Procurement Operations Senior Manager (Process Governance and Risk Management)

Job Purpose / Mục tiêu
• Manage and ensure the alignment of Procurement processes, operating guidelines, policies, and procedures with Group Third Party Supply and Outsourcing policy, Procurement SOP, and PVA regulations.
Quản lý và đảm bảo sự phù hợp của các quy trình cung ứng, hướng dẫn hoạt động, chính sách và thủ tục với chính sách quản lý rủi ro bên thuê ngoài và cung cấp dịch vụ của Tập đoàn, quy trình hoạt động theo chuẩn mực Phòng Cung Ứng và các quy định của PVA.
• Oversee vendor/third party spend governance in PVA, ensuring compliance with Group policies and internal regulations, in collaboration with Risk & Compliance experts.
Giám sát việc quản lý chi tiêu cho bên nhà cung cấp/thứ ba tại PVA, đảm bảo tuân thủ chính sách của Tập đoàn và các quy định nội bộ, phối hợp với các chuyên gia Quản lý rủi ro & Tuân thủ.
• Monitor Procurement risks and critical supply risks in procurement activities to ensure full compliance with regional and local risk & compliance policies and/or local regulations, minimizing potential business impacts for PVA.
Kiểm soát các rủi ro của phòng Cung ứng cũng như các rủi ro nguồn cung ứng nghiêm trọng trong hoạt động cung ứng để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các chính sách quản lý rủi ro khu vực và địa phương và/hoặc các quy định địa phương, giảm thiểu thiệt hại tiềm ẩn đến hoạt động kinh doanh của PVA.
• Coordinate with Group Coupa COE Functions to measure Procurement system efficiency and leverage MI reports to identify opportunities for optimized performance.
• Phối hợp với bộ phận COE của Tập đoàn để đo lường hiệu quả của hệ thống Cung ứng và tận dụng các báo cáo chỉ số quản lý vận hành để tìm kiếm cơ hội tối ưu hóa hiệu suất.
• Lead the team in deploying the Procurement System in line with Group or Local Business Unit's direction.
Lãnh đạo đội ngũ triển khai hệ thống quản trị rủi ro cung ứng theo định hướng của công ty hoặc của Tập đoàn.
Job Responsibilities / Phạm vi công việc
Key job responsibilities assigned to this position are:
(Trách nhiệm chính của vị trí này bao gồm:)
1. Manage Procurement Operation team to achieve target objectives.
Quản lý các thành viên trong nhóm vận hành cung ứng để đạt được mục tiêu đề ra.
2. Recruit, develop, and coach direct reports to ensure optimal performance and service quality for related departments.
Tuyển dụng, phát triển và hướng dẫn chuyên viên để đảm bảo hiệu suất tối ưu và chất lượng dịch vụ cho các phòng ban liên quan.
3. Master Group TPSO policy and Procurement Standard Operating Procedure, ensuring proper implementation across the company.
Nắm vững các chính sách và thủ tục về giao dịch với bên thứ ba của Tập đoàn/PVA và triển khai đúng cách trong toàn công ty.
4. Develop and enhance procurement process, overseeing their implementation to ensure compliance with PVA's Operating Procedure/Manual and guidelines.
Phát triển và cải tiến các thủ tục cung ứng, giám sát việc thực hiện để đảm bảo tuân thủ các hướng dẫn và quy trình của PVA
5. Collaborate with Auditors, Risk & Compliance, PCA Procurement, and other stakeholders to understand regulatory and business contexts, integrating these requirements into third-party risk management strategies.
Hợp tác với các bên Kiểm toán, Quản trị rủi ro & Tuân thủ, PCA Procurement và các bên liên quan để hiểu rõ bối cảnh quy định và kinh doanh, tích hợp các yêu cầu này vào chiến lược quản trị rủi ro bên thứ ba.
6. Continuously seek solutions to simplify procurement processes, ensuring compliance with operating manuals and guidelines.
Liên tục tìm kiếm giải pháp đơn giản hóa các quy trình cung ứng, đảm bảo tuân thủ các hướng dẫn và quy trình của công ty.
7. Lead and develop strategies for managing key risks, including regular reporting to the Procurement & Outsourcing Committee/Risk Committee, and managing SLA & TAT as well as ad-hoc risk management requirements.
Hướng dẫn và phát triển chiến lược kiểm soát rủi ro chính, bao gồm báo cáo định kỳ đến Ủy ban Cung ứng & Thuê ngoài/Ủy ban Quản trị rủi ro, quản lý SLA & TAT cũng như các yêu cầu quản lý rủi ro đột xuất
8. Build and manage training plans for key users of the Procurement process across PVA;
Xây dựng và quản lý kế hoạch đào tạo cho người dùng chính của quy trình cung ứng trên toàn PVA.
9. Lead and develop the Coupa Champion team in PVA, enabling them to act as system champions for their functions.
Dẫn dắt và phát triển đội ngũ chuyên viên hệ thống Coupa ở PVA để họ có thể thực hiện vai trò truyền đạt kiến thức về hệ thống cho phòng ban của họ.
10. Manage tasks related to Procurement system improvements in collaboration with Coupa COE Team.
Xử lý các công việc liên quan đến cải tiến hệ thống cung ứng cùng với đội ngũ Coupa COE.
11. Generate reports for monitoring purposes and perform analyses to identify trends for timely escalation to management Thực hiện báo cáo để giám sát và phân tích xu hướng, kịp thời báo cáo lên quản lý.
12. Perform other tasks as assigned by the Head/BOD within the scope of competence.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Quản lý trực tiếp hoặc Ban Quản lý của Công ty.
Job Accountability / Trách nhiệm chính
This role is to:
1. Ensure all Procurement operations comply with company procedures/guidelines.
Đảm bảo các hoạt động của Phòng Cung ứng tuân thủ quy định/quy trình của công ty.
2. Effectively manage risks.
Quản lý rủi ro hiệu quả.
3. Accurately and timely conduct and deliver related reports.
Đảm bảo tính chính xác và đúng hạn của các báo cáo liên quan.
4. Manage the Operation team to achieve set objectives.
Quản lý nhóm vận hành để đạt được các mục tiêu đề ra.