Mô tả Công việc
1. Planning
1.1 Kế hoạch bán hàng
- Phân bổ chỉ tiêu nguyên năm và kế hoạch thực hiện chỉ tiêu theo từng Tháng/Qúy
- Đánh giá các chỉ số kinh doanh hàng tuần, hàng tháng và phân bổ các mục tiêu kinh doanh cho bộ phận Khối Commercial
- Cập nhật điều chỉnh chỉ tiêu từng Tháng theo timeline đã ban hành
- Dự báo nhu cầu sử dụng hàng hóa: theo Tháng/Qúy so với chỉ tiêu đã ban hành
1.2
Kế hoạch sản xuất- Theo dõi tình hình tồn kho/nhập/đi hàng + Tình hình sản xuất của nhà máy để kiểm soát việc lên kế hoạch sản xuất
- Điều chỉnh kế hoạch sản xuất theo từng tháng và cập nhật tiến độ bán hàng
- Báo cáo tổng hợp kế hoạch so với thực tế
- Phân tích và đánh giá Sales Forecast để có cái nhìn tổng quan khi tổng hợp số liệu và lên kế hoạch đặt hàng cho Nhà Máy.
2. Thiết lập chỉ số & báo cáo kinh doanh của Khối Commercial ( Sales,
Trade Marketing,...)
2.1 Phân bổ chỉ tiêu bán hàng:
- Theo từng nhân viên, từng kênh bán hàng,.. theo Phân bổ đã được duyệt
2.2 Phân tích và báo cáo bán hàng
- Thiết lập hệ thống báo cáo cập nhật CEO và đội ngũ bán hàng theo Tuần/Tháng/Qúy/Năm
- Hỗ trợ Phân tích báo cáo về: Chương trình bán hàng, sản phẩm mới, nhà phân phối mới,....
- Phân tích dữ liệu dữ liệu bán hàng theo Acc/SKUs để có quyết định phù hợp về chiến lược kinh doanh của ngành hàng theo từng Nhân viên, khu vực,...
- Đưa ra khuyến nghị và xác định điểm cần lưu ý trên báo cáo kinh doanh về xu huớng phát triển doanh số.
- Phối hợp với các bộ phận trong công ty để hỗ trợ các nhu cầu liên quan đến số liệu kinh doanh.
- Đảm bảo chất lượng các nhu cầu từ các bộ phận được trả về là cao nhất
- Báo cáo thường xuyên cho quản lý trực tiếp và tương tác với các bộ phận về diễn biến các sự kiện liên quan.
- Lập các form/ biểu mẫu báo cáo thống nhất toàn quốc
- Thực hiện các công việc khác được phân công.
2.3 Chương trình Tiếp thị thương mại
- Cập nhật chương trình Tiếp thị thương mại phân bổ từng điểm bán & báo cáo chương trình khuyến mãi
2.4 Báo cáo vận hành định kỳ
- Thông tin chi tiết từng điểm bán (Danh mục sản phẩm, Khách hàng,...)
- Tồn kho Nhà phân phối/điểm bán theo từng mã hàng, giá bán
2.5 Thu thập và
quản lý dữ liệu- Thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau để cho phép phân tích.
- Khám phá dữ liệu - tính sẵn có, chất lượng, tính đầy đủ và xác định hành động cần thực hiện để quản lý dữ liệu.
- Quản lý dữ liệu - bảo trì siêu dữ liệu, đảm bảo quy trình, quy tắc được quản lý hiệu quả.
- Tổng hợp các báo cáo, lưu trữ và cung cấp các dữ liệu kinh doanh của phòng.
3. Công việc vận hành DMS (ở cấp độ nhân viên, không quản lý & quản trị)
- Đối với Sales:
+ Kiểm tra dữ liệu mới/thay đổi từ Sales (Khách hàng, nhóm khách hàng, sản phẩm,...) trước khi up lên hệ thống DMS.
+ Nhập dữ liệu theo Quy định vận hành từ Quản trị hệ thống (Ban ISO)
+ Trích xuất dữ liệu phục vụ cho các công việc báo cáo của Sales khi có yêu cầu từ Sales
+ Hướng dẫn/training cho nhân sự mới của phòng Sales cách sử dụng theo các Hướng dẫn ban hành từ Ban ISO
+ Thực hiện phân bổ tuyến theo Quy định vận hành
+ Hỗ trợ xử lý ngay các lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng hệ thống để đảm bảo phần mềm hoạt động thông
suốt.
+ Đề xuất các Hướng dẫn chi tiết quy trình thực hiện trên hệ thống (nếu có)
- Đối với PG:
+ Kiểm tra dữ liệu mới/thay đổi từ PG (Khách hàng, nhóm khách hàng, sản phẩm,...) trước khi up lên hệ thống DMS.
