kho, tạo mã/ nhà cung cấp mới, thiết lập lượng hàng tối thiểu trong kho

Warehouse and Spare parts management:

- Set up inventory control system

- Issuing, receiving, re-order

- Conduct periodic reviews of effectivity of control system

- Periodic stock takes

- Control stock in-out, create new code/suppliers, setup min-max level of stock.

4. Mua bán

- Chuẩn bị phiếu yêu cầu mua/ đặt hàng

- Thực hiện việc mua hàng khi còn hàng dưới mức tối thiểu & thực hiện mua hàng mới khi được yêu cầu.

- Theo dõi hợp đồng OPS, làm việc với nhà cung cấp theo dõi tiến độ giao hàng.

Purchase

- Preparation of purchase requests/ orders

- Implement the purchase once stock under minimum level & make the new order once requested by team.

- Tracking OPS contract, follow up to supplier for the delivery timeline.

5. Các nhiệm vụ hành chính thuộc phòng vận hành:

- Soạn công văn gửi khách hàng

- Lập báo cáo nội bộ/ bên ngoài.

- Hỗ trợ nhóm thay đổi hoặc điều chỉnh thông tin, tham số trên MCS / Opinium.

- Hàng tháng xuất hóa đơn bán hàng điện cho khách hàng

- Bảo quản văn phòng phẩm và đồ dùng văn phòng.

- Duy trì các hồ sơ vật lý và điện tử.

- Theo dõi thời gian làm việc của tất cả các thành viên trong nhóm.

Operational administrative tasks:

- Communications letters to send clients

- Internal/external reporting.

- Support the team change or adjust information, parameter at MCS/Opinium.

- Compile power consumption sales invoice to customers monthly

- Maintaining site office stationery and supplies.

- Maintain the physical and electronic records.

- Track attendance record for all members in team.

6. Hỗ trợ khách hàng

- Tạo cổng thông tin liên kết của tất cả khách hàng, giúp khách hàng truy cập vào thông tin tiêu thụ điện năng trong từng thời kỳ

- Sửa đổi hoặc cập nhật vào cổng thông tin khi có thay đổi.

- Quản lý hệ thống gửi tin nhắn SMS cho khách hàng khi có lỗi xảy ra.

- Phụ trách cập nhật hệ thống khi có thay đổi.

- Kiểm tra lượng SMS mỗi tháng với nhà cung cấp dịch vụ.

- Gọi điện đàm phán với khách hàng để xác nhận việc thay thế thiết bị điện và báo lịch cắt điện.

Customer support

- Create all client's portal link to help clients access to the power consumption information in each period

- Modify or update the portal link when there is a change.

- Manage the system to send the mass SMS to clients when fault occurred.

- In charge of updating system when there is change.

- Check the volume of SMS per month with service provider.

- Call or negotiate to clients for the confirmation of the replacement of equipment, power cut schedule.

7. Lập báo cáo

- Báo cáo ngân sách.

- Báo cáo điện năng tiêu thụ.

- Báo cáo sự cố biến động điện áp, sụt áp, v.v.

- Báo cáo khác theo yêu cầu.

Report preparation

- Create budget report.

- Create the power consumption report.

- Create the incidents report Voltage fluctuation, voltage drop etc.

- Other report upon the request.

8. Thiết lập và kiểm soát hệ thống lưu trữ dữ liệu (5S).

Set-up and control filing system (5S).



9. Đưa ra các sáng kiến cải tiến quy trình làm việc hàng ngày.

Take initiatives for improvement of daily working process.

10. Làm các nhiệm vụ theo sự phân công của quản lý cấp trên.

Other tasks assigned from higher management