Quản Lý Tổ Chức Sự Kiện (Event Producer)

1. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
Chịu trách nhiệm lập kế hoạch, triển khai và giám sát việc tổ chức các sự kiện nội bộ và bên ngoài, cũng như các chiến dịch tiếp thị tích hợp nhằm quảng bá thương hiệu, dịch vụ và hình ảnh chuyên nghiệp của Khách sạn đến khách hàng mục tiêu và công chúng.
2. NHIỆM VỤ CHÍNH
2.1. Tổ chức và điều phối sự kiện
Lên ý tưởng, đề xuất concept và xây dựng kịch bản chương trình cho các sự kiện như: tiệc VIP, hội thảo, workshop, tiệc cưới, lễ hội và các sự kiện khác của nội bộ hoặc khách hàng/đối tác, v.v.
Phối hợp với các phòng ban liên quan để lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết bao gồm ngân sách, nhân sự, thời gian, nhà cung cấp và các yếu tố liên quan.
Quản lý và điều phối đội ngũ tổ chức sự kiện, bao gồm cả nhân sự nội bộ và đối tác bên ngoài (nếu có).
Trực tiếp tổ chức sản xuất, giám sát, kiểm soát tiến độ, chất lượng, và đảm bảo tiêu chuẩn dịch vụ, hình ảnh thương hiệu tại các sự kiện (từ tiền kỳ đến hậu kỳ sự kiện).
Đánh giá, đề xuất lựa chọn các phương án tổ chức phù hợp với yêu cầu và ngân sách.
2.2. Phối hợp các chiến dịch marketing - thương hiệu
Phối hợp triển khai các chiến dịch marketing có tích hợp sự kiện: chương trình ưu đãi, lễ hội, workshop, hợp tác với nghệ sĩ, KOLs, thương hiệu cao cấp.
Sản xuất nội dung truyền thông cho sự kiện: hình ảnh, showreel, video recap, tài liệu giới thiệu, v.v.
Đảm bảo tính nhất quán hình ảnh thương hiệu trên tất cả các kênh truyền thông: Website, mạng xã hội, email marketing, v.v.
Quản lý nội dung trang web và fanpage liên quan đến sự kiện & hoạt động thương hiệu, đảm bảo toàn bộ nội dung truyền thông trên các kênh tuân thủ định hướng thương hiệu và đạt chuẩn SEO.
2.3. Làm việc với nhà thầu & đơn vị cung cấp
Đề xuất, đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp tổ chức sự kiện phù hợp (âm thanh, ánh sáng, sân khấu, nhân sự, quà tặng,...).
Ký kết, theo dõi hợp đồng và quản lý tiến độ thi công của các đơn vị tổ chức sự kiện.
Là đầu mối kết nối giữa các nhà thầu, đội ngũ khách sạn và ban lãnh đạo trong suốt quá trình thực hiện sự kiện.
Đảm bảo mọi thay đổi, điều chỉnh trong chương trình được cập nhật nhanh chóng và chính xác.
2.4. Quản lý truyền thông và PR sự kiện
Là đầu mối liên hệ báo chí, KOLs và các đơn vị truyền thông trong các hoạt động PR - truyền thông sự kiện.
Tổng hợp, theo dõi các thông tin truyền thông về khách sạn được đưa trên báo chí, mạng xã hội để tiếp tục các hoạt động, bài viết thúc đẩy quảng bá thương hiệu.
Phối hợp xây dựng các hoạt động PR nội bộ để tăng cường gắn kết nhân sự và nâng cao hình ảnh doanh nghiệp.