+ Nhập dữ liệu theo Quy định vận hành từ Quản trị hệ thống (Ban ISO)
+ Duyệt đơn hàng của PG trên DMS
+ Cập nhật tồn kho tại tất cả điểm bán cho khối PG.
+ Trích xuất dữ liệu phục vụ cho các công việc báo cáo của Trade MKT Team, bộ phận Sampling/Activation khi có yêu cầu từ Trade.
+ Hướng dẫn/training cho nhân sự mới của phòng Trade MKT cách sử dụng theo các Hướng dẫn ban hành từ Ban ISO
+ Thực hiện phân bổ tuyến theo Quy định vận hành
+ Hỗ trợ xử lý ngay các lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng hệ thống để đảm bảo phần mềm hoạt động thông suốt.
+ Đề xuất các Hướng dẫn chi tiết quy trình thực hiện trên hệ thống (nếu có)
- Đối với Ban QTHT DMS:
+ Báo cáo Debug là giao diện làm việc với Ban QTHT để cải tiến, nâng cấp các tính năng sử dụng
+ Tổng hợp các yêu cầu xử lý mang tính hệ thống hoặc các nhu cầu cần hiệu chỉnh hệ thống DMS trao đổi với Ban QTHT(không làm việc trực tiếp với NCC)
- Báo cáo:
+ Báo cáo tracking giờ làm việc của PG: Thời gian, sản lượng bán hàng của PG
+ Báo cáo tình hình viếng thăm của Sales; Tính tuân thủ các quy định của Sales đến các điểm bán
+ Báo cáo tình hình viếng thăm đội ngũ Sales: Tần suất viếng thăm, tính hình viếng thăm (Khách hàng chưa viếng thăm, Ngoại tuyến...)
+ Báo cáo tồn kho: Tồn kho tại điểm bán có Sales và PG viếng thăm
4. Xử lý đơn hàng Công ty (Khối Commercial/Ngoài Commercial)
- Lập kế hoạch, xử lý và giao nhận đơn hàng
- Có Trách nhiệm trao đổi liên phòng ban để đảm bảo tính chính xác, tốc độ, hoàn thành ...
- Tiếp nhận và xử lý tất cả đơn đặt hàng/hàng mẫu của khách hàng trong ngày
- Nhập dữ liệu đơn hàng vào hệ thống theo đúng PO/Chính sách bán hàng/Hướng dẫn/Quy tắc & Hợp đồng thỏa thuận, đảm bảo dữ liệu nhập vào hệ thống chính xác 100%
- Đảm bảo quy trình đặt hàng và kho vận với bộ phận vận hành hiệu quả
- Theo dõi xuất nhập tồn từ các kho giao hàng.
- Kiểm tra, theo dõi việc xử lý các vấn đề phát sinh: đổi hàng, trả hàng, điều chỉnh/ thu hồi hóa đơn,..
- Quản lý tiến độ xử lý đơn hàng của team hàng ngày, đảm bảo đơn hàng được xử lý đúng quy trình, đúng timeline
- Chịu trách nhiệm viết công thức Excel,...để tổ Order Fulfillment thực hiện
- Tổng hợp & báo cáo hiệu quả xử lý & giao nhận
- Định kỳ cuối mỗi ngày lập Báo cáo tình tình thực hiện, trạng thái đơn hàng các kênh, gửi các bộ phận liên quan.
- Cập nhật tiến độ giao hàng hàng ngày từ bộ phận Logistics
- Tổng hợp đối chiếu số liệu và báo cáo kết quả tồn kho cuối cùng
- Điều phối số lượng hàng hóa theo kế hoạch bán hàng đến từng Kho Theo Quy trình
5. Xử lý các sự cố đơn hàng phát sinh đối với xử lý đơn hàng
- Phối hợp chặt chẽ với bộ phận bán hàng, kế toán & logictics của khách hàng để xin ý kiến giải quyết các vấn đề liên quan đến đơn hàng: lỗi chuyển giao thông tin giữa 2 hệ thống thừa/thiếu số lượng, lệch số Lot,...;
- Chịu trách nhiệm xử lý tất cả các đơn hàng khi có sự cố phát sinh
- Phối hợp với các phòng ban liên quan: Sales, Logictics, Kế toán,... để đưa ra phương án giải quyết
6. Khác
- Tuân thủ & thực hiện theo các Chính sách, Quy trình, Hướng dẫn,... ban hành từ Ban ISO
- Các công việc khác được giao bởi Cấp quản lý trực tiếp