qa/sop ManagerCÔNG TY TNHH HOÀNG AN NHIÊN - HỒ CHÍ MINH

Mô tả Công việc
Job Description
The QA Manager will develop and maintain Standard Operating Procedures (SOPs) while also ensuring tight quality control. His/her responsibilities also include overseeing the formulation of our operational strategy for all company divisions, such as retail, food and beverage, nightlife, and others. Leading this process will allow the QA Manager to assist us in achieving the highest levels of operational quality and efficiency while remaining adaptable to continuously changing industry norms and laws.
SOP Management:
Lead the efforts and process to gather and create SOP requirements or process improvements.
Drive the day to day activities to ensure the accuracy, governance, and maintenance of SOPs.
Manage all aspects of the SOP document control and approval system and processes.
Support the communication and training of SOPs to operational teams.
Review, suggest, revise, consult, and re-write existing SOPs.
Develop and define the terminology used in SOP documents so they are clearly understood by all audiences that read and/or use them.
Review regulatory, SOP and other process documents for clarity and consistency.
Develop checklists, communication templates and desktop guides to augment SOPs.
Track all SOPs from creation to implementation including sending reminders for SOPs about to requiring review or about to expire.
Develop, improve, maintain and revise Standard Operating Procedures and/or training materials for contractually provided activities.
Respond to co-workers, superiors, and clients in a cooperative and constructive and timely manner; providing support to other department personnel by responding to requests for information and assistance; promoting an awareness and positive image of the department; facilitating a respectful, friendly atmosphere in the workplace.
Apply established procedures and guidelines to the keeping of records and the preparation of standardized reports.
Understand and execute oral and written instructions, policies, and procedures.
Work as a member of a team or independently to accomplish duties and responsibilities.
Quality Control:
Develop and implement quality control procedures and guidelines across all departments, including F&B, Nightlife services, and Retail.
Establish and enforce quality standards, specifications, and inspection criteria for all products, services, and processes.
Conduct regular audits and inspections to monitor compliance with quality control standards and identify areas for improvement.
Collaborate with cross-functional teams, including Operations, Marketing, and Procurement, to ensure quality requirements are met at every stage of the product or service lifecycle.
Lead and manage a team of quality control inspectors and technicians, providing guidance, training, and performance evaluations.
Investigate customer complaints and quality issues, identify root causes, and implement corrective and preventive actions.
Monitor and analyze quality performance metrics, prepare reports, and present findings to senior management, highlighting areas of concern and improvement opportunities.
Stay up-to-date with industry trends, regulations, and best practices related to quality control and proactively recommend and implement process improvements.
Foster a culture of quality consciousness and continuous improvement throughout the organization by organizing training sessions, workshops, and awareness campaigns.
Team Management:
Lead and mentor team, fostering their growth and development within the department.
Mô tả công việc
QA Manager sẽ chịu trách nhiệm phát triển và đảm bảo Quy Trình Vận Hành (SOPs), đồng thời đảm bảo việc kiểm soát chất lượng chặt chẽ. QA Manager cũng đồng thời có trách nhiệm giám sát việc xây dựng chiến lược vận hành cho tất cả các bộ phận của công ty, như bán lẻ, F&B, nightlife và các bộ phận khác. Nhờ việc quản lý các quy trình này, QA Manager có thể giúp công ty có thể đặt được chất lượng và hiệu quả hoạt động cao, mà đáp ứng được các thay đổi về tiêu chuẩn và luật
Quản lý SOP:
Xây dựng quy trình SOP chuẩn và cải tiến các quy trình
Thúc đẩy các hoạt động của các team để đảm bảo các quy trình của SOP được thực hiện đầy đủ, đúng luật và chuẩn xác
Quản lý toàn bộ mảng từ quản lý tài liệu, hồ sơ SOP, hệ thống duyệt, và quy trình thực hiện
Hỗ trợ, hướng dẫn SOP cho các team vận hành
Xem xét, đề xuất, sửa đổi và tư vấn sửa đổi với các SOP hiện có
Diễn giải các thuật ngữ được sử dụng trong các tài liệu SOP để các bộ phận phòng ban đều có thể hiểu dễ dàng
Định kì xem xét tài liệu, SOP và các quy trình khác để thống nhất rõ rang và nhất quán.
Phát triển danh sách kiểm tra, mẫu giao tiếp và hướng dẫn trên máy tính để bổ sung cho SOPs.
Theo dõi toàn bộ các tài liệu SOPs từ khi viết, triển khai, nhắc nhở để xem xét hoặc gia hạn.
Phát triển, cải thiện, bảo trì và sửa đổi các quy trình vận hành, và/ hoặc các tài liệu của các hoạt động đã kí hợp đồng.
Phản hồi với nhân viên, nhóm trưởng, và khách hàng kịp thời và đúng hạn; hỗ trợ nhân viên các bộ phận khác khi được yêu cầu thông tin và hỗ trợ; thúc đẩy nhận thức và hình ảnh tích cực của bộ phận; tạo không khí tôn trọng, than thiện nơi làm việc.
Áp dụng các quy trình và hướng dẫn để lưu trữ hồ sơ và chuẩn bị các báo cáo theo mẫu.
Thực hiện chính xác các hướng dẫn, chính sách và quy định trong công ty.
Hoàn thành nhiệm vụ và trách nhiệm được giao.
Kiểm soát chất lượng:
Phát triển và triển khai các quy trình và hướng dẫn kiểm soát chất lượng trong tất cả các bộ phận, bao gồm F&B, Nightlife và Bán lẻ.
Thiết lập và thực thi các tiêu chuẩn về chất lượng, thông số kỹ thuật và tiêu chí đánh giá cho tất cả sản phẩm, dịch vụ và quy trình.
Thực hiện việc kiểm tra và đánh giá định kỳ để giám sát các tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng và xác định các vấn đề cần cải thiện.
Phối hợp với các bộ phận khác bao gồm Vận hành, Marketing và Thu Mua, đảm bảo các tiêu chuẩn chất lượng được đảm bảo ở tất cả sản phẩm hoặc dịch vụ.
Chỉ đạo và quản lý nhân viên kiểm soát chất lượng, cung cấp hướng dẫn, đào tạo và đánh giá hiệu suất.
Kiểm tra khiếu nại của khách hàng và các vấn đề về chất lượng, xác định nguyên nhân, và thực hiện các biện pháp khắc phục và phòng ngừa.
Theo dõi và phân tích các chỉ số đánh giá hiệu quả chất lượng, lập báo cáo và trình bày kết quả cho ban giám đốc, nhấn mạnh các lĩnh vực cần quan tâm và cơ hội phát triển.
Cập nhật các xu hướng, quy định liên quan đến kiểm soát chất lượng, chủ động đề xuất và thực hiện cải tiến quy trình.
Xây dựng văn hóa và cải tiến liên tục trong công ty bằng việc tổ chức các buổi đào tạo, hội thảo và chiến dịch nâng cao nhận thức về chất lượng.
Quản lý đội nhóm:
Dẫn dắt, đào tạo, thúc đẩy sự phát triển và thăng tiến của nhân viên trong bộ phận