MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Điều phối & theo dõi dự án
- Hỗ trợ Quản lý lập kế hoạch dự án, timeline và phân công đầu việc cho team vận hành.
- Theo dõi tiến độ từng hạng mục, chủ động nhắc việc và follow-up để đảm bảo dự án đúng kế hoạch.
- Cập nhật trạng thái công việc trên các công cụ quản lý (Lark)
2. Giao tiếp & làm việc với khách hàng
- Là đầu mối trao đổi công việc hằng ngày với khách hàng: tiếp nhận yêu cầu, phản hồi và cập nhật tiến độ.
- Tổng hợp yêu cầu từ khách hàng, diễn giải lại theo cách dễ hiểu, rõ ràng cho team vận hành.
- Chuẩn bị nội dung họp với khách hàng, ghi nhận biên bản họp và theo dõi các đầu việc sau họp.
3. Quản lý tài liệu & báo cáo
- Soạn thảo, lưu trữ và quản lý tài liệu dự án: proposal, timeline, biên bản họp, báo cáo tiến độ, nghiệm thu, thanh toán.
- Theo dõi hợp đồng, phụ lục, các mốc nghiệm thu - thanh toán theo từng giai đoạn để đảm bảo thủ tục đúng tiến độ.
- Tổng hợp tình trạng công nợ, cập nhật và báo cáo định kỳ theo yêu cầu.
- Cập nhật báo cáo tiến độ cho Quản lý mảng; tổng hợp các vấn đề phát sinh, rủi ro và đề xuất hướng xử lý.
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Quản lý.
YÊU CẦU CÔNG VIỆC
- Tốt nghiệp Đại học hoặc sinh viên năm cuối có thể làm full-time, ưu tiên các ngành: Quản trị dự án, Kinh tế, MIS, CNTT/Hệ thống thông tin (không yêu cầu code) hoặc tương đương.
- Ưu tiên ứng viên có từ 3 - 6 tháng kinh nghiệm ở các vị trí tương đương như: Project Assistant, Thư ký dự án, Account, CSKH, Operations, Điều phối công việc.
- Giao tiếp tốt, tự tin làm việc với khách hàng và phối hợp với team nội bộ.
- Có khả năng lập kế hoạch, sắp xếp và theo dõi nhiều đầu việc.
- Chủ động, có tinh thần trách nhiệm, không ngại nhắc việc và follow-up công việc.
- Sử dụng tốt Google Workspace, Lark (hoặc công cụ quản lý công việc tương đương).
- Yêu thích công nghệ, sẵn sàng ứng dụng AI vào công việc; không yêu cầu hiểu sâu về kỹ thuật.
- Sẵn sàng học hỏi, thích nghi với môi trường làm việc nhanh, nhiều dự án song song.
- Có máy tính cá nhân.