Quản Lý Kho

Mô tả công việc
Mức độ phù hợp và xếp hạng của bạn so với ứng viên khác như thế nào?
I. Mục tiêu vị trí
Điều hành và chịu trách nhiệm hoạt động kho hàng của Phòng Vận hành tại ba chi nhánh Hà Nội, HCM, Hà Tĩnh cho cả ba tuyến Sea, Air và Đường bộ, ở cấp quản lý hệ thống kho:
- Hoạch định, phân bổ nguồn lực giữa các chi nhánh, thiết lập tiêu chuẩn, kiểm soát chi phí, năng suất và rủi ro;
- Bảo đảm hàng hóa an toàn - chính xác - đúng tiến độ;
- Quản lý đội Pickup và phối hợp chặt chẽ với bộ phận Chứng từ, Hiện trường (thuộc Phó Phòng Vận hành) để hoàn tất chuỗi giao nhận đúng cam kết với khách hàng;
- Tham mưu Trưởng phòng Vận hành về kế hoạch và cải tiến vận hành kho.
II. Trách nhiệm chính
1. Hoạch định và điều phối hoạt động kho
Nội dung phụ trách chính
- Lập kế hoạch vận hành kho tuần/tháng/mùa vụ cho toàn hệ thống kho tại 3 chi nhánh theo tăng trưởng kinh doanh: nhu cầu nhân lực, diện tích, thiết bị. Lập dự toán chi phí kho để Trưởng phòng Vận hành xem xét, phê duyệt (ngân sách chi phí kho do Trưởng phòng quyết định).
- Điều phối nguồn lực và lịch tiếp nhận giữa các chi nhánh theo booking/lịch container Sea, chuyến bay Air và xe tải tuyến đường bộ xuyên biên giới do Phòng Vận hành phát đi; Thủ kho phân ca/kíp và điều hành thực tế tại kho để hàng sẵn sàng đúng giờ cắt máng (cut-off) hoặc giờ xe khởi hành.
Kết quả/OKR liên kết
- Tỷ lệ container/lô hàng đóng và xuất đúng kế hoạch; chi phí kho thực tế so với dự toán được duyệt.
2. Quản lý nhận - lưu - xuất hàng và tồn kho
Nội dung phụ trách chính
- Thiết lập tiêu chuẩn và kiểm tra việc Thủ kho thực hiện quy trình nhận hàng, kiểm đếm, đối chiếu thực tế với chứng từ/lệnh; dán nhãn, sắp xếp, lưu kho; kiểm soát đóng hàng, chằng buộc, niêm phong (seal hãng/seal hải quan cho xe tải và container) và chụp ảnh/biên bản hiện trạng.
- Tổ chức kiểm kê định kỳ và đột xuất toàn hệ thống kho; phê duyệt phương án xử lý chênh lệch vượt thẩm quyền của Thủ kho (Thủ kho duyệt số liệu cuối cùng hằng ngày); quản lý hàng tồn lâu, hàng không chủ, hàng hư hỏng/thất lạc.
Kết quả/OKR liên kết
- Độ chính xác tồn kho; tỷ lệ sai lệch/thất thoát/hư hỏng hàng; thời gian lưu kho bình quân.
3. Phối hợp chứng từ và giao nhận
Nội dung phụ trách chính
- Bảo đảm số liệu thực tế tại kho (số kiện, trọng lượng, kích thước, tình trạng hàng) khớp với dữ liệu chứng từ trước khi Chứng từ phát hành Bill of Lading/AWB và nộp hồ sơ; Thủ kho cập nhật số liệu hằng ngày, Warehouse Manager xử lý các trường hợp sai lệch phát sinh. Điều phối đội Pickup lấy hàng; phối hợp Hiện trường và vận tải nội địa về lịch xe, giao nhận hàng, hạ bãi/lấy hàng. Phản hồi nhanh sự cố sai lệch hàng - chứng từ cho Trưởng phòng Vận hành.
Kết quả/OKR liên kết
- Tỷ lệ lô hàng khớp số liệu kho - chứng từ; tỷ lệ giao hàng đúng cam kết.
4. Quản trị đội ngũ kho
Nội dung phụ trách chính
- Giao mục tiêu, giám sát và đánh giá Thủ kho, đội Pickup và người phụ trách kho tại các chi nhánh; xây dựng khung KPI cho từng vị trí trong kho và kế hoạch đào tạo tổng thể (quy trình nhận/đóng hàng, an toàn lao động, xử lý hàng đặc biệt), trong đó Thủ kho phụ trách phân ca, chấm công, đánh giá và đào tạo hằng ngày đối với nhân viên nhận hàng, bốc xếp, đóng gói; đề xuất tuyển dụng, khen thưởng, xử lý vi phạm.
Kết quả/OKR liên kết
- Năng suất kho bình quân theo đầu người/ca; tỷ lệ tuân thủ quy trình; tỷ lệ nghỉ việc nhân sự kho.
5. An toàn, an ninh, tuân thủ và cải tiến
Nội dung phụ trách chính
- Xây dựng, cập nhật khung SOP kho và kế hoạch an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy (PCCC), vệ sinh, an ninh kho (kiểm soát ra vào, camera, niêm phong, bảo mật thông tin hàng hóa khách hàng); kiểm tra tuân thủ định kỳ tại từng chi nhánh, Thủ kho triển khai và duy trì hằng ngày. Bảo đảm tuân thủ quy định về hải quan, hàng hóa XNK và bảo hiểm hàng hóa liên quan hoạt động kho. Triển khai 5S; đề xuất lộ trình ứng dụng WMS/số hóa quy trình; đề xuất cải tiến giảm chi phí và rủi ro.
Kết quả/OKR liên kết
- Số sự cố an toàn/an ninh trong kỳ; số cải tiến quy trình kho triển khai; không phát sinh vi phạm tuân thủ.
III. Quyền hạn
1. Quyền hạn quản lý & vận hành
- Điều phối & Phân bổ: Giao mục tiêu, điều phối nguồn lực và kiểm tra công việc của Thủ kho, đội Pickup, người phụ trách kho tại 3 chi nhánh (Hà Nội, HCM, Hà Tĩnh).
- Kiểm soát nghiệp vụ: Từ chối nhận/xuất hàng khi không đủ điều kiện an toàn, thiếu lệnh, lệch số liệu và báo cáo ngay Trưởng phòng Vận hành. Yêu cầu các bộ phận cung cấp đủ chứng từ.
- Phê duyệt & Ngân sách: Lập dự toán chi phí kho; phê duyệt theo hạn mức/ma trận phân quyền; đề xuất điều chỉnh quy trình, nhân sự (tuyển dụng, đào tạo, điều chuyển, kỷ luật) trong phạm vi được giao.
2. Quan hệ phối hợp & Nguyên tắc chung
- Phối hợp nội bộ: Trưởng/Phó Phòng Vận hành, 3 chi nhánh (HN, HCM, Hà Tĩnh), Kinh doanh, MKT, CSKH, Kế toán, HCNS, Pháp lý & KSNB.
- Làm việc bên ngoài: Khách hàng, đơn vị vận tải, nhà cung cấp dịch vụ kho, hãng vận chuyển/forwarder khi cần xác nhận hàng hóa.
- Nguyên tắc cốt lõi: Tuân thủ nội quy, SOP, phân quyền, bảo mật dữ liệu; chủ động báo cáo và khắc phục kịp thời các rủi ro, sự cố nghiêm trọng (mất mát, cháy nổ, tai nạn lao động).