Tìm kiếm & lựa chọn Nhà cung cấp:
Tìm kiếm, liên hệ và lấy báo giá từ các nhà cung cấp phù hợp theo yêu cầu của các phòng ban.
Đánh giá, so sánh và đề xuất lựa chọn nhà cung cấp đảm bảo chất lượng, giá cả và tiến độ.
Thực hiện quy trình thu mua:
Tiếp nhận đề nghị mua hàng từ các bộ phận → Lập đơn hàng → Thực hiện quy trình phê duyệt → Soạn thảo hợp đồng (theo mẫu có sẵn).
Phối hợp với Kế toán trong các thủ tục tạm ứng/thanh toán.
Theo dõi quá trình
giao nhận:
Tiếp nhận, kiểm kê số lượng & chất lượng hàng hóa, bàn giao cho bộ phận yêu cầu.
Thực hiện nghiệm thu, thanh lý hợp đồng và theo dõi công nợ đến khi hoàn tất thanh toán.
Danh mục hàng hóa/dịch vụ thường thu mua: Vật tư dàn dựng sân khấu, in ấn (tờ rơi, thiệp mời, vé), và các hạng mục khác theo yêu cầu chương trình.
Quản lý & cập nhật dữ liệu nhà cung cấp:
Cập nhật và duy trì database nhà cung cấp (rate card): thông tin sản phẩm, giá, năng lực cung ứng, tiến độ, dịch vụ hậu mãi, công nợ...
Hỗ trợ
Trưởng phòng Thu mua trong việc phân tích, so sánh báo giá để xây dựng phương án chi phí hiệu quả.
Nhiệm vụ hỗ trợ
Hỗ trợ công tác hậu cần trong sự kiện đối với các hạng mục đã thu mua (nếu cần).
Thực hiện các công việc khác theo phân công của Trưởng phòng Thu mua hoặc Ban
Giám đốc.