Project Admin

1. Hỗ trợ vận hành dự án

• Theo dõi timeline dự án và nhắc nhở các mốc hành chính quan trọng.
• Quản lý và lưu trữ hồ sơ dự án: hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, báo giá, PO...
• Chuẩn bị các biểu mẫu nội bộ phục vụ triển khai dự án.

2. Kiểm soát chi phí & Thanh toán

• Tổng hợp chi phí theo từng dự án, cập nhật file budget tracking.
• Theo dõi tạm ứng, hoàn ứng, đề nghị thanh toán và đối soát với kế toán.
• Hỗ trợ kiểm tra chứng từ, hóa đơn đảm bảo đúng quy trình tài chính - kế toán.

3. Hợp đồng & Pháp lý cơ bản

• Phối hợp với Legal và Account để chuẩn bị hợp đồng với đối tác, nhà cung cấp, nhân sự thời vụ v.v...
• Theo dõi tiến độ ký kết và lưu trữ bản cứng/bản mềm.

4. Điều phối nội bộ

• Hỗ trợ Project Coordinator trong việc chuẩn bị họp, ghi biên bản họp, tổng hợp thông tin, báo cáo nội bộ và các công việc khác theo yêu cầu của Project Coordinator/PM/BOD.
• Phối hợp các phòng ban (Production, Marcom, Digital, Finance...) để đảm bảo thông tin xuyên suốt.
• Hỗ trợ xử lý các phát sinh hành chính trong quá trình sản xuất hoặc tổ chức sự kiện.